關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的探究

陳云

摘 要：城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)就是將城市建設(shè)檔案通過現(xiàn)代信息電子技術(shù)手段來進(jìn)行管理的工作。改變以往傳統(tǒng)的“手工管理”的方式，讓城建檔案管理變得更加高效，更加便捷，更加實用。因此城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是非常重要的，本文對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用、面臨的困難和加強對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施等方面進(jìn)行具體分析。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；加強措施

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是符合時代發(fā)展的建設(shè)，對城市建筑信息資源的管理和利用進(jìn)行了強化。讓城市政府和建筑投資人員對城市建筑信息的了解更加清晰和明確，讓城市建設(shè)更加數(shù)字化和科技化。城建檔案數(shù)字化建設(shè)提高了城建信息資源的利用率，滿足新時代城建檔案管理的發(fā)展需求。城建信息的數(shù)字化建設(shè)也為建筑工程提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的作用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)大大簡化了建設(shè)單位審核、交材料等工作的程序，將以往全靠人力往返的工作都變成網(wǎng)上電子辦公的形式。在以往的審核程序中完全是靠人力往返于建設(shè)單位和審核單位之間，送取材料、補交材料、進(jìn)度咨詢、往返蓋章等程序都是人力完成的，既耗費時間又消耗人力，而檔案管理數(shù)字化建設(shè)就將這些問題全部解決了，電子辦公的形式讓建設(shè)單位直接在網(wǎng)上就能完成所有的審核步驟。自動化辦公既方便又快捷，辦理的業(yè)務(wù)范圍也較為廣泛。而且檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有審核自動化的功能。城建檔案軟件可以對建筑單位提交的材料嚴(yán)格按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，不符合標(biāo)準(zhǔn)的部分可以及時檢測出來并反饋給提交材料的建設(shè)單位。在建筑單位提交材料時會對材料進(jìn)行資格審核，監(jiān)測提交的材料是否具有審核歸檔的資格。而對于建筑單位提交的材料會保存到云端數(shù)據(jù)庫，以此來保證檔案的安全和質(zhì)量。最后一點是城建檔案數(shù)字化建設(shè)的儲存空間的容量非常大，與紙質(zhì)的檔案管理方式相比對空間的占用非常小，并且安全性較好，不同于紙質(zhì)的檔案材料，一旦遭到破壞就沒辦法復(fù)原。電子檔案是將檔案信息儲存在計算機中，不會受到外界環(huán)境的影響，檔案信息安全得到了保證。城建檔案的信息量非常多，電子檔案在進(jìn)行管理時會比紙質(zhì)檔案管理有效率的多。

二、城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)面臨的困難

1.來自電子文件和電子檔案管理方面的困難

隨著時代的發(fā)展城建檔案管理朝著數(shù)字化的方向不斷的建設(shè)和發(fā)展，也已經(jīng)初步完善了檔案管理體系。但是如今城市建設(shè)發(fā)展迅速增加了城建資料、工程文件的數(shù)量，給城建檔案管理增加了工作量。因此在電子文件和電子檔案管理方面就出現(xiàn)了很多問題。在工作量如此大的情況下，手工管理資料的方式已經(jīng)不能達(dá)到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)了，手工管理的方式會使檔案管理工作變得越來越困難。電子文件和電子檔案管理當(dāng)中存在著沒有統(tǒng)一分類和編制、編制時間長、收集效率低、信息化水平低等問題。在建筑施工過程中的文件資料和施工完成后的文件資料編制的時間是不同的，在文件編制和分類上都存在著差異，這樣在提交文件的檢索上會出現(xiàn)問題，就需要重新返工編制。而且由于施工時間間隔比較久，手工管理的文件容易出現(xiàn)丟失不見的現(xiàn)象。在文件的編制上如果時間過長效率就會降低，還會增加成本。在信息收集上，提交材料的時間間隔過長，收集系統(tǒng)就要多次進(jìn)行整理，會降低收集信息的效率。電子文件和電子檔案管理的信息化水平比較低，系統(tǒng)中文件和資料的檢索功能效率不高。

2.來自數(shù)字化管理的困難

數(shù)字化管理方面的困難主要是工作人員的專業(yè)度不夠。電子信息設(shè)備是需要專業(yè)人員進(jìn)行操作的，但在現(xiàn)階段專業(yè)技術(shù)人才比較缺乏，現(xiàn)存的技術(shù)人員數(shù)量不足的情況下根本無法應(yīng)對持續(xù)更新的電子信息時代。因此面對這一現(xiàn)狀要重新調(diào)節(jié)檔案管理人員的知識構(gòu)建，要對檔案管理人員進(jìn)行電子信息技術(shù)的培訓(xùn)。而且如今信息技術(shù)發(fā)展的速度很快，每隔一段時間電子設(shè)備技術(shù)就會進(jìn)行更新，因此對檔案管理人員的信息技術(shù)知識的培訓(xùn)也要定期進(jìn)行，保證檔案管理人員可以對電子信息設(shè)備進(jìn)行專業(yè)的操作和維護(hù)，讓電子信息設(shè)備可以保持正常的運行。故而要加強檔案管理人員的專業(yè)電子設(shè)備操作技術(shù)，更好的促進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

三、加強對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

1.規(guī)范軟件的標(biāo)準(zhǔn)

我國的城建檔案管理單位已經(jīng)將手工管理的方式變成電子軟件系統(tǒng)管理的方式。但引進(jìn)開發(fā)的電子軟件系統(tǒng)還存在著軟件標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的問題。這就會造成在軟件的使用過程中出現(xiàn)問題。因此要統(tǒng)一規(guī)范軟件的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理網(wǎng)絡(luò)能夠順利地銜接，從而加強城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

2.加強數(shù)字化建設(shè)、專業(yè)人才培養(yǎng)

上級要予以重視，完善軟、硬件方面上的配套設(shè)施，提高對城建檔案管理的

認(rèn)知，將其數(shù)字化建設(shè)加入到行政主管重要工作議事日程當(dāng)中，加強對城建檔案管理工作的宣傳，保障數(shù)字建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時，還要加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)，調(diào)整檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，除了檔案管理知識之外，還要加強計算機、數(shù)據(jù)庫管理等電子技術(shù)相關(guān)方面的知識，若引進(jìn)技術(shù)相關(guān)人才要加以檔案管理知識的細(xì)化培養(yǎng)，如檔案的采集、資源處理、數(shù)據(jù)庫加工、審核加工等，從而保證各電子信息設(shè)施的正常運行和系統(tǒng)的升級更新，提升城建檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是符合信息時代標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理建設(shè)，對建筑信息進(jìn)行數(shù)字化的管理提高了工程建設(shè)的信息利用率，建筑工程有更加清晰的數(shù)據(jù)對比，從而為建筑工程和城市政府的數(shù)據(jù)分析決策提供便利。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中要將加強檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)，保證檔案管理電子信息設(shè)備的正常運行。

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