周建峰
為避免缺少字體,將字體嵌入文檔是目前最常用的方法之一。無論是Word文檔還是PPT演示文稿,都可以在保存文檔時將字體嵌入其中,這樣文檔所用的字體就和文檔合為一體,在其他電腦上播放也就沒有了意外。
在Word 2013(或者2016)中打開文檔,單擊“文件→選項”彈出對話框,切換到“保存”選項,勾選“將字體嵌入文件”選項(圖1),選擇“僅嵌入文檔中使用的字符”,則文檔到了其他電腦上能正常顯示,但是如果進(jìn)行編輯修改,新增了其他文字,則這些新增的文字就無法使用特殊字體來顯示;勾選“不嵌入常用系統(tǒng)字體”,可以將系統(tǒng)自帶的那些字體不嵌入到文檔中,可以有效地減小文檔的字體。
在PowerPoint 2013(或2016)中打開演示文稿,和Word操作一樣,同樣打開“選項”對話框(圖2),勾選“將字體嵌入文件”,如果勾選“僅嵌入演示文稿中使用的字符(適于減小文件大?。瑒t可以確保演示文稿中已有文字不變形,但是不能添加其他文字;選擇“嵌入所有字符(適于其他人編輯)”,則可以對文稿進(jìn)行任意修改,無論增刪文字,都可以應(yīng)用特殊字體。
對于創(chuàng)建的PDF文檔,同樣可以將特殊字體嵌入到文檔中。比如,用迅捷PDF編輯器制作PDF文檔,在使用特殊字體后,可以選中該部分的文字,然后在右側(cè)的“文字屬性”面板中,可以選擇“使用嵌入字體”(圖3),選擇“是”則將該字體嵌入到了當(dāng)前文檔中。如果使用Adobe Acrobat、福昕PDF編輯器等工具,在里面同樣有嵌入字體選項,操作上大同小異。
在嵌入字體時,如果完全嵌入字體,則文檔大概會多增加字體文件的體積。另外最好是在文檔基本上編輯結(jié)束了,沒有多大改動后再進(jìn)行嵌入字體操作。這樣可以避免保存文件時,電腦會時不時地卡住,有些甚至?xí)小凹偎馈钡母杏X,從而提高工作效率。
所謂安全字體就是系統(tǒng)中自帶的字體,如微軟雅黑、宋體、仿宋、黑體、華文彩云、華文細(xì)黑、華文新魏、華文行楷、華文中宋、楷體、隸書、幼圓等,這些都是十分經(jīng)典而且使用最為廣泛的字體。普通Word、PDF、網(wǎng)頁文檔中,一般不需要太繁雜的字體,微軟雅黑或黑體用作標(biāo)題,宋體或楷體用于正文差不多就夠了。假如普通文檔中所用字體過于花哨,可以嘗試將特殊字體替換為安全的常用字體。
打開Word文檔,切換到“開始→替換”彈出窗口,單擊下方的“更多”按鈕顯示完整對話框,單擊“查找內(nèi)容”后的輸入框,然后單擊最下方的“格式”選擇“字體”(圖4)。選擇所用的特殊字體,再單擊“替換為”后的輸入框,同樣單擊下方的“字體”,選擇所要替換的安全字體。最后單擊“全部替換”按鈕,即可看到所選的特殊字體都被替換為安全字體。
PPT中同樣可以將特殊字體替換為安全字體。首先PPT自帶了字體替換功能,其次也可以使用“PPT美化大師”插件進(jìn)行功能更強(qiáng)大的字體替換,具體參閱2017年第24期《以一當(dāng)十 PPT中圖文的批量處理》一文。
避免缺少字體還有一種方法,就是根據(jù)文件安裝補(bǔ)齊相應(yīng)的特殊字體。這里給大家推薦一款名為“鏈圖云”的工具(http://www. qiuziti.com/font_assistant. html),它能自動補(bǔ)齊PPT、PDF等文件缺失的字體。還能將文件和字體打包在一起。
打開鏈圖云選擇“字體助手”,單擊“字體補(bǔ)齊”按鈕,這里可以自動為PPT、PDF、PSD、CDR、AI五種常見的文檔補(bǔ)齊字體。單擊“打開文件”按鈕選擇相應(yīng)的文檔,并自動對文檔進(jìn)行檢測,然后會列出文件中所有的字體,以及當(dāng)前電腦缺少的字體(圖5)。單擊“一鍵補(bǔ)全”按鈕會自動下載并安裝缺少的字體。單擊“字體打包”按鈕,選擇“同時打包原文件”,可以將文檔和所用的一起打包在一起,這樣分享給他人后就不會缺少字體,確保萬無一失。
網(wǎng)絡(luò)上有很多字庫可以下載,如方正字庫、文鼎字庫等都是常用的字庫,特別是一些微信公眾號中有打包字體庫的下載鏈接,我們只要不用于商業(yè)用途,就可以下載使用。下載的字庫,如果右擊選擇“安裝”,會自動復(fù)制到系統(tǒng)目錄的Font文件夾(X:\Windows\ Fonts,X表示系統(tǒng)盤符)。字體安裝過多會明顯拖慢系統(tǒng)速度,所以推薦大家安裝字體的快捷方式。先進(jìn)入字體文件夾(Font),單擊“字體設(shè)置”按鈕打開設(shè)置界面(圖6),勾選下方的“允許使用快捷方式安裝字體(高級)”。以后安裝字體時,右擊下載在非系統(tǒng)盤中的字體文件,選擇“作為快捷方式安裝”,這樣字體就不會被復(fù)制到Font文件夾中。