論檔案工作在財務(wù)管理中的重要性

浦冬青

【摘 要】檔案工作在財務(wù)管理中占據(jù)重要地位，也是提升財務(wù)管理水平的重要途徑?；诖?，文章從檔案工作在財務(wù)管理中的重要性入手，探析提升財務(wù)檔案管理工作水平的措施，旨在提升高職院校的財務(wù)管理水平，降低高職院校的運(yùn)營成本。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；財務(wù)管理；重要性；提升措施

無論是從財務(wù)管理工作的性質(zhì)，還是從財務(wù)管理工作對學(xué)校發(fā)展的作用來講，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理，提高財務(wù)管理水平都是目前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的內(nèi)在要求。學(xué)校的發(fā)展離不開基礎(chǔ)資金的支持，資金流通的各項數(shù)據(jù)和會計資料等都反映著學(xué)校發(fā)展的進(jìn)程。如何做好財務(wù)檔案管理及財務(wù)管理工作，這需要學(xué)校從財務(wù)管理工作的基本內(nèi)容入手，加強(qiáng)落實(shí)措施，提高監(jiān)督水平，切實(shí)保障財務(wù)管理工作的開展。

一、財務(wù)檔案管理的內(nèi)容

財務(wù)檔案是一種在財務(wù)核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種財務(wù)記錄都是經(jīng)濟(jì)活動的生動記錄和客觀寫照。對財務(wù)檔案的重視程度，也反映了有關(guān)單位經(jīng)濟(jì)秩序是否正常和合法。會計檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。財務(wù)檔案管理的內(nèi)容主要包括：一，資金流通中的各種憑證，如會計匯總憑證、記賬憑證等；二，學(xué)校的會計賬目，如資金的流通狀況、內(nèi)部固定資產(chǎn)賬目等；三，學(xué)校電算化檔案，如移動硬盤、U盤等；四，財務(wù)數(shù)據(jù)庫維護(hù)的記錄情況。

二、檔案工作在財務(wù)管理中的重要性

（一）提升財務(wù)管理精確度 規(guī)范學(xué)校經(jīng)濟(jì)發(fā)展

檔案工作能夠全面提升財務(wù)管理的精確度和科學(xué)性，這種情況下，學(xué)校的各項經(jīng)濟(jì)活動開展也有了具體的資金投入比值分配，同時，各社會組織對學(xué)校資金支出和使用的關(guān)注度和監(jiān)督力度也在一定程度上對學(xué)校的資金使用起到約束作用。

（二）提升財務(wù)管理的合理性 降低學(xué)校運(yùn)營成本

全面、完整、有序的財務(wù)檔案，不但可以幫助財務(wù)人員反省、檢查以往的財務(wù)工作，為今后的財務(wù)工作提供一定的參考；同時也有助于管理層更好地了解學(xué)校的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營狀況，以便合理規(guī)劃和安排資金的使用，最大限度降低運(yùn)營成本，為學(xué)校謀求更大的發(fā)展空間。可以說，財務(wù)檔案是學(xué)校財務(wù)管理工作的重要組成部分，也是評價財務(wù)管理水平的基本內(nèi)容。

（三）提升財務(wù)管理的有效性 解決經(jīng)濟(jì)糾紛

學(xué)校內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作的落實(shí)能夠?yàn)樨攧?wù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而提升財務(wù)管理的有效性，為其經(jīng)濟(jì)糾紛的解決提供資料依據(jù)。財務(wù)檔案內(nèi)包括有學(xué)校與其他企業(yè)之間各項經(jīng)濟(jì)往來的賬目情況，完整的數(shù)據(jù)和報表能夠?yàn)閷W(xué)校解決經(jīng)濟(jì)糾紛提供良好的支持，降低因資料不完善帶來的糾紛解決困難，提高其工作的效率。

（四）保障財務(wù)管理的規(guī)范性 落實(shí)國家相關(guān)經(jīng)濟(jì)政策

財務(wù)檔案工作的落實(shí)規(guī)范財務(wù)管理行為，為經(jīng)濟(jì)政策的制定和落實(shí)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)參考。各學(xué)校的內(nèi)部財務(wù)檔案都是反映學(xué)校的發(fā)展歷程和基本經(jīng)濟(jì)情況，國家能夠在其財務(wù)檔案中了解到學(xué)校的發(fā)展趨勢，并在此基礎(chǔ)上制定出符合大多數(shù)學(xué)校發(fā)展的經(jīng)濟(jì)政策，推動規(guī)范性市場的建立。

（五）提升財務(wù)管理的靈活性 及時應(yīng)對市場變化

財務(wù)檔案能夠?yàn)樨攧?wù)管理人員提供數(shù)據(jù)支持，幫助財務(wù)管理人員分析市場形勢，進(jìn)而幫助學(xué)校更好的面對市場變化。財務(wù)檔案可以為學(xué)校提供較好的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，同時，其較為完善的經(jīng)濟(jì)活動和業(yè)務(wù)往來的記錄為學(xué)校的社會關(guān)系建立提供了保障。

三、做好財務(wù)檔案管理工作的措施

（一）確保學(xué)校形成對財務(wù)檔案管理工作的正確認(rèn)識

1.學(xué)校需要組織單位領(lǐng)導(dǎo)針對財務(wù)檔案的價值展開探討，在探討中確立檔案的再利用和其利用方向，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到財務(wù)檔案對學(xué)校發(fā)展所能起到的重要作用。領(lǐng)導(dǎo)層也需要對財務(wù)檔案部門進(jìn)行專門的價值認(rèn)識教育，從部門領(lǐng)導(dǎo)者出發(fā)，加強(qiáng)其對財務(wù)檔案的重視。

2.學(xué)校需要對財務(wù)管理部門的工作給予大力支持，讓其他各部門配合開展財務(wù)管理工作，加強(qiáng)部門之間的合作和聯(lián)系，提高財務(wù)管理工作的科學(xué)性，提高其工作效率。

（二）提高財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)以提升學(xué)校建設(shè)項目財務(wù)檔案管理為抓手，促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)檔案員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能的提升，采取以考促學(xué)、找差找茬、培訓(xùn)提問、現(xiàn)場解讀、觀摩學(xué)習(xí)等形式和方式提升財務(wù)檔案管理質(zhì)量。學(xué)?？梢酝ㄟ^PPT課件形式，為檔案人員培訓(xùn)了《財務(wù)檔案整理規(guī)范等九項檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》等財務(wù)檔案管理制度，對重點(diǎn)細(xì)則和要求進(jìn)行解說，使參培人員快捷、有效地規(guī)范掌握財務(wù)檔案管理新內(nèi)涵。解讀后，參培人員舉行財務(wù)檔案知識書面競賽活動，夯實(shí)參培人員的知識基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的大眾化，學(xué)校也需要加強(qiáng)新技術(shù)在財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用，完善會計電算化系統(tǒng)，加強(qiáng)對財務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和技術(shù)更新，以科學(xué)技術(shù)為依托，提高其財務(wù)管理工作的效率。加強(qiáng)庫房建設(shè)也是確保財務(wù)檔案管理的有效性的關(guān)鍵，學(xué)校需要考慮到財務(wù)檔案存檔所需要的基本條件，建設(shè)其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，進(jìn)行紙質(zhì)財務(wù)檔案時，需要管理人員加強(qiáng)對庫房干燥度和通風(fēng)工作的重視，而移動硬盤等技術(shù)型數(shù)據(jù)存儲設(shè)備要求學(xué)校加強(qiáng)對其的技術(shù)管理。另外，學(xué)校還已經(jīng)應(yīng)該從用戶角度出發(fā)，了解用戶需求，針對學(xué)校對于財務(wù)檔案管理的不同需求而提供專業(yè)的服務(wù)與技術(shù)支持，建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，如圖1所示，幫助學(xué)生實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的檔案管理，為學(xué)校解決統(tǒng)一管理難、集中存儲難、相互借閱難、檔案安全性差等難題。

（四）建立專門的財務(wù)檔案保管庫房

財務(wù)檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，沒有條件的也應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。加強(qiáng)財務(wù)檔案管理的硬件建設(shè)，庫房建設(shè)要做到防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光等“七防”。制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，保證財務(wù)檔案的安全，同時保證財務(wù)檔案的安全存放，防止財務(wù)檔案潮濕、污損，做到檔案資料清晰完整。

（五）設(shè)置專門的財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

有了穩(wěn)定的財務(wù)檔案管理人員，就應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)，推行目標(biāo)管理責(zé)任制，要將財務(wù)檔案管理納入該部門工作人員的年度目標(biāo)考核，將財務(wù)檔案建設(shè)作為評比的必備條件，通過獎優(yōu)罰劣，來調(diào)動財務(wù)檔案管理人員做好高校財務(wù)檔案管理工作的積極性。

總而言之，檔案工作在財務(wù)管理工作中占據(jù)重要地位，其能夠?yàn)樨攧?wù)管理工作的順利進(jìn)行提供保障。因此，財務(wù)管理人員應(yīng)做好檔案管理工作，不斷提升自身素質(zhì)，建立檔案管理體系，同時應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行信息化管理，全面提升財務(wù)檔案管理水平，促使檔案工作充分發(fā)揮作用，為財務(wù)管理提供基礎(chǔ)與保障。

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