高職院校成人教育檔案管理初探

陳立學(xué)

成人教育檔案管理是高職院校學(xué)生檔案管理的一部分，很多高職院校成人教育檔案的管理存在很多問題，不像全日制在校生檔案管理的規(guī)范。本文分析成人教育檔案管理的特點(diǎn)、存在的問題等，從河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院實(shí)際出發(fā)提出解決方案，從而提高成人教育檔案管理水平，能夠更好地為繼續(xù)教育學(xué)生和企業(yè)服務(wù)。 Preliminary Study on the Archives Management of Adult Education in Higher Vocational Colleges

Abstract： The archives management of adult education is a part of the students' archives management in higher vocational colleges. Unlike the archives management of full-time students， the archives management of adult education， which has many unsettled problems， is far more unstandardized. In this paper， based on the practice in management of Hebei Construction Material Vocational and Technical College， I propose a solution by analyzing the characteristics and problems of the adult education archives management.ln order to improve the level of adult education archives management and provide a better serve for adult students and enterprises.

Key words： higher vocational colleges， adult education， archives management

高職院校成人教育檔案的特點(diǎn)

社會性強(qiáng)：成人教育是指不同于普通全日制教學(xué)形式的教育形式。成人教育沒有年齡和性別限制。通過這個成人教育過程，使社會中的成年人增長能力、豐富知識、提高技術(shù)水平和專業(yè)能力，或使他們學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識，從而獲得重新選擇職業(yè)的機(jī)會。成人教育是社會性較強(qiáng)的教育，學(xué)生多為社會在職人員，學(xué)生涉及數(shù)量和范圍較多，不像普通高等教育學(xué)生那樣集中和好管理。

種類多：成人繼續(xù)教育學(xué)歷可分為四種形式，分別是成人高考（學(xué)習(xí)形式有脫產(chǎn)，函授，夜大）、高等教育自學(xué)考試（自考）、廣播電視大學(xué)（電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育）和遠(yuǎn)程教育（網(wǎng)絡(luò)教育）。以上四種教育形式各有不同，除成人高考以外，其他三種學(xué)習(xí)形式都不需要參加成人高考。在學(xué)生錄取、專業(yè)課程設(shè)置、學(xué)位授予、上課形式等各方面也存在較大差異。所以檔案成分相當(dāng)復(fù)雜，管理起來有一定的難度。

高職院校成人教育檔案管理現(xiàn)狀

重視程度不夠。學(xué)校職能管理部門對成教檔案管理沒有給與相應(yīng)的重視。在成人教育教學(xué)過程中，很多高職院校成人教育管理人員緊張，沒有安排專人管理檔案，而是一人多職管理著整個成人教育的過程，沒有多余的時間和精力對檔案材料進(jìn)行收集、整理，從負(fù)責(zé)人到成教管理人員都沒有時間顧及檔案工作，忽略了檔案工作的必要性。其次，成人教育管理人員還有外聘和臨時工，沒有編制，工資待遇低，對于工作有一定的懈怠性。

沒有規(guī)范的管理制度。近些年，高職院校成人教育規(guī)模和形式快速發(fā)展。近些年可以跨區(qū)域，跨省份的進(jìn)行全國范圍的招生。我院現(xiàn)在有重慶大學(xué)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育和石家莊鐵道大學(xué)函授教育倆種跨區(qū)域的學(xué)習(xí)形式。因此成人教育檔案材料的內(nèi)容、種類都有他們自己的一套模式，我們繼續(xù)教育中心基本承用合辦學(xué)校的管理模式，而沒有修訂自己的的管理規(guī)范和制度。

高職院校成人教育檔案涉及的范圍

針對高職院校成人教育檔案管理而言，主要由以下幾個方面組成。

文書檔案。主要是指成人教育相關(guān)文件、條文、規(guī)定等資料，學(xué)校舉辦成人高等教育的批準(zhǔn)或證明材料；學(xué)校在各設(shè)區(qū)市開設(shè)的所有站、點(diǎn)的數(shù)量及批準(zhǔn)或證明材料；學(xué)校及站、點(diǎn)舉辦成人高等教育的基本條件，學(xué)校承辦本、?？坪诮逃蓪W(xué)校提出申請，經(jīng)所屬教育行政部門審核同意，報國家教育委員會批準(zhǔn)。承辦繼續(xù)教育，要經(jīng)本學(xué)校主管部門批準(zhǔn)，報國家教育委員會備案。本、?？坪诮逃猩腥雵腋叩冉逃猩?jì)劃。

招生檔案。這部分檔案主要是新生錄取工作，其中包括錄取通知、新生報到、新生安排等等事項(xiàng)。

學(xué)籍檔案。對新入學(xué)的學(xué)生學(xué)籍進(jìn)行管理，包括學(xué)生登記、學(xué)生證件、學(xué)生名冊、學(xué)籍變更材料等。經(jīng)過所在單位批準(zhǔn)，按國家規(guī)定，考試合格錄取的在職學(xué)生，需要按照教學(xué)計(jì)劃，參加函授站組織的面授、復(fù)習(xí)和考試以及畢業(yè)設(shè)計(jì)（畢業(yè)論文）和答辯等占用的工作時間，應(yīng)為公假，工資應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)照發(fā)。函授生本學(xué)校教學(xué)計(jì)劃要求，參加集中學(xué)習(xí)和開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮等活動，費(fèi)用應(yīng)由所在單位解決。函授生所在單位應(yīng)全力支持他們的繼續(xù)學(xué)習(xí)，幫助他們解決在學(xué)習(xí)中遇到的困難。

教學(xué)檔案。主要包括教學(xué)大綱所生成課程，包括文檔、試題、教務(wù)等管理過程中形成的文檔、試題、人才培養(yǎng)方案、課程及任課教師名單、線上課程及教師名單，課程所在平臺名稱等相關(guān)資料。

學(xué)位檔案（通過學(xué)位考試）。學(xué)習(xí)結(jié)束畢業(yè)后通過要求的學(xué)位考試獲得相應(yīng)的學(xué)位，主要包括學(xué)位工作文件、學(xué)位申請、學(xué)位論文、綜合評審等。

畢業(yè)檔案。成人教育學(xué)生在完成學(xué)業(yè)后，在承辦校方準(zhǔn)予畢業(yè)的情況下，完成畢業(yè)名單、畢業(yè)論文、畢業(yè)照采集、畢業(yè)證簽領(lǐng)、學(xué)員通訊錄入等工作。

學(xué)生對自己的檔案不夠重視，查閱和使用效率低下

承辦成人教育的部門沒有分門別類的意識，將成教學(xué)生的檔案與其他資料混亂放在一起，沒有專門的放置場所，導(dǎo)致部分學(xué)生檔案出現(xiàn)丟失與損壞等現(xiàn)象。由于學(xué)校不夠重視檔案管理，與合辦學(xué)校接洽不及時，導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)缺蓋公章，內(nèi)容不完善等情況。還有一些學(xué)員不及時參加相關(guān)的學(xué)習(xí)或半路終止學(xué)習(xí)的，使得檔案中斷；還有一部分學(xué)員一時所需學(xué)完之后不需要相關(guān)學(xué)歷了，就放棄了領(lǐng)取畢業(yè)證等，使得檔案不完整。

加大管理宣傳力度，成教學(xué)生參與進(jìn)來

學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在學(xué)制期內(nèi)的主要活動內(nèi)容，包括了成績、平時作業(yè)完成情況相關(guān)表現(xiàn)等，我院的成人教育包括重慶大學(xué)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教育和鐵道大學(xué)函授教育，它們都有自己的管理平臺，學(xué)生的整個學(xué)習(xí)過程都有電子記錄，這些檔案資料對于成人在今后的工作中至關(guān)重要，為學(xué)生的檔案提供了可靠性和真實(shí)性。其次，對于成教學(xué)生來說，他們在本職工作崗位上的表現(xiàn)也是檔案記錄的一部分。成人教育學(xué)生大多是已經(jīng)工作的在職人員，或者是從中專、高中、技校畢業(yè)的學(xué)生，他們沒有重視檔案的意識，認(rèn)為提高學(xué)歷就是為了一本畢業(yè)證，不積極的參與學(xué)習(xí)過程，從而丟失整個學(xué)習(xí)過程中的部分環(huán)節(jié)。而他們在繼續(xù)教育過程中的表現(xiàn)和記錄，是社會、企業(yè)分析和評估他們在工作中的重要依據(jù)，檔案管理合理化至關(guān)重要。需要引導(dǎo)學(xué)生對自己的檔案提高重視，認(rèn)真的完成檔案的收集、更新、歸檔等，逐步落實(shí)檔案細(xì)節(jié)，為今后在工作中的檔案提供必要的依據(jù)。

成人教育檔案管理規(guī)范化

根據(jù)教育部《普通高等學(xué)院學(xué)生管理規(guī)定》、<<河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍管理規(guī)定（試行）》，結(jié)合我校成人高等教育實(shí)際情況，制定我院成人教育管理辦法。規(guī)定中包括學(xué)生入學(xué)與注冊、學(xué)制和學(xué)習(xí)年限、課程考核與成績記載、畢業(yè)與學(xué)位等方面。畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)按要求參加電子信息采集。成人高等教育執(zhí)行國家高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，每年頒發(fā)的畢業(yè)證書信息均報省級教育行政部門注冊。重慶大學(xué)網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生的檔案在學(xué)生完成學(xué)業(yè)后由總院統(tǒng)一封存郵寄到我院學(xué)習(xí)中心，然后連同畢業(yè)證一起發(fā)放到學(xué)生手里。保證整個學(xué)習(xí)過程檔案信息完整性。

成人教育檔案管理的意義

成人教育檔案的科學(xué)化管理，對于高職院校的發(fā)展起到一定的推動作用。是高職院校中成人教育水平的真實(shí)反饋，經(jīng)過對成人教育的檔案的分析，可提出適應(yīng)社會各個領(lǐng)域的教學(xué)規(guī)范，為越來越多的專業(yè)性人才服務(wù)專業(yè)的行業(yè)。成教檔案科學(xué)化的管理，一方面提高成教檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量；其次可以對成人教育教學(xué)起到推動作用，從而培養(yǎng)更多優(yōu)秀的成教畢業(yè)生，更好的為社會服務(wù)。

隨著我國教整體育事業(yè)的迅速發(fā)展，成人教育已經(jīng)成為我國高職教育事業(yè)中的一部分，同時也是提升我國綜合受教育水平的具體措施，為社會在職人員提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會，因此，成人教育檔案管理的科學(xué)化，對提升社會群體的再教育水平提供保障，同時也為我國的文化教育的發(fā)展提供必要保障。