王 虓，蒲 弦，王 彬

（中國(guó)成達(dá)工程有限公司，成都 610041）

1 設(shè)備計(jì)算書（Excel文檔）的控制與管理

1.1 設(shè)備計(jì)算書（Excel文檔）的概念

設(shè)備計(jì)算書（Excel文檔）與一般科技文檔不同，它包含設(shè)備設(shè)計(jì)的重要信息和設(shè)備設(shè)計(jì)過(guò)程中重要計(jì)算過(guò)程，與設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)標(biāo)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）等密不可分。造成文檔變更的原因也十分復(fù)雜，從創(chuàng)建開始就需要不斷測(cè)試使用，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，遇到設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)變化，都需要對(duì)文檔進(jìn)行小幅更新或整體更新。

1.2 設(shè)備計(jì)算書（Excel文檔）的控制與管理中遇到的問(wèn)題

1.2.1 從文檔使用過(guò)程來(lái)看，不利于設(shè)計(jì)使用和保密

傳統(tǒng)使用過(guò)程通過(guò)作者（專業(yè)負(fù)責(zé)人等）、用戶（設(shè)計(jì)人員）分散化自由傳遞，容易導(dǎo)致用戶使用的文檔版本不一致或不是最新帶來(lái)設(shè)計(jì)偏差。同時(shí)自由傳遞可能被隨意傳遞外部人員造成泄密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失。

1.2.2 從文檔更新（升版）過(guò)程來(lái)看，不利于技術(shù)探索和升級(jí)

使用人員在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或技術(shù)升級(jí)時(shí)就直接升版、分發(fā)了文檔并開始使用和自由傳遞給相關(guān)人員，沒(méi)有統(tǒng)一管理，更新（升版）過(guò)程產(chǎn)生多個(gè)分支，丟失版本主線，同時(shí)也無(wú)法得知變更的具體細(xì)節(jié)和各個(gè)版次間對(duì)各個(gè)版本進(jìn)行比較，進(jìn)而也無(wú)法探尋其中存在的問(wèn)題和技術(shù)/標(biāo)準(zhǔn)變更點(diǎn)，摸索問(wèn)題解決的線索，驗(yàn)證改動(dòng)，提高后續(xù)類似問(wèn)題的改進(jìn)效率。

1.2.3 其他問(wèn)題[1]

（1）從檔案管理角度來(lái)看，不利于有效反應(yīng)文檔管理的全程性和完整性。

（2）從質(zhì)量管理角度看，不利于文件質(zhì)量管理全程控制。

2 解決方案

2.1 整體架構(gòu)

在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中建立文件服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，web服務(wù)器，用文件服務(wù)器統(tǒng)一存放并加密管理相關(guān)文件，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器記錄文件的版次、使用權(quán)限等相關(guān)管理信息，web服務(wù)上建立統(tǒng)一的文檔門戶作為用戶獲取、更新（升版）文檔的唯一入口。計(jì)算書文檔從審批、發(fā)行、升版/更新、執(zhí)行使用、廢止等都將在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中的這個(gè)體系下受控運(yùn)行。

2.2 技術(shù)細(xì)節(jié)[2][3]

2.2.1 Excel的內(nèi)部控制流程

在Excel文件內(nèi)部使用VBA技術(shù)、ADO技術(shù)等與數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和文件服務(wù)進(jìn)行交互嚴(yán)重，確保Excel文件的版次的統(tǒng)一性，唯一性和最新使用性。通知使用了VBA加密Excel對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，防止未授權(quán)的使用。

2.2.2 核心實(shí)現(xiàn)代碼

Sub VersionControl（）

MsgBox “開始檢查版本”

DimiAs Integer，j As Integer，sht As Worksheet

Dim myVersion As String

Dim myId As String

myVersion=”Rev8.3（20170504）”

myId=”eb762898-20e3-456d-a24b-049f4e4fd82e”

Dim cn As Object ‘定義數(shù)據(jù)鏈接對(duì)象，保存連接數(shù)據(jù)庫(kù)信息

Dim rs As Object ‘定義記錄集對(duì)象，保存數(shù)據(jù)表

Set cn=CreateObject（“ADODB.Connection”）’ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)鏈接對(duì)象

Set rs=CreateObject（“ADODB.RecordSet”）’創(chuàng)建記錄集對(duì)象

Dim strCn As String，strSQL As String ‘字符串變量

strCn=”Provider=sqloledb；Server=數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器地址；Database=數(shù)據(jù)庫(kù)名；Uid=數(shù)據(jù)庫(kù)用戶名；Pwd=數(shù)據(jù)庫(kù)密碼；”

strSQL=”SELECT[VersionCode]FROM[tb_Document]Where[DocumnetGuid]=’” & myId & “’”

cn.Open strCn ‘與數(shù)據(jù)庫(kù)建立連接，如果成功，返回連接對(duì)象cn

rs.Open strSQL，cn ‘執(zhí)行strSQL所含的SQL命令，結(jié)果保存在rs記錄集對(duì)象中

If myVersion=rs（“VersionCode”）Then

MsgBox “您使用的是最新版本，可以正常使用！”

Else

For Each sht In ActiveWorkbook.Sheets

sht.Protect Password：=”設(shè)置鎖定Excel的密碼”

Next sht

MsgBox “該版本已經(jīng)過(guò)期，請(qǐng)下載使用新版本！”

‘調(diào)用IE下載

Dim IE As Object

Set IE=CreateObject（“InternetExplorer.Application”）

IE.Visible=True

IE.Navigate（“http：//文件服務(wù)器地址 /FileDownload.aspx?DocumnetGuid=” & myId）

End If

rs.Close ‘關(guān)閉記錄集，

End Sub

3 結(jié)論

本套解決方案在中國(guó)成達(dá)工程有限公司設(shè)備室的大型設(shè)備計(jì)算書管理中得到應(yīng)用。解決了文件版本更換帶來(lái)的諸多問(wèn)題，提高了計(jì)算書文檔的管理水平，促進(jìn)了計(jì)算書文檔的利用效率，進(jìn)行了版本控制方法和流程的持續(xù)改進(jìn)，獲得相關(guān)干系人一致好評(píng)。

4 展望

在此基礎(chǔ)上可以擴(kuò)展建設(shè)處以文檔全生命周期為基礎(chǔ)的分類管理和控制為基礎(chǔ)，基于WEB，SQL，VBA技術(shù)的大型Excel、word文檔等支持內(nèi)建ADO訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的文檔載體大型電子文檔管理控制系統(tǒng)。