李新生

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是社會(huì)的進(jìn)步，我們?nèi)祟?lèi)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了數(shù)字化時(shí)代。然而，我們的檔案管理工作還未能與時(shí)俱進(jìn)，未能全面而迅速地與時(shí)代發(fā)展接軌，因而某種程度上制約了檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展，尤其是在我們大力提倡全面構(gòu)建服務(wù)型政府理念的前提下，我們檔案管理工作實(shí)際上未能充分發(fā)揮現(xiàn)代服務(wù)功能。面對(duì)數(shù)字化時(shí)代，我們的檔案管理只有堅(jiān)持走數(shù)字化管理的道路才能真正適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能為社會(huì)的科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)出我們檔案管理工作的智慧與力量。

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，以保密性為借口，各自為政，各行其是。因?yàn)闄n案管理工作本身的性質(zhì)和特點(diǎn)決定，任何行業(yè)、單位與個(gè)體的信息其實(shí)都是具有保密性的，這在當(dāng)今社會(huì)人們普遍重視維權(quán)與隱私權(quán)保護(hù)的大背景下，最大程度保護(hù)人們的信息，其實(shí)一直是人們的愿景，更是社會(huì)發(fā)展的必然。然而，這也給不同行業(yè)、不同部門(mén)的檔案管理工作提供了各自為政的借口。所以，時(shí)至今日，我們所看到的依然是一個(gè)行業(yè)有一個(gè)行業(yè)的管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)部門(mén)又有自己部門(mén)的管理制度與操作流程，不同行業(yè)與不同部門(mén)之間很少有管理方面的真正交流，更不用說(shuō)是合作了。

其次，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理卻沒(méi)有真正利用好大數(shù)據(jù)。不是因?yàn)槲覀儧](méi)有實(shí)力，更不是因?yàn)槿狈夹g(shù)支撐，而是因?yàn)樵谒枷胍庾R(shí)里我們不能。檔案是隱私，是保密的，怎能利用大數(shù)據(jù)而共享呢？就是這樣的思想觀念與指導(dǎo)思路，致使我們到現(xiàn)在也沒(méi)有一個(gè)在大數(shù)據(jù)平臺(tái)下可以用來(lái)共享的科學(xué)的管理機(jī)制。

此外，人才匱乏，經(jīng)驗(yàn)不足，思想觀念陳舊，尤其是缺乏融會(huì)貫通的通識(shí)性檔案管理人才。不同行業(yè)，不同部門(mén)的專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才，從整體來(lái)看還是缺乏的，尤其是基層的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員更是匱乏。雖然最近幾年里我們也重視了相關(guān)人員的培養(yǎng)與選拔，但是，作為管理部門(mén)的檔案員總是無(wú)法迅速應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，他們?nèi)狈?shù)字化管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

二、新時(shí)代檔案管理為什么要走數(shù)字化管理道路

隨著人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)力水平的不斷提高，特別是現(xiàn)代技術(shù)諸如現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們?nèi)祟?lèi)社會(huì)已經(jīng)全面開(kāi)啟了信息時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+模式下的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也正在全面開(kāi)啟人類(lèi)的新生活，我們?nèi)祟?lèi)社會(huì)已經(jīng)真正進(jìn)入了信息化時(shí)代、數(shù)字化時(shí)代。那么，作為服務(wù)部門(mén)的檔案管理工作理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，堅(jiān)持走數(shù)字化管理的道路，充分利用好大數(shù)據(jù)平臺(tái)，科學(xué)管理，高效管理，努力提高管理的質(zhì)量與服務(wù)水平，為現(xiàn)代化社會(huì)的全面發(fā)展注入新鮮活力。這是時(shí)代發(fā)展的要求。與此同時(shí)，就我們檔案管理工作本身發(fā)展來(lái)講，相對(duì)于傳統(tǒng)管理制度下的信息豐富而管理混亂、人員冗雜而管理低效的不爭(zhēng)事實(shí)，數(shù)字化管理可以節(jié)約管理成本，尤其能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展而提供高效、快捷、高水準(zhǔn)的服務(wù)。

三、新時(shí)期的檔案管理工作如何走數(shù)字化管理的道路

所謂數(shù)字化管理道路，其實(shí)就是基于現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的大平臺(tái)上的數(shù)字管理技術(shù)道路。我們堅(jiān)信：未來(lái)的人類(lèi)社會(huì)一定是高度發(fā)展的數(shù)字化生活社會(huì)，任何制度下的政府管理職能都將更加凸顯服務(wù)性。所以，檔案管理工作也必將走上數(shù)字化管理道路。

更新思想觀念，用數(shù)字化管理的理念武裝自己。

人類(lèi)已經(jīng)全面開(kāi)啟了數(shù)字化生活時(shí)代，那么，作為人們享受生活服務(wù)的檔案管理工作就該理所當(dāng)然地順應(yīng)這一時(shí)代發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，為人們提供快捷、科學(xué)、高效的信息服務(wù)。

著手制定統(tǒng)一的國(guó)家層面的基于數(shù)字化管理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)范。

盡管不同行業(yè)、不同部門(mén)之間各類(lèi)信息異常龐雜，但是，如果還繼續(xù)執(zhí)行以往的部門(mén)管理標(biāo)準(zhǔn)，那么我們就無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，尤其不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求。雖然，面對(duì)紛繁復(fù)雜的情況，要想制定一個(gè)相對(duì)科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)是件非常困難的事情，但是，我們也要著手做，而且要做得迅速，做得科學(xué)。否則的話(huà)，有那么一天，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲覀兊慕杩诨蛘咭驗(yàn)榈挠^望，我們真的為大數(shù)據(jù)時(shí)代所淘汰了。

要制定這樣一個(gè)基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，需要黨和國(guó)家統(tǒng)籌兼顧，在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，充分考慮不同行業(yè)、不同部門(mén)信息管理的性質(zhì)、功能以及作用，確保其在大數(shù)據(jù)平臺(tái)下科學(xué)運(yùn)營(yíng)，又能充分發(fā)揮監(jiān)督與管理作用。

科學(xué)制定大數(shù)據(jù)平臺(tái)下檔案管理工作必須堅(jiān)持的原則或者法律。

首先，應(yīng)當(dāng)是保密性與服務(wù)性相結(jié)合的原則。因?yàn)闄n案信息的特殊性，所以我們?cè)谝婪ㄒ酪?guī)管理的前提下，必須將保密性原則放在首位，這既是現(xiàn)代社會(huì)人類(lèi)生存權(quán)的體現(xiàn)，又是以人為本管理理念的最好彰顯。然而，任何人都不得以保密性為借口而忽視或者弱化服務(wù)性原則，這是因?yàn)樵诂F(xiàn)代社會(huì)里依法享有政府提供的服務(wù)同樣是每個(gè)公民的權(quán)利。所以，為社會(huì)發(fā)展以及所要的人及時(shí)準(zhǔn)確提供便捷、高效的服務(wù)，將成為未來(lái)檔案管理工作者的中心任務(wù)。不是為管理而管理，而是用管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這才是檔案管理的終極目的。

其次，堅(jiān)持科學(xué)性與共享性相結(jié)合的原則?？茖W(xué)性，就是所有的檔案信息采集、錄入、存儲(chǔ)、應(yīng)用等都必須保證準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)確保這些信息在大數(shù)據(jù)平臺(tái)上不被惡意篡改、使用。所謂共享性，就是指在大數(shù)據(jù)平臺(tái)之上，只要通過(guò)合理申請(qǐng)、操作就能享受相應(yīng)的服務(wù)。例如我們信訪(fǎng)檔案信息管理與公檢法甚至社保部門(mén)等的信息管理，使用的是同一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，共同運(yùn)作在大數(shù)據(jù)平臺(tái)之上。對(duì)于那些基本性信息，系統(tǒng)可以提供給任何一個(gè)管理部門(mén)，我們可以成為公開(kāi)的明示性信息，也可以叫絕對(duì)共享信息，不同行業(yè)、不同部門(mén)沒(méi)有必要都要錄入管理，由系統(tǒng)平臺(tái)共享提供即可。在同一個(gè)大數(shù)據(jù)平臺(tái)上，不同部門(mén)只需根據(jù)自己的管理職能或者服務(wù)職能來(lái)建設(shè)、管理自己領(lǐng)域的信息即可。這樣既可減少重復(fù)性管理，又能真正降低管理成本，尤其是能為需要者提供及時(shí)、便捷的服務(wù)。應(yīng)該說(shuō)，這也應(yīng)當(dāng)是我們政府管理更加科學(xué)、社會(huì)發(fā)展更加文明的最好體現(xiàn)。

總之，我們?nèi)祟?lèi)社會(huì)的大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)經(jīng)全面開(kāi)啟，人類(lèi)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中所能提供的以及人們所希求的服務(wù)也必然會(huì)以全新的面貌展現(xiàn)，所以，我們的檔案管理工作必須正視這一事實(shí)，而且盡快走上數(shù)字化管理的道理，為現(xiàn)代社會(huì)的全面發(fā)展、科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力。