黃海艇 孔曉虹

摘 要：精細(xì)化是管理工作到達(dá)一定程度后的必然要求，信息化是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的根本手段。該文通過(guò)分析二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題及精細(xì)化管理的內(nèi)涵，提出財(cái)務(wù)管理工作中信息化功能發(fā)揮的重要性，以及應(yīng)用信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)“事前預(yù)算，事中控制，事后考核”目標(biāo)的解決方案，為建立以信息化平臺(tái)為核心的二級(jí)學(xué)院內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)督體系提供重要參考。

關(guān)鍵詞：信息化；精細(xì)化管理；財(cái)務(wù)管理；財(cái)務(wù)監(jiān)督

中圖分類(lèi)號(hào)：G475 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）14-0276-03

Abstract： Fine management is an inevitable demand in the development of management.When management reaches certain level，informatization becomes the fundamental tool to realize it.By analyzing existing problems in financial management among secondary colleges and the implication of fine management，this article points out the significance of fulfilling informatization function in financial management.Moreover，it puts forward a solution to achieve the financial goal of "advance budget， in-process control， post appraisal" by applying the informatization platform in secondary colleges，which will serve as a leading reference in order to establish an internal financial supervision system based on the platform.

Key words： informatization； fine management； financial management； financial supervision

實(shí)施校院兩級(jí)財(cái)務(wù)管理已是如今高校財(cái)務(wù)運(yùn)行采取的主要管理模式，但隨著二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張、教育專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入力度不斷加大，使得各種收入支出渠道增多、數(shù)額加大，由于缺乏可操作性的財(cái)務(wù)監(jiān)督方式，二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)管理不規(guī)范、內(nèi)部分配不透明等問(wèn)題日益突出，阻礙了校院兩級(jí)管理體制改革深化[1]。所以，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院財(cái)務(wù)管理，完善財(cái)務(wù)監(jiān)督體系已成為當(dāng)前十分迫切的課題。

1 財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理顧名思義就是做到精確細(xì)致的管理，所謂財(cái)務(wù)精細(xì)化管理，就是要求財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)內(nèi)容和管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要達(dá)到精致的程度，嚴(yán)格按照預(yù)算組織各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)，將財(cái)務(wù)管理的責(zé)任化和具體化落實(shí)到實(shí)處[2]，最終實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的輔助決策和監(jiān)督控制功能。而信息化建設(shè)是學(xué)院實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的根本手段，只有通過(guò)信息化技術(shù)手段對(duì)大量的相關(guān)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行加工和提煉，財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)內(nèi)容和管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)才能達(dá)到精致的程度，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化。

2 學(xué)院財(cái)務(wù)管理存在的問(wèn)題

學(xué)院的財(cái)務(wù)管理是學(xué)院可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段很多學(xué)院在財(cái)務(wù)管理上都、或多或少地存在問(wèn)題：比如年度預(yù)算編制不準(zhǔn)確、有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)但缺少財(cái)務(wù)分析的工具、缺少財(cái)務(wù)監(jiān)督手段[3]，若沒(méi)有對(duì)這些問(wèn)題提供重視并缺少科學(xué)合理的解決方案， 將無(wú)法保證學(xué)院財(cái)務(wù)活動(dòng)的正常運(yùn)行。

2.1 預(yù)算編制不準(zhǔn)確

學(xué)院各部門(mén)普遍認(rèn)為預(yù)算編制就是學(xué)院辦公室的工作職責(zé)，各部門(mén)都只是簡(jiǎn)單地編制本部門(mén)經(jīng)費(fèi)的支出計(jì)劃，有的甚至僅停留在初步的框算階段，有的還巧立名目虛增預(yù)算，而學(xué)院辦公室又沒(méi)有準(zhǔn)確詳細(xì)的經(jīng)過(guò)分類(lèi)的歷史數(shù)據(jù)作為參考，只能依據(jù)各部門(mén)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上報(bào)，這不但不能保證預(yù)算的科學(xué)性與合理性，也削弱了預(yù)算的約束力和執(zhí)行力。

2.2 財(cái)務(wù)分析缺少工具

有些學(xué)院雖然有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，但大多數(shù)只是Excel電子表格。雖然Excel軟件功能強(qiáng)大，但對(duì)于學(xué)院財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，本身缺乏必要的信息技術(shù)技能，利用Excel收集的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分類(lèi)簡(jiǎn)單，提煉存在困難，難以使用其強(qiáng)大的計(jì)算功能和圖表工具來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，一般只能做出簡(jiǎn)單的報(bào)表分析，不能提供可靠的、全方位的分析數(shù)據(jù)。

2.3 財(cái)務(wù)監(jiān)督缺乏手段

學(xué)院保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由于不能實(shí)時(shí)共享，導(dǎo)致分管財(cái)務(wù)的負(fù)責(zé)人、部門(mén)之間、崗位之間，往往受制于信息反饋的渠道，難以在財(cái)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中將財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督控制功能加以利用，從而不能為學(xué)院發(fā)展提供決策依據(jù)。

3 學(xué)院財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的解決方案

利用信息化平臺(tái)的逐步建設(shè)，將信息技術(shù)融入財(cái)務(wù)管理工作，創(chuàng)新“財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化、財(cái)務(wù)監(jiān)管全程化、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)透明化”的新模式[4]，是提升學(xué)院財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理水平，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作精細(xì)化管理目標(biāo)的有效方案。

3.1 進(jìn)行財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，打造精細(xì)化工作平臺(tái)

信息化建設(shè)是學(xué)院實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的根本手段，財(cái)務(wù)管理必須建立在大量的相關(guān)數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上，通過(guò)信息化技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的加工和提煉，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化。對(duì)于學(xué)院的財(cái)務(wù)管理主要包括預(yù)算、收入和支出管理，因此信息化平臺(tái)主要模塊應(yīng)包括：學(xué)院經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出、學(xué)院部門(mén)（專(zhuān)項(xiàng)）預(yù)算支出、學(xué)院預(yù)算收入、日常收入與支出、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、支出分析等。通過(guò)這些模塊，學(xué)院負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)查看和分析各個(gè)預(yù)算的具體收支情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)院內(nèi)部財(cái)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控。通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊對(duì)各部門(mén)開(kāi)放，使部門(mén)之間、崗位之間都能夠進(jìn)行有效的監(jiān)督，以此來(lái)加大監(jiān)督的力度。

學(xué)院經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出模塊按經(jīng)費(fèi)編號(hào)顯示了各類(lèi)學(xué)院自籌經(jīng)費(fèi)、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、學(xué)校下?lián)芙?jīng)費(fèi)等的使用情況和明細(xì)；學(xué)院部門(mén)（專(zhuān)項(xiàng)）預(yù)算支出模塊顯示了每個(gè)部門(mén)的每一項(xiàng)預(yù)算列表的實(shí)際支出和明細(xì)；學(xué)院預(yù)算收入模塊顯示了學(xué)院的辦學(xué)收入和上交學(xué)校完成的任務(wù)量；日常收入與支出用于財(cái)務(wù)秘書(shū)記錄學(xué)院的財(cái)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)；支出分析模塊顯示不同要求下的學(xué)院預(yù)算完成情況的分析圖表；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊可以設(shè)置成內(nèi)部共享，按不同的條件完成支出情況的統(tǒng)計(jì)，并顯示財(cái)務(wù)活動(dòng)明細(xì)。

3.2 利用精細(xì)化工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理

財(cái)務(wù)的精細(xì)化管理，目標(biāo)就是要達(dá)到“事前預(yù)算，事中控制，事后考核”[5]，體現(xiàn)在具體環(huán)節(jié)上是指通過(guò)信息技術(shù)的支撐，提升預(yù)算管理的顆粒度（顆粒度用于表示預(yù)算項(xiàng)目的最小組成單元），嚴(yán)格按預(yù)算控制支出，增強(qiáng)預(yù)算對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的約束力。

做好“事前預(yù)算”：學(xué)院的財(cái)務(wù)預(yù)算通常是根據(jù)歷年整體的運(yùn)行狀況及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)下一年度的財(cái)務(wù)收支進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃。根據(jù)信息平臺(tái)的歷史數(shù)據(jù)，學(xué)院各部門(mén)能清晰的了解近幾年的實(shí)際開(kāi)支，再結(jié)合學(xué)院下一年度的發(fā)展計(jì)劃，基本能測(cè)算出本部門(mén)的下年度開(kāi)支情況。當(dāng)然，為保證學(xué)院預(yù)算的準(zhǔn)確性，各部門(mén)的預(yù)算列表清單必須足夠細(xì)化，細(xì)分成最小的單元后，也有利于進(jìn)行財(cái)務(wù)分析（圖1）。

做好“事中控制”：有效的財(cái)務(wù)分析方法可以準(zhǔn)確判斷當(dāng)前學(xué)院的運(yùn)行狀況，分析的結(jié)果可反映出管理過(guò)程中存在的問(wèn)題， 以便管理人員能夠及時(shí)有效地解決。信息平臺(tái)中利用狀態(tài)-顏色表示法，來(lái)表示當(dāng)前財(cái)務(wù)支出情況，把實(shí)際支出占預(yù)算支出的比例從0到超額分成7個(gè)狀態(tài)，分別為0-20%、21%-40%、41%-60%，61%-80%、81%-100%、101%-120%、大于121%，用不同顏色代表支出的不同狀態(tài)，分別為紅、橙、黃、綠、青、藍(lán)、紫（圖1）。通過(guò)定期的檢查預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)于實(shí)際支出與預(yù)算偏差較大的情況，要重點(diǎn)分析并提出相應(yīng)的解決與控制措施。圖2，圖3分別為二種財(cái)務(wù)分析方式。

做好“事后考核”：為達(dá)到財(cái)務(wù)預(yù)算的準(zhǔn)確率，減少預(yù)算數(shù)據(jù)和實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)之間的差異，并把財(cái)務(wù)預(yù)算作為各部門(mén)績(jī)效考核的組成部分，需要把各部門(mén)的預(yù)算執(zhí)行情況以具體的數(shù)字形式表現(xiàn)出來(lái)。信息化平臺(tái)以每個(gè)部門(mén)為單位，以公式 得到的數(shù)字結(jié)果作為預(yù)算執(zhí)行情況的得分（圖4）。

An代表實(shí)際支出的7個(gè)狀態(tài)分別對(duì)應(yīng)的預(yù)算列表數(shù)量；

S代表每個(gè)部門(mén)的全部預(yù)算列表數(shù)量；

Bn代表7個(gè)狀態(tài)對(duì)應(yīng)的分值，分別為20、40、60、80、100、100、20分；

3.3 利用精細(xì)化工作平臺(tái)，構(gòu)建財(cái)務(wù)監(jiān)督“透明” 體系

在財(cái)務(wù)管理中，應(yīng)該注重內(nèi)部監(jiān)督體制的建設(shè)， 使部門(mén)之間、崗位之間都能夠進(jìn)行有效的監(jiān)督。通過(guò)精細(xì)化工作平臺(tái)，學(xué)院很容易建立內(nèi)部監(jiān)管、領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管和外部監(jiān)督三位一體的“透明”監(jiān)管體系[6]。內(nèi)部監(jiān)管是各部門(mén)負(fù)責(zé)人通過(guò)“學(xué)院部門(mén)（專(zhuān)項(xiàng)）預(yù)算支出”模塊，可以查看本部門(mén)預(yù)算列表實(shí)際支出情況，通過(guò)支出明細(xì)了解本部門(mén)的運(yùn)行狀況；領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管是具有相關(guān)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)“學(xué)院部門(mén)（專(zhuān)項(xiàng)）預(yù)算支出”“學(xué)院經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出”“支出分析”等模塊了解學(xué)院經(jīng)費(fèi)使用情況和分析各部門(mén)相關(guān)工作進(jìn)展情況；外部監(jiān)督是通過(guò)“數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”模塊，把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映的事務(wù)活動(dòng)對(duì)全院?jiǎn)T工進(jìn)行公開(kāi)。

3.4 信息化平臺(tái)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了學(xué)院財(cái)務(wù)精細(xì)化管理

應(yīng)用信息化平臺(tái)以前，學(xué)院財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)使用EXCEL軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄，需要時(shí)再進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，財(cái)務(wù)活動(dòng)基本按經(jīng)費(fèi)類(lèi)別分類(lèi)，很難通過(guò)各部門(mén)的實(shí)際開(kāi)支反映部門(mén)的運(yùn)行狀態(tài)，數(shù)據(jù)單機(jī)化又不能實(shí)時(shí)共享，財(cái)務(wù)管理基本不能對(duì)學(xué)院的日常活動(dòng)起輔助決策的作用。在信息化平臺(tái)建設(shè)的推動(dòng)下，學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作才可能從規(guī)范化管理向精細(xì)化管理發(fā)展。應(yīng)用信息化平臺(tái)之后，學(xué)院負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)掌握各個(gè)預(yù)算的具體收支情況，利用信息化技術(shù)手段對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行加工提煉和分析，加強(qiáng)對(duì)學(xué)院內(nèi)部管理績(jī)效的監(jiān)控。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)還可以對(duì)各部門(mén)開(kāi)放，使部門(mén)之間、崗位之間都能夠進(jìn)行有效的監(jiān)督， 構(gòu)建了“透明” 體系。

4 結(jié)論

將信息技術(shù)融入財(cái)務(wù)管理工作，實(shí)現(xiàn)“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息化、管理網(wǎng)絡(luò)化、監(jiān)管全程化” 的目標(biāo)，對(duì)提升學(xué)院財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的水平，促進(jìn)學(xué)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。當(dāng)然，信息化平臺(tái)的建設(shè)必須有信息化人才作為支撐，同時(shí)由于系統(tǒng)的建設(shè)專(zhuān)業(yè)性太強(qiáng)，系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中不可避免的需要維護(hù)和技術(shù)改進(jìn)，而且隨著管理需求的提升和變化，信息平臺(tái)的建設(shè)也需要與之相適應(yīng)，逐步添加契合需求的功能。

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