淺議基層氣象部門檔案管理工作

林雙 吳英杰 韓梅

摘要 從增強(qiáng)意識(shí)、完善制度、加快信息化建設(shè)等方面提出了提高基層氣象部門的檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞 氣象檔案；分類；作用；現(xiàn)狀；建議

中圖分類號(hào)：N8 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-3305（2018）03-048-02

DOI： 10.19383/j.cnki.nyzhyj.2018.03.020

Abstract The suggestions on improving the archives management of grass roots meteorological departments were put forward from the aspects of enhancing consciousness， perfecting system and speeding up information construction.

Key words Meteorological archives； Classification； Function； current situation； Suggestion

氣象檔案是氣象部門在工作中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、照片、硬盤等各種門類和載體的檔案，不僅是氣象部門的歷史見證及寶貴財(cái)富，也是政府部門做出決策的科學(xué)依據(jù)，同時(shí)還能服務(wù)于人民群眾的生產(chǎn)生活和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的建設(shè)。準(zhǔn)確把握新時(shí)期氣象事業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)氣象檔案的管理，對(duì)于氣象工作、氣象現(xiàn)代化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化均具有十分重要的意義。

1 氣象檔案的分類

氣象檔案的內(nèi)容主要包括氣象探測(cè)資料、氣象預(yù)報(bào)服務(wù)資料、氣象文書檔案、氣象事業(yè)管理、氣象科學(xué)研究、氣象基本建設(shè)、氣象業(yè)務(wù)技術(shù)、照片檔案、財(cái)務(wù)檔案、音像檔案和實(shí)物檔案等。

2 氣象檔案的作用

保護(hù)氣象檔案的目的在于對(duì)氣象檔案進(jìn)行很好的利用，開發(fā)相關(guān)檔案資源，做好服務(wù)工作，切實(shí)把“死檔案”變成“活資源”，把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，為國(guó)家、社會(huì)以及人民創(chuàng)造更多地社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)效益。

2.1 對(duì)氣象科研工作具有十分重要的作用

氣象科研工作需要對(duì)大量的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，而氣象檔案中保存的各種資料便是重要的數(shù)據(jù)來(lái)源。通過(guò)資料分析，科研工作者能夠科學(xué)客觀地進(jìn)行科研活動(dòng)，為氣象事業(yè)和公益服務(wù)事業(yè)的發(fā)展提供有力的科學(xué)支撐。

2.2 對(duì)公益服務(wù)事業(yè)具有重要意義

圍繞重大事件、重要活動(dòng)和重點(diǎn)工作，加強(qiáng)檔案編研，舉辦檔案展覽，提供檔案服務(wù)。通過(guò)對(duì)氣象檔案資源的利用，為社會(huì)各界提供氣象信息咨詢服務(wù)。整合現(xiàn)有的氣象檔案，還可以建立氣象科普基地，為氣象教育提供教材。科研人員還可以通過(guò)分析氣象檔案資料，作出各種具有針對(duì)性、精細(xì)化的天氣預(yù)報(bào)服務(wù)，以及為農(nóng)業(yè)提供各種決策信息服務(wù)等。

2.3 為黨政機(jī)關(guān)決策服務(wù)提供重要依據(jù)

立足氣象檔案的資源優(yōu)勢(shì)和專業(yè)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)對(duì)氣象資料的整理分析，為黨政機(jī)關(guān)決策服務(wù)提供背景材料，使其及時(shí)了解天氣與氣候狀況，合理作出各種決策。

2.4 為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

選準(zhǔn)切入點(diǎn)和突破口，充分挖掘利用檔案資源，從光、熱、降水等方面進(jìn)行研究，分析氣候變化特點(diǎn)，為農(nóng)業(yè)、招商引資等提供合理的數(shù)據(jù)分析，為政府提供科學(xué)的決策依據(jù)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

3 氣象檔案管理工作內(nèi)容

按照中國(guó)氣象局《氣象檔案管理技術(shù)手冊(cè)》和2001年10月修訂的《氣象記錄檔案管理規(guī)定的要求》[1]，每年度的各類氣象檔案都要集中統(tǒng)一歸檔管理，確保整齊完整。為方便查找與借閱，要分別對(duì)這些檔案進(jìn)行立卷歸檔，同時(shí)將紙制檔案形成電子檔案，利用檔案管理軟件，建立一套科學(xué)實(shí)用、方便快捷的保存與檢索工具。

4 基層氣象部門檔案管理的現(xiàn)狀

4.1 氣象檔案管理意識(shí)淡薄，管理不到位

由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作有時(shí)不被重視。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員培訓(xùn)、經(jīng)費(fèi)投入與氣象事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)[2]。管理制度不健全，崗位責(zé)任制也未落到實(shí)處。

4.2 氣象檔案歸檔前存在漏洞

檔案管理人員交接過(guò)程中未當(dāng)面清點(diǎn)清楚，未做到及時(shí)移交檔案，或在檔案存檔前使用過(guò)程中部分丟失，均會(huì)造成資料的不完整。

4.3 氣象檔案事業(yè)發(fā)展落后

在氣象事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，一般對(duì)氣象現(xiàn)代化建設(shè)、業(yè)務(wù)體制改革、氣象科研、人才隊(duì)伍建設(shè)、臺(tái)站基礎(chǔ)設(shè)施改善等方面做了比較全面的規(guī)劃，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備等投入沒有列入規(guī)劃之中，造成檔案管理水平不能與氣象業(yè)務(wù)同步發(fā)展。

4.4 檔案工作電子化滯后

已普及的計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有得到廣泛應(yīng)用，軟件落后，硬件不足，造成檔案工作電子化、信息化程度低。

5 提高基層氣象部門檔案管理工作建議

5.1 增強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)建設(shè)與氣象現(xiàn)代化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展

檔案管理作為氣象部門的重要組成部分，在氣象事業(yè)的發(fā)展中具有不可忽視的作用。單位在制定發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案管理的需求，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)，使檔案管理的辦公條件、配套設(shè)施、人員業(yè)務(wù)水平、管理水平等綜合實(shí)力與氣象事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

5.2 完善檔案管理制度，形成制度化、責(zé)任化常態(tài)

進(jìn)一步建立健全檔案的收集、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和流程，從制度建設(shè)、組織保障、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案安全等方面入手，使檔案要件齊全、方便使用。如檔案室管理制度、檔案員工作職責(zé)、氣象檔案的借閱制度、檔案室安全管理標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《遼寧省檔案條例》等法律法規(guī)和規(guī)章制度，使檔案管理工作更加規(guī)范。

5.3 加快檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著電子化建設(shè)的加快，檔案管理工作正在由紙制化向信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)變，由管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，由手工操作到信息化智能化操作轉(zhuǎn)變，從而提高工作效率，方便儲(chǔ)存和利用。但是現(xiàn)有的軟件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于電子化發(fā)展的腳步，應(yīng)加快現(xiàn)有軟件的更新速度，或新軟件的研發(fā)速度，扎實(shí)推進(jìn)檔案科研與成果的推廣應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)檔案工作邁上新臺(tái)階。

5.4 注重人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的知識(shí)培訓(xùn)，規(guī)章制度和業(yè)務(wù)技能等的培養(yǎng)，使其熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平與工作能力。同時(shí)及時(shí)總結(jié)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)檔案管理水平的不斷提高。

5.5 加強(qiáng)檔案的收集和歸檔

加大檔案收集力度，抓住收集歸檔和移交接收2個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，既要注重紙質(zhì)和電子檔案雙套制接收，又要加強(qiáng)對(duì)圖片、音像等載體檔案的接收，保持資料的完整性和生動(dòng)性。同時(shí)注重對(duì)實(shí)物檔案的保護(hù)和利用。對(duì)有重要保存意義和收藏價(jià)值的實(shí)物檔案，如單位獲得的各種獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、錦旗以及公務(wù)、外事活動(dòng)中對(duì)方贈(zèng)送的各種紀(jì)念品等，及時(shí)收集、登記、歸檔后，并設(shè)立榮譽(yù)室進(jìn)行陳列及展示。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案工作是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的事業(yè)，而檔案是不可再生的寶貴資源，一旦嚴(yán)重?fù)p毀，很難修復(fù)，留下歷史遺憾。因此在日常工作中，要守住工作底線，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保護(hù)好珍貴的歷史資料。檔案管理人員要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，跟上信息化時(shí)代發(fā)展的步伐，做好新時(shí)期的檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1] 歐陽(yáng)彩虹，馬麗云，陳昱宇，等.基層臺(tái)站氣象檔案管理的經(jīng)驗(yàn)[J].廣東氣象，2013（2）：64-67.

[2] 劉麗霞.對(duì)于加強(qiáng)氣象檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].甘肅科技，2011（3）：79-80.

責(zé)任編輯：劉赟