關(guān)于企業(yè)檔案管理的幾點思考

張凱軍

企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分，企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、產(chǎn)品、管理過程中形成的大量檔案資料，構(gòu)成了企業(yè)信息資源的重要內(nèi)容，記錄著企業(yè)發(fā)展壯大的經(jīng)歷與歷程。但是，長期以來，企業(yè)檔案工作卻始終未能盡如人意，企業(yè)檔案工作被置于企業(yè)工作的邊緣，檔案部門和檔案工作人員多成為機構(gòu)精簡、人員裁剪的主要對象，紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理未能很好加以協(xié)調(diào)與均衡，檔案信息化建設(shè)的程度與效率也不高，阻礙了企業(yè)發(fā)展的進程。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、壯大和成熟，一些企業(yè)已開始認識到這些問題，他們紛紛著手強化本單位的檔案工作，實現(xiàn)著檔案建設(shè)與管理上的發(fā)展和創(chuàng)新。本文以吉林徽商特種電纜有限公司為例，在總結(jié)和闡述其在檔案管理上取得的諸多創(chuàng)新的同時，總結(jié)創(chuàng)新經(jīng)驗，提出發(fā)展希望。

一、吉林徽商特種電纜有限公司簡介

吉林徽商特種電纜有限公司位于吉林通榆經(jīng)濟開發(fā)區(qū)，成立于2012年12月，是一家集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)為一體的專業(yè)化電纜生產(chǎn)企業(yè)。2013年正式落戶開發(fā)區(qū)建設(shè)500萬米特種電纜項目，計劃總投資15259萬元，項目占地面積64430平方米，建筑面積34360平方米，建設(shè)辦公樓、綜合樓、生產(chǎn)車間、原料庫、成品庫等工程。項目分兩期工程建設(shè)，一期工程計劃建設(shè)辦公樓、綜合樓6000平方米，建設(shè)標準化鋼結(jié)構(gòu)廠房7500平方米，配置先進生產(chǎn)設(shè)備70臺（套）。一期工程項目于2014年4月末開工建設(shè)，2016年5月9日正式投產(chǎn)運行，6月26日舉行開業(yè)慶典，目前運行良好。二期工程于2016年4月正式開工建設(shè)，主要建設(shè)8500平方米的生產(chǎn)車間、原料庫、成品庫等建設(shè)工程。2016年11月4日上午正式試車，35KV交聯(lián)電纜一次試車成功，第一根交聯(lián)電纜正式下線，至此，該公司35KV及以下交聯(lián)電纜可正式投入批量生產(chǎn)?，F(xiàn)有員工86人，2016年實現(xiàn)產(chǎn)值1.4億元，實現(xiàn)稅金37萬元。在上述工作中形成的具有保存價值的各門類和載體的檔案資料被統(tǒng)稱為徽商電纜公司檔案。近年來，徽商電纜公司的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增長的趨勢，且隨著信息化的推進，電子檔案數(shù)量也隨之增多，圍繞著檔案的建設(shè)與管理，徽商電纜公司積極開展起一系列管理創(chuàng)新實踐。

二、吉林徽商特種電纜有限公司檔案管理的創(chuàng)新

1.轉(zhuǎn)變觀念，重塑檔案管理與創(chuàng)新理念。理念是行動的先導(dǎo)，實施檔案管理工作的創(chuàng)新，首要是對管理理念的變革和重塑。徽商電纜公司沒有陷入忽視檔案工作的傳統(tǒng)案臼，而是結(jié)合時代發(fā)展與要求，牢固樹立檔案建設(shè)與管理的重要性，結(jié)合以經(jīng)濟發(fā)展為中心的理念，適時轉(zhuǎn)變觀念，樹立新的檔案管理意識。具體來說，正確認識檔案工作在整個企業(yè)工作中的地位，將其視為企業(yè)發(fā)展的基本出發(fā)點，將“經(jīng)濟發(fā)展”作為開展檔案工作的中心，克服因循守舊的思想和自我封閉的意識，引人競爭與協(xié)作的理念，以“全程管理”理念指導(dǎo)檔案工作，既關(guān)注企業(yè)檔案的收集、整理與保存，也將管理的視角延伸拓展至對檔案工作的檢查與評價，將“互相結(jié)合、優(yōu)勢互補”作為企業(yè)發(fā)展的目標。

2.合理分工，健全檔案管理體制。在科學(xué)管理理念的指導(dǎo)下，徽商電纜公司依照國家檔案局的要求，以“集中統(tǒng)一”管理的模式管理本單位檔案，在明確企業(yè)內(nèi)部檔案主管部門的基礎(chǔ)上，合理分工，不斷健全和完善企業(yè)檔案管理體制。具體來說，公司檔案管理的核心主管部門是公司辦公室，負責全公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，宏觀指導(dǎo)與監(jiān)督；根據(jù)國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)，制定出適用于本單位的檔案管理制度，如公司文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度等，對檔案管理的主要流程加以指導(dǎo)和規(guī)范，由各部門遵照執(zhí)行；強化崗位責任制度，明確本單位檔案工作人員基本職業(yè)道德，制定“四參加”和“四同步”制度，將“前端控制”思想貫徹于本單位檔案管理工作中，要求檔案部門參加產(chǎn)品鑒定，參加科研課題審定，參加基建項目驗收，參加設(shè)備開箱驗收或引進項目接收，公司下達科技、生產(chǎn)項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，建成項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、建檔項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目急結(jié)與項目文件材料完成歸檔同步?；丈屉娎|公司內(nèi)部的檔案工作人員也有明確而合理的分工。領(lǐng)導(dǎo)人員承擔文件和檔案工作重大事項的研究、決策、計劃和審批的宏觀指導(dǎo)、文件與檔案管理機構(gòu)及其人員的配置與協(xié)調(diào)職責；檔案管理人員分為現(xiàn)行文件管理人員和檔案管理人員兩大類，前者負責現(xiàn)行文件的運轉(zhuǎn)、整理、移交等工作，后者負責檔案的整理、保管、日常借閱等；開發(fā)人員承擔對文件和檔案的研究、報道及咨詢服務(wù)職責，編寫檔案編研成果；技術(shù)人員則負責文件檔案及計算機管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的管理和維護。

三、進一步完善的思路和措施

徽商電纜公司通過一系列的創(chuàng)新與努力，在檔案管理上取得很大成績與進展，為進一步推進和完善相關(guān)的工作，需要做好以下三方面的工作：

1.助力企業(yè)文件建設(shè)。隨著企業(yè)發(fā)展與壯大，企業(yè)文化的地位和影響日益重要，良好的企業(yè)文化有利于增強企業(yè)的凝聚力和向心力，而企業(yè)檔案則是企業(yè)文化建設(shè)中不可忽視的部分，企業(yè)文化在企業(yè)發(fā)展中日益重要，良好的企業(yè)文化有利于增強企業(yè)的凝聚力和向心力，企業(yè)檔案既反映了企業(yè)歷史的悠久，也反映了企業(yè)發(fā)展的文明，它們能夠為企業(yè)文化建設(shè)提供真實素材，進而展現(xiàn)出企業(yè)獨有的文化魅力。目前，徽商電纜公司在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持下，已經(jīng)在體制機制、基礎(chǔ)工作、檔案編研等方面都取得了顯著成效，但仍有需要進一步努力的空間，未來，徽商電纜公司將繼續(xù)深化企業(yè)檔案工作以促進企業(yè)文化建設(shè)，利用企業(yè)人事檔案塑造“以人為本”的企業(yè)文化，利用企業(yè)信用檔案樹立良好的企業(yè)形象，利用企業(yè)科技檔案，培養(yǎng)企業(yè)創(chuàng)新能力，創(chuàng)建知識共享、創(chuàng)新型企業(yè)文化，破除舊企業(yè)文化中的專制主義和官僚主義，將其轉(zhuǎn)變?yōu)楣餐瑓f(xié)作性文化。

2.深化企業(yè)檔案信息化建設(shè)。如前所述，徽商電纜公司已在檔案信息化建設(shè)方面取得一定進展，但從發(fā)展階段看，只集中于檔案信息的錄入、整理和保存等未上升到知識管理高度，更未建成檔案信息知識庫。徽商電纜公司也認識到這一不足，指出信息化將使檔案資料獲取途徑更加多樣、方便，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對檔案管理人員探索總結(jié)企業(yè)發(fā)展規(guī)律，充分利用社會信息，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率也有著很大幫助，進而將構(gòu)建企業(yè)檔案信息知識庫作為未來信息化建設(shè)的重點，努力提高企業(yè)檔案者素質(zhì)，實現(xiàn)由隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化，充分考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點，實施信息化標準建設(shè)，建立統(tǒng)一的管理制度，建立產(chǎn)品檔案專題數(shù)據(jù)庫，為以后技術(shù)創(chuàng)新和開拓市場提供參考。

3重視檔案信息安全保障。在全力做好企業(yè)檔案管理工作的同時，企業(yè)檔案的信息安全，尤其是電子檔案的信息安全顯得尤為重要。在檔案保管環(huán)節(jié)，徽商電纜公司側(cè)重點在于檔案載體的安全，既有對載體中信息安全的關(guān)注，也有基于人員、管理制度、技術(shù)層面所制定的一些安全管理規(guī)定。但從工作階段來看，仍存在一定的不足，如企業(yè)檔案安全法規(guī)標準建設(shè)的遲緩，安全管理制度的不健全，安全保障技術(shù)相對落后，安全專業(yè)人才的匱乏，以及檔案安全監(jiān)督機制的缺乏等。為此，在今后的工作中，將著力于企業(yè)檔案安全保護法律法規(guī)的建設(shè)，嚴格制定企業(yè)檔案安全保密制度、企業(yè)檔案安全應(yīng)急制度，優(yōu)化企業(yè)檔案安全保護技術(shù)，完善企業(yè)檔案安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適度強化企業(yè)檔案安全業(yè)務(wù)人才隊伍建設(shè)，定期開展企業(yè)檔案安全體系建設(shè)評審驗收工作。