環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性

張洪波

在傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理工作當(dāng)中，需要進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)的大多為紙質(zhì)檔案，這些文件當(dāng)中存儲(chǔ)的信息極具重要性，環(huán)境檔案管理正是繼此而生。將這些重要的信息內(nèi)容電子化信息化，能夠提供管理工作的便捷性，讓紙質(zhì)文檔當(dāng)中的信息能夠及時(shí)進(jìn)行備份，確保信息的安全性，具有多樣化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，是環(huán)境檔案管理當(dāng)前乃至未來的必由之路。

環(huán)境檔案當(dāng)中的文書和業(yè)務(wù)記錄的收集、整理、保存是管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，為了確保信息的安全有效性，緊跟時(shí)代發(fā)展的整體局勢(shì)，實(shí)現(xiàn)電子化及信息化是重要的也是必要的。對(duì)于檔案管理領(lǐng)域而言，信息化建設(shè)工作已經(jīng)初見眉目，技術(shù)的合理運(yùn)用及現(xiàn)存問題的及時(shí)處理，為未來發(fā)展奠定了基礎(chǔ)、開辟了道路。下文將比對(duì)傳統(tǒng)城市環(huán)境檔案管理工作及電子化信息化檔案管理工作之間的異同之處，對(duì)實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的必要性進(jìn)行重點(diǎn)分析論述。

1 傳統(tǒng)環(huán)境檔案管理工作

環(huán)境保護(hù)工作經(jīng)歷了很多發(fā)展階段，在此過程中有很多的經(jīng)驗(yàn)和重點(diǎn)內(nèi)容需要謹(jǐn)記，這些重要信息均存儲(chǔ)在環(huán)境檔案當(dāng)中。環(huán)境保護(hù)工作當(dāng)前的規(guī)劃以及未來的發(fā)展目標(biāo)都需要參考這些環(huán)境治理工作當(dāng)中的原始數(shù)據(jù)，根據(jù)這些資料當(dāng)中顯示的信息進(jìn)行具體的判斷。理清傳統(tǒng)環(huán)境檔案管理工作當(dāng)中的問題，能夠?qū)﹄娮踊畔⒒ㄔO(shè)工作提供助益。

1.1 傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案基本上以紙質(zhì)存檔為主，存儲(chǔ)在檔案室當(dāng)中，其管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜、具有系統(tǒng)性的綜合性工作，需要檔案管理人員付出較多的心血和時(shí)間，予以其充分的重視及保護(hù)。檔案管理工作需要將于環(huán)境相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行收集和分類，這些原始資料很多都是不可再生的，沒有備份的信息內(nèi)容。根據(jù)我國給出的環(huán)保局檔案管理法當(dāng)中的分類方式，紙質(zhì)檔案主要分為財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、音像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案和環(huán)保科技業(yè)務(wù)檔案六種類別，其中環(huán)?？萍紮n案又分為環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備和環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量這幾種。可以說環(huán)境檔案管理工作當(dāng)中涉及到的信息內(nèi)容較多，在收集、分類和存儲(chǔ)當(dāng)中需要消耗大量的時(shí)間和精力，當(dāng)需要查找和使用檔案當(dāng)中的信息時(shí)，同樣需要耗費(fèi)一定的人力和物力，且保管期較長(zhǎng)的檔案或經(jīng)常需要翻閱的檔案經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)破損，需要進(jìn)行后期的修復(fù)，環(huán)境檔案管理的安全性和有效性實(shí)際上沒有十足的保障。

1.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存問題

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案當(dāng)中關(guān)注和記錄的主要內(nèi)容主要為城市方面，根據(jù)分類大體上包括了紙質(zhì)檔案當(dāng)中涉及到的所有類別。這些多種多樣的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候需要進(jìn)行分類存放，需要占據(jù)一定的空間，且保管期較長(zhǎng)的永久性文件等具有特殊性的檔案需要進(jìn)行存儲(chǔ)環(huán)境方面的考量，管理實(shí)踐實(shí)際上較為復(fù)雜。一些手寫文件、紙張質(zhì)量較為脆弱的文件，在經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)之后，往往會(huì)出現(xiàn)信息模糊、信息遺失等類型的問題，對(duì)于環(huán)境保護(hù)等相關(guān)工作而言不為是一種損失。

1.3 電子化信息化管理的重要性被忽視

檔案電子化信息化是當(dāng)前檔案管理工作的主要發(fā)展方向，對(duì)于檔案管理工作人員而言，與此相關(guān)的技術(shù)手段和能力水平是必須掌握的內(nèi)容。但是，想要將全國范圍內(nèi)的環(huán)境檔案電子化信息化實(shí)際上是一項(xiàng)巨大的工程，很多工作人員在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中已經(jīng)形成了思維定式，需要進(jìn)行學(xué)習(xí)的內(nèi)容還有很多。而且，就當(dāng)前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀而言，電子化信息化管理還沒有得到充分的認(rèn)識(shí)，很多工作人員以及組織部門不具備相應(yīng)的軟硬件基礎(chǔ)，想要實(shí)現(xiàn)徹底的電子化與信息化還需進(jìn)一步的努力。

2 環(huán)境檔案管理電子化信息化的必要性

環(huán)境檔案當(dāng)中涉及到的信息內(nèi)容對(duì)于環(huán)境保護(hù)類工作理論與實(shí)踐的發(fā)展而言都極具重要性，檔案當(dāng)中的信息存儲(chǔ)量隨著時(shí)間的推進(jìn)和工作的進(jìn)展正在與日俱增，檔案管理的電子化與信息化是一項(xiàng)任務(wù)重、復(fù)雜性高的重大工程。應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到檔案管理電子化信息化的管理便捷性，積極進(jìn)行學(xué)習(xí)與探索，把握實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的重要性及必要性。

2.1 電子化信息化檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)

電子化信息化的檔案是指將原始的紙質(zhì)檔案等實(shí)體性檔案進(jìn)行電子化的整理和存儲(chǔ)，將其通過先進(jìn)的設(shè)備及相關(guān)的技術(shù)手段進(jìn)行電子化，將其存儲(chǔ)在虛擬的存儲(chǔ)空間當(dāng)中，如果需要可以進(jìn)行文件的輸出、備份和共享，通常采用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為載體進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)。這種類型的檔案相對(duì)而言不易出現(xiàn)破損或遺失，方便存儲(chǔ)和查找，能夠簡(jiǎn)化環(huán)境檔案管理工作的內(nèi)容，利用技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)，減少傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中的復(fù)雜性、不可控性以及困難性。

2.2 歸檔電子文件的方式

當(dāng)前主要使用的環(huán)境檔案歸檔電子文件的方式，主要是信息復(fù)制、掃描等工具對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，可以將文件以電子檔的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、磁盤等類型的存儲(chǔ)器當(dāng)中，也可以將文件存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫等類型的虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中，這些方式都使傳統(tǒng)的環(huán)境檔案保護(hù)管理工作的方式及內(nèi)容出現(xiàn)了變化。在實(shí)際操作過程當(dāng)中，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)的工作內(nèi)容，增加了網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、數(shù)據(jù)庫搭建與完善等方面的內(nèi)容，屬于環(huán)境檔案管理工作所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

2.3 保證信息安全、長(zhǎng)久儲(chǔ)存

電子化與信息化是當(dāng)前檔案的主要存儲(chǔ)形式，這種存儲(chǔ)方式為文件整理、保護(hù)、共享等方面的工作提供了便利。環(huán)境檔案都帶有印章和簽署標(biāo)志，在進(jìn)行文件的歸檔時(shí)應(yīng)盡量以原版的標(biāo)志等記錄方式為準(zhǔn)，對(duì)原有的紙質(zhì)文件信息進(jìn)行收集并永久性的存儲(chǔ)在虛擬空間當(dāng)中。

傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理當(dāng)中的困難性和復(fù)雜性在很多領(lǐng)域的檔案管理工作當(dāng)中均存在，電子化信息化是處理檔案管理問題的重要手段和途徑，是目前人類掌握的技術(shù)手段當(dāng)中對(duì)于檔案管理工作最有幫助性的內(nèi)容。對(duì)于環(huán)境檔案管理工作者而言，應(yīng)當(dāng)正視電子化與信息化進(jìn)程的重要性和必要性，努力進(jìn)行提升，逐漸發(fā)掘檔案管理工作的活力及有效性，提高檔案管理工作的效率、效果。