信息化時代事業(yè)單位檔案管理問題思考

范文琪

隨著信息化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作需要摒棄以往傳統(tǒng)工作模式，查找自身存在的問題，不斷優(yōu)化工作流程，提升工作效率，才能適應當前改革工作需求。本文將以事業(yè)單位檔案管理為研究對象，對信息化時代事業(yè)單位檔案管理中存在的問題做出分析，并且針對檔案信息化管理對策做出自己的分析與建議，希望能夠為相關(guān)專業(yè)提供可以參考的理論依據(jù)。

事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

順應時代的發(fā)展。事業(yè)單位的檔案信息化管理是時代發(fā)展的需要，隨著改革開放力度的不斷增加，我國的經(jīng)濟得到了極大的發(fā)展，立足市場經(jīng)濟需求是時代發(fā)展的需要，事業(yè)單位必然要立足于市場需求，不斷改革創(chuàng)新，不斷淘汰事業(yè)單位中落后的部分，將信息化帶入到檔案管理中，在傳統(tǒng)模式下不斷改革創(chuàng)新。現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理敲響了警鐘。檔案的管理離不開對檔案內(nèi)容的研究、查閱，在傳統(tǒng)模式中，檔案的調(diào)出程序極其復雜，經(jīng)過層層審批，時間長，效率低，給事業(yè)單位的檔案管理帶來了極大的不便?，F(xiàn)如今，隨著科研的不斷深入，現(xiàn)代社會對檔案查閱的需求大增，傳統(tǒng)模式的復雜程序存在一系列問題，所以大力加強我國檔案管理的法治建設研究可以促進社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，實現(xiàn)事業(yè)單位利益的最大化。

深化事業(yè)單位的改革。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)模式下的檔案管理已落后于時代的潮流，不適應當今社會的發(fā)展。由于經(jīng)濟發(fā)展的需要，事業(yè)單位就必須淘汰技能落后，跟不上時代技術(shù)的員工，淘汰落后的生產(chǎn)機制，不斷創(chuàng)新，促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。新模式下，競爭上崗制度必然會代替終身崗位制，從傳統(tǒng)模式中蛻變出來。檔案管理質(zhì)量逐漸提高，檔案管理的種類和功能逐漸豐富起來，不像傳統(tǒng)模式中只能局限在人工審核項目中，增加了網(wǎng)絡服務功能和智能化數(shù)字化功能，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入到了檔案管理中。而進行事業(yè)單位檔案管理研究的同時，也加快了事業(yè)單位的改革。員工失業(yè)的背后是改革傳統(tǒng)工作體制，競爭上崗，增強事業(yè)單位活力，讓事業(yè)單位充分吸納人才，引進新鮮血液。加強我國事業(yè)單位檔案管理的研究，可以從基本上保障事業(yè)單位的全面發(fā)展，深化事業(yè)單位的改革。

促進我國檔案的公開性與透明度。促進我國檔案的公開性與透明度，同時也促進了我國社會主義法律體系的建立。檔案管理在我國居民的日常生活中和國家管理中占據(jù)至關(guān)重要的位置，在工作過程中保障我國事業(yè)單位檔案的公開性與透明度，就必須加強我國檔案管理的法治建設研究。保障我國事業(yè)單位檔案的公開性與透明度，促進單位的檔案的真實性，要求各部門內(nèi)部相互監(jiān)督，避免部分工作人員進行非法操作，損害普通人民群眾的利益。

事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

檔案管理認識及管理體系存在問題。近年來，由于沒有把檔案管理工作擺上應有的位置，很多事業(yè)單位領(lǐng)導沒有對檔案信息化管理工作沒有足夠認識。比較突出的問題是，事業(yè)單位各部門對檔案信息化管理宣傳不到位，信息化工作意識缺失，影響了后續(xù)檔案信息化管理相關(guān)技術(shù)的應用。此外，由于檔案管理認知存在局限性，導致一些事業(yè)單位雖然建立了檔案信息化管理方案，但其內(nèi)部工作機制隨意性也較大，整體的管理處于一個混亂、松散狀態(tài)。檔案管理的各個管理部門之間各自為政，缺乏信息溝通，交流與共享。如此一來，不僅會費時費力，而且不同單位的管理系統(tǒng)有所不同，會給查詢者帶來非常大的麻煩和不便。

檔案信息化管理制度不夠全面。我國事業(yè)單位檔案信息化管理公開性和透明度不高，主要是檔案管理制度建設不完善。檔案的管理沒有完善的制度保障，存在部分管理人員鉆制度漏洞，故意增加審批程序，以手續(xù)不齊全為理由，阻礙公民查詢自己的檔案，破壞公民的知情權(quán)。導致檔案信息化透明度不高的次要原因，是監(jiān)管部門的執(zhí)法力度不夠，沒有嚴格按照法律法規(guī)辦事，沒有真正做到執(zhí)法必嚴、違法必究，造成各部門知法犯法，破壞法律的威嚴性，獲取巨大的經(jīng)濟效益。在這個過程中，管理人員隨意查看、販賣、破壞檔案內(nèi)容，不僅破壞了檔案的管理工作，還損害了人民群眾的利益，在很大程度上造成了公民的信息外泄，導致事業(yè)單位信息混亂。

信息化建設基礎程度不高。對于職業(yè)道德培養(yǎng)工作來說，目前許多事業(yè)單位也存在的許多問題。隨著近幾年高校規(guī)模的不斷擴大，每年畢業(yè)生數(shù)量呈現(xiàn)穩(wěn)定提升狀態(tài)，這就要求企業(yè)在員工招聘規(guī)模擴充的同時，加強檔案管理職業(yè)技能培養(yǎng)，但是實際問題是員工數(shù)量提上去了，可是員工職業(yè)技能質(zhì)量反而下降了。其中最主要的一個原因就是事業(yè)單位過分注重員工的學歷，只注重員工能否為企業(yè)創(chuàng)造利潤，而員工有沒有良好的職業(yè)技能往往受到了忽略。

其次，大學檔案管理專業(yè)教育觀念陳舊。眾所周知，近幾年國家對于教育問題越來越重視，提出了很多新的政策方針，這對于事業(yè)單位提升自身檔案信息化管理工作來說，是一個非常好的發(fā)展機遇，但是比這在調(diào)查研究過程中發(fā)現(xiàn)，一些大學對于檔案信息化管理基礎技能教育重視程度不夠，從而導致學生在面臨檔案管理工作時采取消極態(tài)度，使自身的專業(yè)能力和知識體系都無法及時更新。

事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)化對策

通過上述兩部分，對于我國事業(yè)單位檔案信息化管理工作改革意義與存在的問題有了一個比較清晰的了解，那么在今后工作中相關(guān)工作人員如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理目標呢？接下來筆者就針對這個問題談一下自己的看法與建議。

檔案管理者轉(zhuǎn)變觀念，努力學習新技術(shù)。檔案管理者要順應檔案管理信息化這一大趨勢，并學習大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)點和缺點，抓住機會學習和借鑒一些國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理的案例，甚至于可以借鑒其他行業(yè)的優(yōu)秀案例來提升事業(yè)單位檔案管理的能力，不斷提升一線檔案管理工作者對于事業(yè)單位檔案大數(shù)據(jù)的處理技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。這是一項巨大的工程，任重而道遠。

加強領(lǐng)導信息化重視程度。檔案信息化管理工作不僅是基層工作人員自身的問題，同時也與領(lǐng)導的觀念息息相關(guān)，事業(yè)單位領(lǐng)導要加強信息化觀念。我國的很多領(lǐng)導階層對檔案信息化管理的認識并不充分，在人員調(diào)動上也缺乏合理的分配方式，在分配檔案管理工作人員時，甚至認為檔案管理工作不能帶來實質(zhì)性的經(jīng)濟效益。人員分配可有可無，并且大多數(shù)領(lǐng)導簡單地認為檔案管理工作只是對一些基礎的檔案信息進行記載、收集、整理并且保管，不需要耗費大量的人力、物力、財力進行深度調(diào)研，跟沒有必要建立信息化工作系統(tǒng)，在人員配置過程中減少甚至不分配人員管理，有些領(lǐng)導甚至不設立檔案管理部門，由其他管理部門共同管理，認為檔案管理工作是和事業(yè)單位實際的生產(chǎn)經(jīng)營活動脫離開的，可以獨立存在。在這種觀念下，職工缺乏檔案信息化管理工作意識。所以，在具體的工作中要加強領(lǐng)導的管理、控制觀念。檔案管理工作不是獨立于各部門之外的，需要各部門共同合作、相互監(jiān)管。在檔案管理工作開展中，領(lǐng)導和員工要不斷加強正確的檔案管理意識，意識到檔案管理的重要性，明白到檔案信息化管理工作并不是獨立出來的個體，要不斷增強領(lǐng)導的意識，帶動底層職工一起學習深化。

制定相適應的制度，規(guī)范檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應信息化大數(shù)據(jù)時代的農(nóng)業(yè)檔案管理了，因此，要讓該行業(yè)跟上時代步伐，首先就是要從上層建筑來規(guī)范，制度層面對規(guī)范檔案管理，我們需要集齊政府層面工作人員、科研人員和農(nóng)業(yè)技術(shù)人員以及一線工作者一起來研究農(nóng)業(yè)檔案信息化新制度的內(nèi)容，合力建立起大數(shù)據(jù)時代適合農(nóng)業(yè)行業(yè)的檔案管理制度，并考慮農(nóng)業(yè)行業(yè)的特殊性，可以請教信息化大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù)人員參與到當中來，建立起可操作性強的農(nóng)業(yè)檔案管理制度。這樣一來方便數(shù)據(jù)整理，二來方便查找和利用數(shù)據(jù)。

建立科學合理的檔案管理職業(yè)技能評價體系。當然，要想建立良好的事業(yè)單位檔案信息化管理體系，單靠事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)章制度約束是不夠的，換句話來說它還需要員工的自律。具體來說，事業(yè)單位檔案管理部門要建立嚴格的員工準入機制，完善的教育和考核機制，健全檔案信息化管理體制與賞罰激勵機制，制定完整、系統(tǒng)的職業(yè)道德評價體系，建立完備的工作檔案等。共同擔負起教育和溝通疏導的責任，將職業(yè)道德教育與職業(yè)技能教育并重，促使事業(yè)單位檔案信息化管理員工主動參加，將職業(yè)技能提升作為自己生存和發(fā)展的前提與基礎。

綜上所述，新時期事業(yè)單位發(fā)展需要新技術(shù)、新機制的支持，對于檔案管理工作來說，不僅要在專業(yè)技能上有較強的競爭力，而且還要在工作人員技能培養(yǎng)方面加大提升力度，通過本文的分析可以看出，事業(yè)單位檔案信息化管理工作是一項綜合型的系統(tǒng)工作，需要事業(yè)單位對員工的管理技能進行加強，同時還要對自身管理制度進行完善，充分利用兩者的優(yōu)勢與互補作用，形成合力，充分激發(fā)企業(yè)員工的積極性與自覺性，共同推進兩者工作發(fā)展。