金世斌 陳幼迪 吳國玖 黃莉 劉亮亮
為加強(qiáng)我省檔案信息化建設(shè),為省委、省政府研究與制定全省檔案信息化宏觀政策及起草檔案信息化“十三五”規(guī)劃提供決策依據(jù),2013年至2015年,江蘇省檔案局與省政府研究室聯(lián)合開展了“加快檔案信息化步伐建設(shè)數(shù)字檔案強(qiáng)省——全省檔案信息化宏觀政策研究”課題研究。以金世斌等為成員的課題組先后赴北京、浙江、江西、福建和廣東等地考察,在全省深入基層調(diào)研,全面普查檔案信息化工作,形成多項成果。這些成果對于進(jìn)一步推進(jìn)我省檔案信息化建設(shè)、構(gòu)建“數(shù)字檔案”強(qiáng)省具有重要意義。
隨著檔案信息化進(jìn)程的快速推進(jìn),數(shù)字檔案已融入社會各個領(lǐng)域,成為國家最重要的戰(zhàn)略信息資源。目前,江蘇在檔案信息化建設(shè)和應(yīng)用方面已具備一定基礎(chǔ),但也存在檔案資源開放共享不足的問題。我們必須適應(yīng)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各領(lǐng)域加速融合的時代潮流,切實(shí)找準(zhǔn)推進(jìn)檔案信息化發(fā)展的有效路徑,進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息開放共享,為數(shù)字檔案強(qiáng)省建設(shè)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。
一、江蘇檔案信息化建設(shè)的主要成效
近年來,全省各級檔案部門認(rèn)真貫徹國家、省有關(guān)信息化建設(shè)方針政策,堅持圍繞中心、服務(wù)大局,積極適應(yīng)全省信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求,以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ),以檔案信息資源建設(shè)為核心,以檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為先導(dǎo),以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo),加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)了檔案管理以實(shí)體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變,提高了檔案工作存史鑒今、資政惠民、促進(jìn)發(fā)展的能力水平,為江蘇經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)健康發(fā)展提供了重要支撐。
一是檔案信息化建設(shè)積極融入社會信息化發(fā)展大局。堅持將檔案信息化建設(shè)擺上檔案事業(yè)發(fā)展的重要位置,電子文件中心建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)一盤棋,電子檔案中心建設(shè)納入當(dāng)?shù)厣鐣畔⒒ㄔO(shè)一盤棋,數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃一盤棋,在全國率先開展數(shù)字檔案館(室)等級評估工作,部分市、縣、區(qū)數(shù)字檔案館(室)項目列入政府年度計劃。全省等級數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作成效明顯,為推進(jìn)館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化和檔案利用現(xiàn)代化提供了重要平臺。
二是檔案數(shù)字信息資源建設(shè)總體進(jìn)展順利。堅持將檔案數(shù)字信息資源建設(shè)作為檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)與前提,加快館藏檔案數(shù)字化步伐。全省各級國家檔案館數(shù)字化率達(dá)到50%以上,各級檔案館普遍建成目錄數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫,目錄、全文、多媒體等數(shù)字檔案資源總量位居全國前列。
三是檔案利用開發(fā)和共享開放的程度不斷提高。堅持將檔案工作作為開放的科學(xué)文化事業(yè),充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),努力拓寬檔案研究領(lǐng)域,挖掘檔案歷史資源,開發(fā)多樣化利用方式,為我省各項事業(yè)的發(fā)展提供了有力保證。
四是檔案信息化管理體系進(jìn)一步健全。堅持將檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化作為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。2009年以來,先后發(fā)布了30多個專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)規(guī)范,制定了《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》《電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式》《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》三個地方標(biāo)準(zhǔn)和《數(shù)字檔案館等級評估辦法》《數(shù)字檔案室等級評估辦法》等規(guī)范性文件,初步形成了業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和數(shù)字檔案全程一體化管理模式。
二、江蘇檔案信息化建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)
我省檔案信息化建設(shè)成效明顯,但也存在一些不足之處,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
一是政府重視不足,檔案信息化建設(shè)滯后于信息化總體發(fā)展。據(jù)調(diào)查,目前全省超過2/5的省轄市、1/3的縣(市、區(qū))檔案信息化建設(shè)尚未納入當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展總體規(guī)劃,檔案信息化工作仍未引起地方政府高度重視,甚至個別地方檔案管理部門至今仍未被列入當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員單位,致使與當(dāng)前信息化發(fā)展不相適應(yīng),影響了全省檔案信息化建設(shè)的整體步伐。全省檔案信息化建設(shè)總體水平較低,特別是一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū),檔案部門開展數(shù)字檔案建設(shè)的最基本設(shè)備條件尚不完全具備,檔案信息化工作的斷檔現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
二是檔案信息化管理體制不健全,運(yùn)行機(jī)制有待完善。各地檔案信息化建設(shè)仍處于各自為政的“零散狀態(tài)”,一些單位重視數(shù)字化設(shè)施建設(shè)而輕視數(shù)字檔案內(nèi)容建設(shè),以致空有數(shù)字化系統(tǒng)而無數(shù)字檔案內(nèi)容。數(shù)字檔案資源的來源還主要依賴于對存量檔案的數(shù)字化;數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡單查詢,缺乏綜合的數(shù)據(jù)挖掘和深度整合,電子檔案管理尚未納入檔案法規(guī)建設(shè)范疇,沒有建立起有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和運(yùn)行制度,電子檔案科技攻關(guān)有待深入,尚未完全解決確保電子檔案真實(shí)、完整、長期保存、可靠利用等關(guān)鍵技術(shù)問題。
三是檔案信息化頂層設(shè)計缺失,統(tǒng)籌管理不夠到位。國家和省相關(guān)指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺相對滯后,檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不夠健全。一些地方對數(shù)字檔案館(室)建設(shè)內(nèi)容認(rèn)識不清,項目管理經(jīng)驗少,信息系統(tǒng)建設(shè)往往自成體系,低水平重復(fù)開發(fā)應(yīng)用軟件,信息化集成的綜合優(yōu)勢難以體現(xiàn),檔案管理系統(tǒng)無法與地方電子政務(wù)系統(tǒng)銜接,系統(tǒng)中數(shù)據(jù)無法通過接口導(dǎo)入,嚴(yán)重制約檔案數(shù)字化的推廣應(yīng)用。
四是檔案信息化區(qū)域發(fā)展不平衡,財政經(jīng)費(fèi)保障不足。蘇南地區(qū)投入較大,蘇中地區(qū)好于蘇北地區(qū),“南強(qiáng)北弱”特征明顯。以蘇州和鹽城為例,蘇州檔案數(shù)字化建設(shè)的累計投入資金是鹽城的27.56倍,南北差距十分顯著。
五是檔案信息化建設(shè)專業(yè)力量不足,機(jī)構(gòu)和人才匱乏。全省檔案部門普遍缺乏既掌握豐富檔案工作理論和實(shí)踐經(jīng)驗,又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用型、復(fù)合型人才。在機(jī)構(gòu)建設(shè)方面,仍有個別省轄市檔案部門未設(shè)置檔案信息化管理專門機(jī)構(gòu),縣(市、區(qū))檔案館大多沒有負(fù)責(zé)檔案信息化工作的專門機(jī)構(gòu)和人員。由于檔案部門機(jī)構(gòu)編制和人才培養(yǎng)經(jīng)費(fèi)不足,使得各地區(qū)特別是蘇北地區(qū)難于吸引和留住優(yōu)秀人才,無法滿足檔案信息化快速發(fā)展對人才的高需求。
三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的對策與建議
“十三五”時期是我省落實(shí)“四個全面”戰(zhàn)略布局,建設(shè)“強(qiáng)富美高”新江蘇的關(guān)鍵時期,也是全面建成小康社會決勝階段和積極探索開啟基本實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)新征程的重要階段。我們必須把檔案信息化建設(shè)同提高社會治理能力和治理水平、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展結(jié)合起來,同維護(hù)國家安全、維護(hù)社會穩(wěn)定結(jié)合起來,同維護(hù)群眾合法權(quán)益、促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定結(jié)合起來,同記載歷史文明、傳承優(yōu)秀文化結(jié)合起來,不斷推進(jìn)檔案信息共享開放、建設(shè)數(shù)字檔案強(qiáng)省。
(一)堅持應(yīng)用導(dǎo)向,實(shí)施檔案信息共享開放工程
積極適應(yīng)“大數(shù)據(jù)”時代要求,以實(shí)施檔案信息共享開放工程為重要抓手,提高全省檔案信息資源開發(fā)利用水平。
一是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。統(tǒng)一檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn),優(yōu)化系統(tǒng)對接和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù),加快存量檔案數(shù)字化步伐。建立完善電子文件移交接收體制機(jī)制,加大征集、接收力度,構(gòu)建增量檔案數(shù)據(jù)歸檔體系,完善數(shù)字化檔案管理模式,為資源共享提供海量信息支撐。
二是加強(qiáng)檔案信息資源共享。通過實(shí)體集中、網(wǎng)絡(luò)共享、館(室)際協(xié)作等多種方式,加強(qiáng)以民生為重點(diǎn)的檔案信息資源建設(shè),探索構(gòu)建區(qū)域檔案信息大數(shù)據(jù)中心,建立完善面向機(jī)關(guān)部門和社會公眾的檔案信息資源共享機(jī)制,構(gòu)建全省統(tǒng)一的跨部門、跨行業(yè)、跨層級的檔案信息資源交換共享平臺,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中采集和多點(diǎn)利用。
三是加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用。以需求為導(dǎo)向,建立需求分析制度,健全現(xiàn)代化檔案信息資源利用體系,在建設(shè)目錄、全文和多媒體數(shù)據(jù)庫的同時,整合各類符合民生要求和館藏實(shí)際的專題數(shù)據(jù)庫,建立完善遠(yuǎn)程檔案利用認(rèn)證體系,提高檔案利用的智能化、便捷化程度。同時,以效益為原則,創(chuàng)建開放、靈活、動態(tài)、可擴(kuò)展的檔案信息資源開發(fā)新模式,強(qiáng)化檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計分析、知識發(fā)現(xiàn)、決策支持等功能,建立高效、便民的查準(zhǔn)、查全檢索服務(wù)機(jī)制,開發(fā)深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品,不斷挖掘檔案信息資源的重要價值。
(二)堅持依法治檔,不斷提高檔案信息化法治水平
加快推進(jìn)檔案信息化法治建設(shè),適時提出比較成熟的立法方案,推動相關(guān)配套制度的制訂和完善。
一是加快數(shù)字檔案立法。根據(jù)最新修訂的立法法賦予的權(quán)力,針對我省檔案信息化法律法規(guī)較為分散的實(shí)際,在省級層面加快完善電子檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)體系,以法規(guī)規(guī)章的形式對有關(guān)事項進(jìn)行確定,賦予電子檔案發(fā)揮其應(yīng)有使用價值的法規(guī)依據(jù),增強(qiáng)檔案信息化發(fā)展和管理的約束力。
二是提高依法履職能力。各級國家綜合檔案館要依法集中接收保管本級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織的各類檔案及政府公報等政府公開信息,同時不斷擴(kuò)大檔案接收范圍,接收本級各單位所屬機(jī)構(gòu)的檔案。依法向社會提供數(shù)字檔案利用,切實(shí)提高檔案公共服務(wù)能力。嚴(yán)肅查處各類檔案違法案件。
(三)堅持政府主導(dǎo),不斷完善檔案信息化投入機(jī)制
檔案信息化建設(shè)是一項公益性事業(yè),功在當(dāng)代、利在千秋,需要給予充分的資金、技術(shù)保障。
一是加強(qiáng)政府統(tǒng)籌規(guī)劃。各級黨委政府要切實(shí)把數(shù)字檔案館(室)建設(shè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃及基礎(chǔ)設(shè)施重點(diǎn)建設(shè)項目,在經(jīng)費(fèi)、土地、硬件、技術(shù)等方面統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè),切實(shí)推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化,促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)與地方信息化發(fā)展協(xié)調(diào)同步。
二是強(qiáng)化財政資金支持。要加強(qiáng)資金保障,確保檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入財政預(yù)算范圍,包括檔案資料征集、搶救保護(hù)、安全保密、數(shù)字化、提供利用、編纂、陳列展覽及設(shè)備購置和維護(hù)等方面經(jīng)費(fèi),保障檔案信息化建設(shè)和日常維護(hù)資金需求。
三是推動檔案科技產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程。圍繞檔案信息共享開放工程,出臺財稅金融支持政策,扶持檔案科技研究工作,推進(jìn)檔案信息化科技研究成果的推廣應(yīng)用,為解決檔案信息化建設(shè)中遇到的各種問題提供資金和技術(shù)支持。加強(qiáng)檔案與電視、電臺、網(wǎng)絡(luò)、報刊、出版等數(shù)字化產(chǎn)業(yè)的融合能力,吸引社會資金,挖掘檔案資源,共享知識產(chǎn)權(quán)和經(jīng)濟(jì)社會效益。
(四)堅持深化改革,不斷創(chuàng)新檔案信息化管理制度
既要構(gòu)建“大檔案”工作格局,不斷完善黨委政府領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門歸口負(fù)責(zé)、各方共同參與的檔案工作體制;又要整合信息化推進(jìn)力量,抓緊成立專門的檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)和綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),為加快檔案信息化建設(shè)提供制度保障。
一是優(yōu)化檔案局館合一的工作體制。充分發(fā)揮檔案行政管理和檔案保管利用兩種職能作用,強(qiáng)化綜合規(guī)劃、監(jiān)督協(xié)調(diào)、社會服務(wù)等職能。按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,扎實(shí)推進(jìn)各級國家綜合檔案館建設(shè),努力消除“無庫館”“危房館”現(xiàn)象。統(tǒng)籌規(guī)劃同級專業(yè)檔案館,明確規(guī)定檔案接收范圍,防止重復(fù)建設(shè)和資源分散。
二是完善數(shù)字檔案運(yùn)行機(jī)制。各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織要組織專門力量進(jìn)行管理,做好本單位本系統(tǒng)的文件收集、整理、歸檔工作,按規(guī)定向同級國家檔案館移交數(shù)字化檔案。積極指導(dǎo)國有企業(yè)開展檔案工作,引導(dǎo)、幫助非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會組織做好檔案工作。
三是健全檔案信息化規(guī)劃銜接機(jī)制。既要將檔案信息化建設(shè)納入“十三五”發(fā)展規(guī)劃,統(tǒng)一部署、同步實(shí)施,確保與智慧江蘇建設(shè)相銜接;又要抓緊制定全省檔案信息化中、長期發(fā)展規(guī)劃,合理確定戰(zhàn)略目標(biāo)、主攻方向、重點(diǎn)任務(wù)和具體指標(biāo),有計劃、有步驟、分階段實(shí)施。
(五)堅持標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先,不斷健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
近年來,我省檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)取得了可喜成績,初步形成江蘇地方標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,但仍不能滿足檔案信息化快速、有序發(fā)展的需要,標(biāo)準(zhǔn)的碎片化和執(zhí)行不力使檔案信息化建設(shè)難以整體和系統(tǒng)推進(jìn)。下一步要重點(diǎn)抓好三個方面:
一是完善數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)。參考國際標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)規(guī)范,制定電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等,完善文本、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源制作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,實(shí)施統(tǒng)一的電子公文、電子檔案的接收、歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,研究推行檔案信息化建設(shè)技術(shù)語言的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等,消除標(biāo)準(zhǔn)盲區(qū)。
二是強(qiáng)化計算機(jī)軟件開發(fā)的通用性、實(shí)用性。建立健全適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展的操作規(guī)程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),計算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號等要形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境,強(qiáng)化系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐,形成統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。
三是建立統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。認(rèn)真梳理相關(guān)建設(shè)規(guī)范,建立健全全省統(tǒng)一的檔案信息化各環(huán)節(jié)、各方面標(biāo)準(zhǔn)體系,保證系統(tǒng)間、地區(qū)間檔案網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通、資源的有機(jī)整合和數(shù)據(jù)的無縫交換,避免出現(xiàn)條塊分割、信息孤島或數(shù)據(jù)割據(jù)現(xiàn)象。
(六)堅持安全第一,不斷強(qiáng)化檔案信息化安全保障
檔案安全,始終是檔案工作的生命線和底線,是檔案部門的基本任務(wù)和第一要務(wù)。要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)章制度,完善人防、物防、技防“三位一體”的檔案信息化安全防范體系。
一是改善檔案保管保密條件。嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加快改造或新建、擴(kuò)建檔案庫房,進(jìn)一步提高檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)。采用先進(jìn)的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料,讓建檔、查檔人員在監(jiān)控的環(huán)境下無法涂改、損毀檔案,消除檔案利用安全隱患,最大限度地保障檔案安全。
二是對重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)容災(zāi)備份。國家綜合檔案館要對同級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織的重要檔案實(shí)行遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域的異地實(shí)時同步備份,規(guī)避重大災(zāi)害和突發(fā)事件對重要電子檔案帶來的風(fēng)險。對重要電子檔案實(shí)行異地異質(zhì)容災(zāi)備份,以檔案復(fù)制件替代檔案原件提供利用,使重要檔案原件得到妥善保存。
三是保障檔案信息安全。推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)安全等級防護(hù)和分級保護(hù)工作,完善數(shù)字檔案館(室)測評標(biāo)準(zhǔn),對上網(wǎng)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查,防止將涉密文件、檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。加強(qiáng)對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機(jī)和涉密載體的安全保密管理,及時消除檔案信息化系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)中的安全漏洞,確保其穩(wěn)定可靠高效運(yùn)行。
(七)堅持以人為本,不斷加強(qiáng)檔案信息化隊伍建設(shè)
加快培養(yǎng)一批檔案信息化建設(shè)急需的專業(yè)人員,特別是既懂檔案又懂計算機(jī)的復(fù)合型人才。
一是重視檔案信息化機(jī)構(gòu)建設(shè)。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化專業(yè)機(jī)構(gòu)建設(shè),保證機(jī)構(gòu)編制,優(yōu)化專業(yè)人員配置,確保檔案信息化工作有序推進(jìn)。
二是加強(qiáng)檔案專業(yè)人才引進(jìn)培養(yǎng)。建立科學(xué)的引才機(jī)制,多渠道引進(jìn)一批高技能的專業(yè)人才。聯(lián)合高校選拔培養(yǎng)一批檔案信息化專業(yè)人才,有計劃開展系統(tǒng)分析與設(shè)計、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理方面的教學(xué)研究工作,定向培養(yǎng)出一批檔案信息化的中高級專家。
三是開展檔案人員在職培訓(xùn)和進(jìn)修。把檔案干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)、崗位鍛煉,列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)定,為檔案干部掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件。定期開展遠(yuǎn)程教育、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、專題講座等,不斷提高檔案人員信息化素養(yǎng)、操作技能和檔案信息獲取能力。