財(cái)務(wù)共享模式下的會計(jì)檔案管理工作研究

杜勤

在現(xiàn)代化的企業(yè)建設(shè)中，會計(jì)檔案管理是其中的重要組成部分，財(cái)務(wù)管理模式在這項(xiàng)工作中有著突出的應(yīng)用。這一模式的運(yùn)用，與傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理有著本質(zhì)的差別，可以說讓會計(jì)檔案管理工作變得更加優(yōu)越與高效。本文以此為出發(fā)點(diǎn)，對財(cái)務(wù)共享模式在會計(jì)檔案管理工作中的應(yīng)用展開論述，希望可以進(jìn)一步強(qiáng)化該模式的應(yīng)用效果，為今后企業(yè)會計(jì)工作的完善帶來一定幫助。

一個企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r其實(shí)可以通過會計(jì)檔案管理真實(shí)的再現(xiàn)出來。因此，作為重要資料的會計(jì)檔案應(yīng)該得到更加妥善的保管。近幾年的會計(jì)發(fā)展中，在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)趨勢的影響下，企業(yè)的會計(jì)檔案管理已經(jīng)摒棄了原有的紙質(zhì)檔案保管方式，轉(zhuǎn)而使用更加完善的財(cái)務(wù)共享模式。這一共享模式的應(yīng)用，為企業(yè)的會計(jì)工作節(jié)省了不少資源，在今后的發(fā)展中值得鼓勵與推廣。

1 財(cái)務(wù)共享模式對會計(jì)檔案管理的影響

在企業(yè)財(cái)務(wù)工作中，會計(jì)檔案管理是其中的重要組成部分之一。我國相關(guān)法規(guī)也對此作出了嚴(yán)格的規(guī)定，目的就是為了保證檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與真實(shí)性。因?yàn)闀?jì)檔案的作用是再現(xiàn)財(cái)務(wù)真實(shí)狀況的主要憑證，依據(jù)就是會計(jì)賬簿和相關(guān)的財(cái)務(wù)資料。企業(yè)在進(jìn)行會計(jì)檔案管理的過程中，需要由專人進(jìn)行操作，包括立卷、歸檔、保存等工作，這樣在今后的查閱中才能更加便捷。在這一過程中，要做好檔案的保護(hù)工作，否則一旦失竊，就會為企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。如果有些檔案已經(jīng)沒有用處，那么就要及時銷毀，避免造成混亂。過去的檔案大多是紙張，管理起來有一定的困難，因此才會出現(xiàn)各種各樣的問題。而現(xiàn)如今的科學(xué)技術(shù)如此發(fā)達(dá)，為企業(yè)會計(jì)檔案帶來了新的管理模式，采用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，最終讓會計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)共享化的發(fā)展模式。

2 電子化會計(jì)檔案管理的應(yīng)用

首先，財(cái)務(wù)共享模式依托的是一個共享平臺。在這個平臺中，費(fèi)用管理、資金管理、影像管理、會計(jì)核算管理等都得到相應(yīng)的整合，尤其是在規(guī)模較大的企業(yè)中，采用這一平臺進(jìn)行會計(jì)檔案管理，可以更高效的接收到子公司上傳的數(shù)據(jù)。工作人員也可以隨時隨地在數(shù)據(jù)庫中查找需要的數(shù)據(jù)，并且進(jìn)行分析與處理，為企業(yè)工作帶來全方位的信息支持。在電子會計(jì)檔案中，主要可以分為兩種類型，一種是數(shù)據(jù)類的檔案，一種是程序類的檔案。前者主要包含會計(jì)憑證、報(bào)表、銀行回執(zhí)等資料。通過該系統(tǒng)對信息的采集與整理，上述這些數(shù)據(jù)就會根據(jù)自身屬性形成相應(yīng)的文件，最終建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)財(cái)務(wù)后期工作提供重要的支持。

對電子檔案進(jìn)行分析處理，需要以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)手段為支持，讓檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)一體化發(fā)展，最終達(dá)到資源共享的目標(biāo)。在具體的分析處理工作中，企業(yè)通過電子會計(jì)文件之間的關(guān)聯(lián)性結(jié)合在一起，令會計(jì)檔案的價值得到最大化的發(fā)揮。財(cái)務(wù)共享模式令會計(jì)檔案管理的這一過程發(fā)生了根本性的變化，在數(shù)據(jù)分析技術(shù)的幫助下，將數(shù)據(jù)之間更深層次的關(guān)聯(lián)性挖掘出來，將其匯總在一個數(shù)據(jù)庫中，以便用于存儲、查詢、分類等，也為后續(xù)的會計(jì)處理提供幫助。同時，與傳統(tǒng)會計(jì)檔案檢索不同的是，財(cái)務(wù)共享模式下的檔案檢索更加的簡單，由原有的數(shù)值統(tǒng)計(jì)運(yùn)算轉(zhuǎn)化為人工智能的運(yùn)算，即使是在大量檢索數(shù)據(jù)的前提下，也不會影響檢索速度以及檢索效果。

3 財(cái)務(wù)共事模式下完善會計(jì)檔案管理的舉措

標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化是財(cái)務(wù)共享模式下會計(jì)檔案管理的主要特征。為了能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一化管理，就需要進(jìn)一步完善檔案的處理平臺，在這一平臺上，主要是通過網(wǎng)絡(luò)化的管理方式實(shí)現(xiàn)的，最終形成電子檔案管理系統(tǒng)。那么，如何完善會計(jì)檔案管理呢？筆者主要提出以下三點(diǎn)。

3.1 建立完善的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)

我國各個企業(yè)的規(guī)模不同，對會計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也有一定差距，再加上我國對會計(jì)檔案管理有著嚴(yán)格的要求，因此，深入推進(jìn)數(shù)字化會計(jì)檔案管理是大勢所趨，也勢在必行。具體來說，一是要確保檔案的歸檔工作，及時進(jìn)行備份，這樣一旦出現(xiàn)檔案丟失的情況，也能在第一時間補(bǔ)救。二是在使用會計(jì)檔案時，需要通過嚴(yán)格的手續(xù)制度，這也是確保檔案安全性的重要舉措。除此之外，會計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制也十分必要，真實(shí)性與安全性是會計(jì)檔案的兩大屬性，企業(yè)應(yīng)該在會計(jì)檔案管理中，建立起專門的監(jiān)督部門，以防止有渾水摸魚的現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 加強(qiáng)會計(jì)檔案工作者的職業(yè)技能

作為具體的執(zhí)行者，會計(jì)檔案管理者肩負(fù)重任。因此，會計(jì)檔案管理應(yīng)該形成責(zé)任制，專人負(fù)責(zé)保管檔案，出現(xiàn)問題追究其責(zé)任，并且承擔(dān)相應(yīng)的損失，以便讓相關(guān)人員在工作中樹立起警示意識。會計(jì)檔案管理者應(yīng)該從自身的專業(yè)素養(yǎng)出發(fā)，不斷培養(yǎng)自身的專業(yè)技能，具備高度的責(zé)任意識，能夠認(rèn)識到自己的工作直接影響到檔案管理的質(zhì)量，始終將工作的重要性牢記于心。重要的是，要始終銘記檔案管理的保密原則，這樣才能將會計(jì)檔案管理工作做好。此外，企業(yè)也需要定期對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升自身的專業(yè)性，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理手段，以便能夠更好的在財(cái)務(wù)共享模式下開展會計(jì)檔案管理工作。

3.3 形成科學(xué)的會計(jì)檔案分類

科學(xué)的對會計(jì)檔案進(jìn)行分類，可以為檔案管理工作帶來事半功倍的作用。這是進(jìn)行會計(jì)檔案收集、分析以及后續(xù)利用的基本前提。在具體的工作中，妥善的對檔案進(jìn)行分類，檔案的利用率得到明顯提高，工作效率也有了顯著的改善。分類時，應(yīng)該從會計(jì)檔案自身的特點(diǎn)出發(fā)，遵循相應(yīng)的規(guī)律，保持各個檔案之間緊密的關(guān)聯(lián)性，以便最終形成完整的會計(jì)檔案管理體系。

綜上所述，隨著現(xiàn)代化的建設(shè)，財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用將會變得越來越廣泛，對企業(yè)的發(fā)展帶來深遠(yuǎn)的影響。財(cái)務(wù)管理工作者要熟練掌握這一模式的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，盡快適應(yīng)新環(huán)境帶來的變化，這樣才能保證企業(yè)會計(jì)檔案管理工作更上一層樓，促進(jìn)檔案管理效率的提升，企業(yè)的真正價值才能得到最大化的展現(xiàn)。