某醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理內(nèi)部控制執(zhí)行力探討

李淑梅 林寶生

摘要：目的：提升醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的管理水平和管理效益。方法：采用描述分析等方法對(duì)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理現(xiàn)狀、內(nèi)部控制執(zhí)行力存在的問(wèn)題以及尋找優(yōu)化內(nèi)部控制的辦法等方面進(jìn)行探討。結(jié)果：分析發(fā)現(xiàn)該院檢驗(yàn)試劑管理流程不規(guī)范、信息管理程度不高、內(nèi)部控制環(huán)境有待改善、控制執(zhí)行力欠佳、內(nèi)部審計(jì)缺位等，建議從改善內(nèi)部控制環(huán)境、加強(qiáng)信息化管理建設(shè)和內(nèi)部監(jiān)督建設(shè)方面強(qiáng)化醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檢驗(yàn)試劑；管理；內(nèi)部控制

檢驗(yàn)試劑作為醫(yī)院醫(yī)療耗材的重要組成部分，其在醫(yī)院使用的品種之雜、數(shù)量之多、耗用金額之大且管理之難，應(yīng)當(dāng)成為繼藥品管理之后醫(yī)院內(nèi)部控制的關(guān)鍵業(yè)務(wù)，并引起醫(yī)院高度重視。本文擬對(duì)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理現(xiàn)狀，內(nèi)部控制執(zhí)行力存在的問(wèn)題加以剖析與探討，尋找優(yōu)化內(nèi)部控制的方法，以達(dá)到提高醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的管理水平和管理效益。

一、檢驗(yàn)試劑管理現(xiàn)狀及內(nèi)控存在的問(wèn)題

近幾年來(lái)，隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和檢驗(yàn)手段的不斷提升，檢驗(yàn)試劑需求量伴隨著醫(yī)院檢驗(yàn)項(xiàng)目的大幅度增加而不斷攀升，就該醫(yī)院而言，其年采購(gòu)支出已經(jīng)從2012年的1997.48萬(wàn)元增加至2016年的4898.67萬(wàn)元，且呈逐年快速上升趨勢(shì)。但醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的管理卻停留在半傳統(tǒng)的管理模式上，內(nèi)部控制存在諸多風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。

（一）管理意識(shí)不強(qiáng)，內(nèi)部控制環(huán)境有待改善

在物資管理方面，上至國(guó)家下至醫(yī)院都非常重視藥品流通管理，特別在藥品采購(gòu)上下足了功夫，不斷探索與改革，從最初期不成熟的藥品“集中招標(biāo)”到如今更為科學(xué)的“聯(lián)合限價(jià)、陽(yáng)光采購(gòu)”，目的都是為了提高藥品流通管理的效益，解決百姓看病貴的問(wèn)題，糾正藥品不良的購(gòu)銷行為，也取得較好的社會(huì)效益。但對(duì)醫(yī)療耗材特別是檢驗(yàn)試劑流通管控方面卻沒(méi)有引起醫(yī)院管理層的足夠重視，以至于管理留于形式，出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。

（二）管理流程不規(guī)范，內(nèi)部控制執(zhí)行力欠佳

經(jīng)調(diào)查，包括該院在內(nèi)的多數(shù)醫(yī)院，檢驗(yàn)試劑的管理流程基本相同，其檢驗(yàn)試劑的驗(yàn)收、保管均由所使用的部門負(fù)責(zé)；檢驗(yàn)試劑的采購(gòu)，表面上是由藥劑部門或后勤部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，但實(shí)質(zhì)上也是使用部門負(fù)責(zé)；只有票據(jù)的出入庫(kù)手續(xù)在負(fù)責(zé)采購(gòu)的部門辦理。這樣的流程不規(guī)范，也是錯(cuò)誤的。

1.供應(yīng)商將試劑送達(dá)檢驗(yàn)部門時(shí)檢驗(yàn)人員一般只是按照品種、數(shù)量簽收，對(duì)于票據(jù)信息如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、批號(hào)、效期等是否準(zhǔn)確，產(chǎn)品包裝、標(biāo)識(shí)是否符合國(guó)家規(guī)定并沒(méi)有嚴(yán)格把關(guān)，檢驗(yàn)試劑代理商眾多且資質(zhì)參差不齊，運(yùn)輸過(guò)程的安全性難以監(jiān)控，加上票據(jù)報(bào)送不及時(shí)更無(wú)從監(jiān)督。這樣的流程很難保證檢驗(yàn)試劑的質(zhì)量，進(jìn)而影響臨床檢驗(yàn)的結(jié)果。

2.目前醫(yī)院檢驗(yàn)試劑執(zhí)行的采購(gòu)價(jià)格，雖然經(jīng)過(guò)醫(yī)院物資采購(gòu)審批委員會(huì)的審批，但基本上是使用科室與供應(yīng)商協(xié)商好的價(jià)格，所以說(shuō)檢驗(yàn)試劑的采購(gòu)實(shí)則也是使用試劑的檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)。這樣不僅無(wú)法管控試劑成本，不相容的崗位也不能徹底分離，容易出現(xiàn)漏洞，滋生腐敗現(xiàn)象。

（三）內(nèi)部審計(jì)缺位，難以發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的作用

在醫(yī)療耗材管理方面，內(nèi)部審計(jì)的職責(zé)之一是對(duì)管理流程設(shè)計(jì)與執(zhí)行情況的分析與評(píng)估，尋找管理各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險(xiǎn)并加以防范。但目前大多數(shù)醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)不容樂(lè)觀，特別是三級(jí)以上醫(yī)院雖然設(shè)置內(nèi)部審計(jì)部門，但在人員配置上嚴(yán)重不足，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人員，因而工作質(zhì)量也無(wú)法滿足內(nèi)部控制對(duì)內(nèi)審的要求。據(jù)了解，該醫(yī)院的內(nèi)審部門從未涉足過(guò)檢驗(yàn)試劑管理的審計(jì)工作，更談不上職能的發(fā)揮。內(nèi)部審計(jì)功能的缺位，導(dǎo)致醫(yī)院檢驗(yàn)試劑內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制功能的失效。

（四）信息化管理程度低，給檢驗(yàn)試劑管控帶來(lái)不便

早在幾年前，該醫(yī)院就已經(jīng)采用信息化系統(tǒng)來(lái)核算檢驗(yàn)試劑的入庫(kù)、出庫(kù)業(yè)務(wù)，信息化管理一定程度提高了醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理的工作效率，但信息化管理程度并不高。主要表現(xiàn)在：

1.采購(gòu)預(yù)算安排停留在手工作業(yè)。

據(jù)了解，醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃的安排由檢驗(yàn)部門手工編制，但手工編制的計(jì)劃隨意性大，可能導(dǎo)致試劑采購(gòu)計(jì)劃與醫(yī)院其他計(jì)劃如業(yè)務(wù)計(jì)劃脫節(jié)，造成庫(kù)存的積壓或短缺，從而影響醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)。

2.信息系統(tǒng)僅用于票據(jù)的入庫(kù)和出庫(kù)業(yè)務(wù)，難以防范檢驗(yàn)試劑管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)。

（1）檢驗(yàn)試劑供應(yīng)商資質(zhì)的審核與評(píng)價(jià)，是確保檢驗(yàn)試劑真實(shí)、有效性的依據(jù)。但醫(yī)院檢驗(yàn)試劑供應(yīng)商資質(zhì)材料依然以紙質(zhì)形式保存，審核時(shí)單靠人力來(lái)完成，工作效率低，也容易出現(xiàn)差錯(cuò)；同樣，當(dāng)試劑使用的不良事件發(fā)生時(shí)，也無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確地查詢到試劑的來(lái)源，不能為舉證提供資料，存在安全管理和溯源管理的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

（2）檢驗(yàn)試劑存放在使用部門且處于無(wú)賬狀態(tài)，試劑的有效期也難以監(jiān)控，容易造成過(guò)期變質(zhì)，存在質(zhì)量管理風(fēng)險(xiǎn)。

（3）由于試劑的驗(yàn)收、保管由使用部門負(fù)責(zé)，采購(gòu)部門在收到票據(jù)時(shí)即辦理入庫(kù)和出庫(kù)手續(xù)，檢驗(yàn)試劑核算系統(tǒng)中的檢驗(yàn)試劑處于零庫(kù)存狀態(tài)，與實(shí)際情況不符，將導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)如試劑的消耗支出、庫(kù)存金額等不真實(shí)，這樣既違背了“權(quán)責(zé)發(fā)生制”的會(huì)計(jì)核算原則，也存在著較大的財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)。

（4）內(nèi)部信息傳遞效率與效果有待提高。目前，該醫(yī)院的HIS系統(tǒng)局限于臨床一線，醫(yī)院的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、固定資產(chǎn)及耗材系統(tǒng)等都是各自獨(dú)立的子系統(tǒng)，內(nèi)部信息對(duì)接效率不高，也影響了醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理中內(nèi)部控制的實(shí)施[2]。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理內(nèi)部控制的建議

（一）強(qiáng)化管理層意識(shí)

良好的內(nèi)部控制環(huán)境是醫(yī)院檢驗(yàn)試劑內(nèi)部控制得以順利實(shí)施的基礎(chǔ)，醫(yī)院管理層要有全局觀點(diǎn)，重視檢驗(yàn)試劑精細(xì)化管理和內(nèi)部控制，把檢驗(yàn)試劑管理的內(nèi)部控制工作作為醫(yī)院管理的重中之重，為檢驗(yàn)試劑管理實(shí)施內(nèi)部控制創(chuàng)造良好的環(huán)境和基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)新采購(gòu)模式

在目前政府沒(méi)有統(tǒng)一招標(biāo)的情況下，醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的采購(gòu)可以自主進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)。檢驗(yàn)試劑公開(kāi)招標(biāo)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檢驗(yàn)設(shè)備以及試劑的特性分別采取不同的方法。對(duì)于專機(jī)專用的試劑，所需要的品種、規(guī)格、價(jià)格等應(yīng)當(dāng)與檢驗(yàn)設(shè)備配套招標(biāo)，避免日后檢驗(yàn)試劑的采購(gòu)受限于供應(yīng)商。而對(duì)于普通的檢驗(yàn)試劑則可以借鑒現(xiàn)行藥品采購(gòu)的模式，實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)。通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，進(jìn)一步降低采購(gòu)價(jià)格，節(jié)約醫(yī)院經(jīng)營(yíng)成本，防止檢驗(yàn)試劑采購(gòu)的腐敗現(xiàn)象，這也是醫(yī)院內(nèi)部控制的必然要求。

（三）加強(qiáng)信息化管理建設(shè)

在信息化管理建設(shè)中，要嚴(yán)格按照檢驗(yàn)試劑管理制度如采購(gòu)控制制度、請(qǐng)領(lǐng)審批控制制度、采購(gòu)驗(yàn)收制度以及供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入控制制度等的要求強(qiáng)化管理流程，并根據(jù)目前檢驗(yàn)試劑管理系統(tǒng)中存在的突出問(wèn)題加以改進(jìn)：

1.完善預(yù)算管理平臺(tái)。在采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃的安排上，首先通過(guò)試劑信息系統(tǒng)獲取檢驗(yàn)試劑消耗的歷史數(shù)據(jù)并與收費(fèi)系統(tǒng)獲取的歷史數(shù)據(jù)相核對(duì)，形成了下個(gè)周期的計(jì)劃初稿，其次根據(jù)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)計(jì)劃并結(jié)合臨床的實(shí)際需求調(diào)整該計(jì)劃初稿，最后由信息系統(tǒng)自動(dòng)形成下周期的采購(gòu)計(jì)劃，這樣即可以避免盲目采購(gòu)，又便于財(cái)務(wù)監(jiān)督。

2.完善預(yù)警管理平臺(tái)。將供應(yīng)商的資質(zhì)嵌入預(yù)警平臺(tái)由平臺(tái)智能管理，通過(guò)該平臺(tái)，可以很快地調(diào)閲到任意供應(yīng)商的資質(zhì)情況；供應(yīng)商資質(zhì)的效期與檢驗(yàn)試劑的效期一樣，可以通過(guò)該平臺(tái)的預(yù)警功能進(jìn)行管理，以達(dá)到規(guī)避試劑管理流程中的安全風(fēng)險(xiǎn)和質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

3.建立檢驗(yàn)試劑二級(jí)庫(kù)房。面對(duì)日益增多的檢驗(yàn)試劑，為確保檢驗(yàn)試劑規(guī)范化管理，醫(yī)院可以考慮在檢驗(yàn)部門設(shè)立二級(jí)庫(kù)房，并引入條形碼進(jìn)行庫(kù)存管理。即當(dāng)檢驗(yàn)部門使用試劑時(shí)，通過(guò)掃描該試劑的條形碼，系統(tǒng)自動(dòng)減少二級(jí)庫(kù)房的庫(kù)存數(shù)量和庫(kù)存金額，并結(jié)出剩余試劑的庫(kù)存數(shù)量和金額。同時(shí)，財(cái)務(wù)等管理部門可以通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能，獲取檢驗(yàn)部門試劑實(shí)際耗用情況以及試劑在二級(jí)庫(kù)房的庫(kù)存情況，徹底改變醫(yī)院檢驗(yàn)試劑在使用部門的無(wú)賬狀態(tài)，有效規(guī)避管理流程中的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)核算風(fēng)險(xiǎn)。如果系統(tǒng)能夠與醫(yī)院各部門子系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，又可以為醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的管理和內(nèi)部控制提供資料。

4.建立條形碼管理平臺(tái)。由于條形碼管理采用一物一碼，即有利于檢驗(yàn)試劑庫(kù)存的核算和管理，當(dāng)試劑使用的不良事件發(fā)生時(shí)，也能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查詢到試劑的來(lái)源，為舉證提供資料，有效規(guī)避管理流程中的溯源管理風(fēng)險(xiǎn)。

5.完善統(tǒng)計(jì)功能。通過(guò)強(qiáng)化檢驗(yàn)試劑管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能，使管理信息在醫(yī)院內(nèi)部及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞，對(duì)于貫徹落實(shí)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略、執(zhí)行全面預(yù)算、檢驗(yàn)試劑精細(xì)化管理，識(shí)別內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)等都具有重要的作用[2]。

（四）加強(qiáng)內(nèi)審建設(shè)，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)在醫(yī)院檢驗(yàn)試劑等管理中的作用

1.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍建設(shè)

內(nèi)部審計(jì)人員素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量的好壞，因此，醫(yī)院要注重內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高內(nèi)部審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，保證內(nèi)部審計(jì)工作順利開(kāi)展。根據(jù)《內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》，審計(jì)人員除具備一定的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該具有審查的專業(yè)技能和熟練的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，要有較強(qiáng)的分析判斷能力和良好的洞察能力[3]。不僅要精通財(cái)務(wù)及審計(jì)，還要通曉經(jīng)濟(jì)管理、法律、工程及計(jì)算機(jī)等方面的知識(shí)，以適應(yīng)醫(yī)院的不斷發(fā)展。

2.改進(jìn)審計(jì)方法，提高工作效率和監(jiān)督質(zhì)量

通過(guò)管理流程的優(yōu)化和再造，將內(nèi)部控制的要求嵌入醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化和常態(tài)化，使醫(yī)院管理模式由日常管理模式向例外模式轉(zhuǎn)變，提高工作效率和監(jiān)督質(zhì)量[4]。總之，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑購(gòu)銷活動(dòng)全過(guò)程的監(jiān)督、評(píng)價(jià)、控制和服務(wù)，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

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