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      電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的必要性

      2018-07-19 09:08:28王世鋆
      關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化辦公電力企業(yè)

      王世鋆

      電力企業(yè)在新時(shí)期發(fā)展背景下,要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀求經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益的提升,除了在企業(yè)自身的產(chǎn)品及項(xiàng)目服務(wù)質(zhì)量上狠下功夫外,做好企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)也不可或缺。電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)能夠極大提高電力企業(yè)的日常管理便捷性,確保電力企業(yè)各類管理事務(wù)能夠得到及時(shí)處理。本文就電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)的必要性及可行性途徑進(jìn)行闡述,以期起到參考借鑒作用。

      電力企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)管理中,涉及到眾多需要決策處理的事務(wù),在電力企業(yè)日常辦公實(shí)踐中,借助于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可以有效地提高電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理效果。(陶潔.辦公自動(dòng)化在電力企業(yè)中的規(guī)劃與應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(23):102.)經(jīng)由電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè),電力企業(yè)能夠?qū)⒏黝悰Q策及信息要素加以歸集,從而助力企業(yè)管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

      1、電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)必要性及基本概述

      電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)在現(xiàn)階段電力企業(yè)管理中應(yīng)用的較為普遍和廣泛,可以說(shuō),辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠在電力企業(yè)的各個(gè)流程中都能得以推廣應(yīng)用。電力企業(yè)涉及到眾多的信息數(shù)據(jù),在這些信息數(shù)據(jù)的流通及共享中,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以憑借信息高度集中化手段,使各類信息數(shù)據(jù)在有限時(shí)間內(nèi)得以傳遞并妥帖處理。在電力企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化及自動(dòng)化辦公的背景下,諸多的計(jì)算機(jī)信息端能夠串聯(lián)到一起,使電力企業(yè)各個(gè)部門的信息能夠?qū)崿F(xiàn)匯聚及共享,從而使電力企業(yè)的信息數(shù)據(jù)管理及處理能力得到大幅提升。站在電力企業(yè)管理決策角度,通過(guò)采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),在企業(yè)的決策中能夠?qū)崿F(xiàn)群策群力,從而避免決策中可能出現(xiàn)的因信息不暢而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn),提高電力企業(yè)決策的科學(xué)性。

      電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)伴隨著信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)階段已經(jīng)趨于成熟。當(dāng)前電力企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)載體,在OA辦公系統(tǒng)的實(shí)踐中逐漸成熟化及普及化。OA辦公系統(tǒng),即Office Automation,是一種在計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助支撐下,可以將數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)傳輸及統(tǒng)計(jì)的一種無(wú)紙化辦公路徑,其應(yīng)用可行性及穩(wěn)定性較好,是電力企業(yè)開(kāi)展管理及決策的有效手段之一。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨先進(jìn)的今天,辦公自動(dòng)化建設(shè)已經(jīng)由原有單一的文字及文件處理向更高級(jí)的局域聯(lián)網(wǎng)辦公過(guò)渡,從而達(dá)到更高層次的辦公自動(dòng)化。

      2、電力企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的具體應(yīng)用途徑

      電力企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用

      以電力企業(yè)辦公自動(dòng)化中經(jīng)常應(yīng)用的OA管理系統(tǒng)為例,其在電力企業(yè)公文管理及流程報(bào)批中起到重要的審批作用。例如,電力企業(yè)OA辦公系統(tǒng)能夠轉(zhuǎn)變?cè)械募堎|(zhì)文件擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)這一繁瑣流程,可以在OA系統(tǒng)中對(duì)發(fā)文的以上流程進(jìn)行無(wú)紙化及簡(jiǎn)約化管理,省卻了因個(gè)別流程出現(xiàn)問(wèn)題而再行修改的時(shí)間成本及經(jīng)濟(jì)成本,由此可以極大提高電力企業(yè)辦公工作效率。 而在電力企業(yè)辦公事務(wù)中,涉及到一些子公司或電力企業(yè)分支項(xiàng)目的電郵處理及信息公告等內(nèi)容,通過(guò)電力企業(yè)OA管理系統(tǒng),也能夠?qū)崿F(xiàn)電郵點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息傳遞及交流,在電郵,尤其是重點(diǎn)郵件的跟蹤及優(yōu)先處理上,OA系統(tǒng)也能夠發(fā)揮其先進(jìn)性,這樣一來(lái),電力企業(yè)在進(jìn)行信息管理時(shí),不會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)文件傳輸?shù)牟槐阈远l(fā)信息泄露,進(jìn)而使電力企業(yè)辦公信息能夠處于更加安全的儲(chǔ)存及流轉(zhuǎn)環(huán)境中。電力企業(yè)在信息的傳播及公告環(huán)節(jié),以往人力辦公及紙質(zhì)辦公時(shí),需要耗費(fèi)大量的人力及時(shí)間放在信息公告的撰寫及張貼上,也無(wú)法廣泛覆蓋到全體職工。電力企業(yè)OA系統(tǒng)的介入,可以轉(zhuǎn)變信息公告的儲(chǔ)存形式,通過(guò)信息化處理,可以讓職工能夠在客戶端及辦公電腦中及時(shí)獲知相關(guān)資料,由此可以提高信息公告的覆蓋率及傳播效果。

      在電力企業(yè)日常管理中的檔案儲(chǔ)存及應(yīng)用中,OA管理系統(tǒng)可以自動(dòng)地開(kāi)展電子化檔案轉(zhuǎn)化及歸檔操作,經(jīng)由相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)及查詢通道,電力企業(yè)檔案管理也能夠更加安全,避免了紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存中可能出現(xiàn)的檔案缺失及檔案管理不善問(wèn)題。

      電力企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)應(yīng)用

      協(xié)同OA辦公系統(tǒng)由OA延伸出來(lái),但在應(yīng)用功能上能夠超越OA,業(yè)界稱之為協(xié)同OA。協(xié)同OA在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及遠(yuǎn)程信息化技術(shù)的支撐下,可以實(shí)現(xiàn)多人的協(xié)同辦公,給辦公人員提供方便快捷的辦公環(huán)境。在具體的應(yīng)用中,電力企業(yè)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)更多地應(yīng)用在辦公室這一職能部門中,主要是借助協(xié)同OA的作用,實(shí)現(xiàn)辦公室與電力企業(yè)其他職能部門之間的信息對(duì)接及工作協(xié)同調(diào)度。

      電力企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)主要應(yīng)用范圍涉及以下幾方面:辦公文件的收發(fā)、傳閱、督辦工作;電力企業(yè)制度流程確立、重點(diǎn)工作調(diào)度落實(shí)、企業(yè)內(nèi)外信息及內(nèi)部檔案管理、企業(yè)外部宣傳引導(dǎo);企業(yè)各部門工作內(nèi)容匯總及工作總結(jié)梳理電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理考核、生產(chǎn)流程管理、班組規(guī)范化管理;內(nèi)外發(fā)文及臨時(shí)辦公事務(wù)執(zhí)行辦理、會(huì)議籌備及日程安排等。

      3、提高電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)水平的相關(guān)思考

      提高電力企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的覆蓋率

      電力企業(yè)在新時(shí)期面臨著更加嚴(yán)峻的企業(yè)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)氛圍,在日常運(yùn)營(yíng)管理事務(wù)種類上也趨于增多。電力企業(yè)辦公管理要積極借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),推廣采用辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng),使電力企業(yè)日常管理能夠更加科學(xué)高效。在電力企業(yè)辦公板塊,應(yīng)采用OA軟件進(jìn)行監(jiān)督。針對(duì)電力企業(yè)辦公人員,應(yīng)對(duì)其應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件的熟練度及信息處理效率進(jìn)行考核,確保電力企業(yè)辦公人員能夠具備操作應(yīng)用辦公自動(dòng)化軟件的能力。針對(duì)電力企業(yè)外部信息傳播,可以借助OA系統(tǒng)中的對(duì)外信息公示,打造“陽(yáng)光辦公”平臺(tái),接收公眾的監(jiān)督與考察。

      加強(qiáng)技術(shù)研發(fā),培養(yǎng)創(chuàng)新精神

      辦公自動(dòng)化必須依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),所以想普及其應(yīng)用,就需要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做出革新,為其發(fā)展提供技術(shù)支撐。個(gè)人認(rèn)為不妨學(xué)習(xí)和引進(jìn)西方國(guó)家先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),這樣可以避免我國(guó)技術(shù)層面奪走彎路,在引進(jìn)的基礎(chǔ)之上培養(yǎng)創(chuàng)新能力,只有如此才能創(chuàng)造出符合我國(guó)實(shí)際情況的民族技術(shù)。

      電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)關(guān)系到電力企業(yè)日常管理效率,是電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化高效化辦公的重要保證。在電力企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)中,應(yīng)在明確其必要性的基礎(chǔ)上,著重從OA辦公系統(tǒng)及協(xié)同OA系統(tǒng)應(yīng)用人手,不斷提高電力企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平,助力企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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