淺談檔案信息化

劉玲霞

摘 要：檔案數(shù)字化是一種將傳統(tǒng)介質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為電子文件的技術(shù)，本文主要從以下幾個(gè)方面淺談檔案信息化工作：第一部分為檔案數(shù)字資源建設(shè)，首先對(duì)檔案數(shù)字化的定義作淺要剖析，這一技術(shù)是數(shù)字檔案建設(shè)的基本工作；其次從不同角度淺要介紹電子文件管理和數(shù)字資源管理，要想讓電子信息資源保留時(shí)間長(zhǎng)久，就必須保證在文件生成與運(yùn)行中不出問(wèn)題。第二部分為數(shù)字檔案館建設(shè)，文中解釋了這一概念的基本定義、構(gòu)成要素和平臺(tái)建設(shè)注意點(diǎn)等，檔案信息化管理需要有安全的保障，這就勢(shì)必要提高檔案管理人信息化的管理技能。最終綜合全文，筆者對(duì)檔案化的工作發(fā)展做出未來(lái)展望。以期在未來(lái)的工作中，加強(qiáng)自身能力，更好地為國(guó)家檔案信息化管理做出自己的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；云數(shù)據(jù)

1、檔案數(shù)字資源建設(shè)

1.1檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是一種將傳統(tǒng)介質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為電子文件的技術(shù)，這一工作的完成需要多種先進(jìn)技術(shù)加以輔助，比如掃描技術(shù)、CCD技術(shù)等，這一技術(shù)是數(shù)字檔案建設(shè)的基本工作，給檔案建設(shè)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。這些電子文件最后會(huì)以檔案數(shù)字信息庫(kù)的形式呈現(xiàn)，要想實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，中間需要有這數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)的支持。為實(shí)現(xiàn)高效檢索，電子文件需要與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接，利用局域網(wǎng)，檔案的服務(wù)功能更加健全，共享性與便捷性明顯得到了提升。

1.2電子文件管理

在檔案建設(shè)中，電子文件與數(shù)字檔案需要緊密配合，對(duì)接默契，而如何有效達(dá)到這一目的，是當(dāng)前亟需解決的問(wèn)題。電子文件的概念應(yīng)是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件功能的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為技術(shù)特征的文件。這樣看來(lái)，電子文件在某種程度上也屬于普通文件。其來(lái)源主要有三個(gè)方面；第一是辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)的文件；第二是在社會(huì)活動(dòng)中所形成的電子文件；第三就是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化來(lái)的電子文件。

電子文件的管理過(guò)程中元數(shù)據(jù)是非常重要的工具，它可以有效的對(duì)電子文件進(jìn)行安全控制，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性。元數(shù)據(jù)有辨別電子文件真實(shí)性與保護(hù)文件真實(shí)性的作用，在數(shù)據(jù)的生成的過(guò)程中，元數(shù)據(jù)進(jìn)行了全程的監(jiān)控。繁多的電子信息之間聯(lián)系并不緊密，要想建立成一個(gè)完整有系統(tǒng)性的結(jié)構(gòu)，元數(shù)據(jù)在其中便起到了至關(guān)重要的作用，一方面，他可以保護(hù)電子信息，另一方面，也維護(hù)了電子文件的完整。另一方面，從文件集合的層次上看，元數(shù)據(jù)記錄著文件之間的有機(jī)聯(lián)系，從而保證了事務(wù)活動(dòng)記錄的完整。第三，元數(shù)據(jù)保證了電子文件的可讀性。

1.3數(shù)字資源整理

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件一樣，在建設(shè)時(shí)也需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類(lèi)。因此，建立檔案目錄是首要的工作，通過(guò)這一工作，可以有效的控制和排列檔案信息，從而增強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)的有效性和安全性。在整理過(guò)程中數(shù)字資源的甄選鑒定工作將數(shù)字資源的質(zhì)量提升品質(zhì)更加方便利用者的檢索查閱。

1.4電子信息資源長(zhǎng)期存儲(chǔ)

要想讓電子信息資源保留時(shí)間長(zhǎng)久，就必須保證在文件生成與運(yùn)行中不出問(wèn)題，因此，加強(qiáng)該方面的管理，在一定的管理原則下，制定出相應(yīng)的管理措施，努力實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

1.4.1全程一體化管理原則：

在電子環(huán)境中，電子文件的信息存儲(chǔ)分散，容易更改，不存在單一的、一成不變的固定載體，載體控制的方法體系徹底失效，需要重新構(gòu)建以系統(tǒng)控制為核心的方法體系，即通過(guò)功能完備的電子文件形成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)來(lái)保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性。這樣的方法體系必須做到電子文件形成階段和保存階段的全程統(tǒng)一，即實(shí)現(xiàn)電子文件形成系統(tǒng)和長(zhǎng)期保管系統(tǒng)功能的集成配套。只有電子文件建立了一個(gè)完整的管理體系并對(duì)電子文件的生命周期做到全程監(jiān)控與管理，這樣才能符合電子文件的特點(diǎn)和管理的基本要求要求。

1.4.2前端控制原則

為了實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，電子文件管理系統(tǒng)必須得到有效控制，而前端控制很好的地解決了這一類(lèi)問(wèn)題。相較于可以永久保存與銷(xiāo)毀的末端，前端的功能主要是規(guī)劃整個(gè)管理系統(tǒng)，在文件形成階段，這些問(wèn)題都需要得到控制與解決，而處在前端與后端之間的中端，則負(fù)責(zé)整個(gè)管理過(guò)程的整理鑒定等。

2.數(shù)字檔案館（室）建設(shè)

2.1數(shù)字檔案館釋義

為了實(shí)現(xiàn)各級(jí)各類(lèi)檔案館的資源共享，方便人們生活，滿足人們需求，國(guó)際檔案局以及檔案信息資源管理數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程DB32/T1892-2011 都一致提出，應(yīng)該利用這個(gè)大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的時(shí)代，努力將數(shù)字檔案加以落實(shí)與發(fā)展。用以前的實(shí)體檔案館代替現(xiàn)如今的虛擬檔案館，是人類(lèi)社會(huì)的一大進(jìn)步，數(shù)字檔案館利用充分的檔案信息資源，通過(guò)采集、加工、存儲(chǔ)、管理等一系列步驟完成對(duì)檔案的規(guī)整工作，現(xiàn)代信息技術(shù)給數(shù)字管理提供了這樣的可能性與機(jī)遇。因此，數(shù)字檔案館是智能的體現(xiàn)，是一種新形式。

2.2 數(shù)字檔案館構(gòu)成要素

2.2.1 基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備

為了完成數(shù)字檔案建設(shè)，中間需要有基礎(chǔ)設(shè)施給予支持，而在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境起到了按重要的作用。同時(shí)，配置硬件設(shè)備也是其中重要的一部分。這二者缺一不可。

（1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建

檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)除了必須依托于互聯(lián)網(wǎng)之外，局域網(wǎng)與政務(wù)外網(wǎng)也是重要的組成部分。這三者共同承擔(dān)了共享信息資源的任務(wù)，為檔案資源的安全與有效運(yùn)行提供服務(wù)。局域網(wǎng)的構(gòu)建主要是各部門(mén)信息資源的互通，使數(shù)字檔案在一個(gè)局域的平臺(tái)對(duì)日常的辦公活動(dòng)，檔案資源的“收集、管理、保存、利用”的管理，是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)平臺(tái)；電子文件中不乏涉及機(jī)關(guān)單位，這一類(lèi)信息傳輸需要依靠政務(wù)外網(wǎng)，相對(duì)于面向公眾的互聯(lián)網(wǎng)，它承擔(dān)著傳輸保護(hù)黨政政務(wù)方面文件的任務(wù)，而不僅僅實(shí)現(xiàn)為了實(shí)現(xiàn)資源共享。

（2）硬件設(shè)備的配置

數(shù)字檔案館建設(shè)需要有硬件設(shè)備進(jìn)行支撐，其中的設(shè)備除了有網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)之外，數(shù)字化與終端設(shè)備也起到了關(guān)鍵性的作用。服務(wù)器的配置取決于數(shù)據(jù)規(guī)模用戶數(shù)量及訪問(wèn)量等參數(shù)；網(wǎng)絡(luò)設(shè)備結(jié)構(gòu)復(fù)雜，它包含內(nèi)容眾多，比如傳輸介質(zhì)、集線器、交換，而路由器與光電轉(zhuǎn)換作為其中的媒介，更是必不可少的；存儲(chǔ)設(shè)備主要包括磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等；數(shù)字化設(shè)備包括草苗裔、數(shù)碼攝像機(jī)和照相機(jī)、非線性編輯系統(tǒng)等；輸入與輸出是終端的必備，所謂輸出設(shè)備，是指可以將信息傳遞出去的物品，通常包括打印復(fù)印機(jī)，PC端等。

數(shù)字檔案館的運(yùn)行效率與硬件設(shè)備的配置息息相關(guān)，在數(shù)字檔案館建設(shè)中硬件設(shè)備的建設(shè)與投入應(yīng)該占總投入的半數(shù)以上，由于所有的硬件設(shè)備在不斷的更新?lián)Q代，并且由硬件設(shè)備所引發(fā)系統(tǒng)故障與數(shù)據(jù)是災(zāi)難性的，所以在硬件設(shè)備的配置上的投入是一個(gè)連續(xù)不斷的過(guò)程，也是在整個(gè)建館過(guò)程中占有非常重要的地位。

2.2.2 數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)別清晰，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單。其中的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在目錄頁(yè)呈現(xiàn)，其重要性不言而喻，其科學(xué)性直接導(dǎo)致了使用者檢索的速度。因此，在設(shè)置這一環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)考慮多種因素。除此之外，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)也意義重大，它包含了很多重要信息，比如平面數(shù)據(jù)、數(shù)字化電子文件等，這些數(shù)據(jù)價(jià)值與意義都異常特殊。最后，元數(shù)據(jù)庫(kù)也發(fā)揮了重要的作用。元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)是電子檔案重要依托，是系統(tǒng)最原始不可修改的數(shù)據(jù)，它與內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)建立了一種持久的聯(lián)系使得電子檔案更加安全穩(wěn)定。

2.3檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)

2.3.1應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息管理平臺(tái)包含的業(yè)務(wù)較多，不管是電子文件的收集管理還是保存利用，依托于數(shù)字檔案館里系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)都進(jìn)行了一一的完善，這一建設(shè)的完成，充分體現(xiàn)了數(shù)字檔案館的成果。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是根據(jù)各類(lèi)信息化需求在融合檔案信息資源與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的設(shè)計(jì)，豐富檢索手段，改善檢索效果，更加便捷與使用者與信息資源的使用率的提高。

2.3.2服務(wù)平臺(tái)

數(shù)字檔案的服務(wù)對(duì)象有其特殊性，因此，安全保障是必須要考慮到的，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)的環(huán)境中，我們應(yīng)該實(shí)時(shí)注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變化，局域、政務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)三大網(wǎng)絡(luò)應(yīng)緊密配合，形成綜合管理，共同建設(shè)數(shù)字資源平臺(tái)；首先，局域網(wǎng)的檔案綜合管理平臺(tái)容納全部的檔案信息資源，它是對(duì)日常的業(yè)務(wù)與核心資源的管理；依托于黨政機(jī)關(guān)用戶，在建設(shè)政務(wù)外網(wǎng)時(shí)，考慮到數(shù)據(jù)的價(jià)值性與保密性，應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)再加以優(yōu)化處理，最后實(shí)現(xiàn)資源的共享。

2.4檔案信息化管理安全保障

我國(guó)逐漸對(duì)檔案信息化管理加以控制與管理，數(shù)字化檔案館（室）作為其中的代表，發(fā)揮了重要的作用。檔案館是否可以持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，在一定程度上是由安全性決定的。安全保障方面，大致可以從兩個(gè)方面進(jìn)行介紹。一方面立足于管理的安全問(wèn)題。信息化管理的安全性首先是軟硬件的安全問(wèn)題，現(xiàn)代科技的發(fā)達(dá)信息管理過(guò)程中會(huì)遇到病毒、木馬等程序破會(huì)性地入侵，這樣就需要檔案館（室）可以嚴(yán)格遵守管理制度，在運(yùn)作時(shí)實(shí)行安全認(rèn)證、防火墻以及異地災(zāi)備等的制度。第二方面就是檔案信息化管理的保障問(wèn)題；為了安全進(jìn)行管理，其保障內(nèi)涵也涉及多方面，比如機(jī)制上的，人力與資金上的等等。之所以進(jìn)行這么多程序，就是為了避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失毀壞等各種意外。同時(shí)，在保存時(shí)間上，也正在采取措施，延長(zhǎng)時(shí)限，保證其穩(wěn)定發(fā)展。

2.5提高檔案管理人信息化管理技能

在科技與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要管理人員即熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電信技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合人才，這相對(duì)傳統(tǒng)檔案館的管理人員的基本素質(zhì)要求有所提高。這樣就要求檔案管理人繼續(xù)學(xué)習(xí)增加自己的對(duì)科學(xué)文化、管理技能、電子信息等方面知識(shí)的掌握；培養(yǎng)檔案管理人員在信息化技術(shù)與檔案管理工作的知識(shí)技能，尋找其相關(guān)性與信息技術(shù)應(yīng)用能力；組織管理人員接受再教育，提高自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)；積極參加檔案工作者的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，保持鉆研的科研精神，對(duì)學(xué)術(shù)的研究與檔案業(yè)務(wù)要進(jìn)一步的探討，從理論到實(shí)踐提高檔案管理工作的效率。

3.檔案信息化工作發(fā)展展望

伴隨互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，根據(jù)數(shù)據(jù)檢索與記憶功能，人們?cè)跓o(wú)形之中便已經(jīng)泄露了自己的相關(guān)信息，讓自己成為了“被操縱”的對(duì)象。不得不承認(rèn)，大數(shù)據(jù)悄然地改變著我們的生活與習(xí)慣。此時(shí)，檔案展現(xiàn)了他們自己獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。

如今云計(jì)算發(fā)展迅猛，雖然發(fā)展得并不成熟，但在一定程度上，也給檔案管理提供了新的契機(jī)。云的靈活性與變通性很強(qiáng)，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，云的自動(dòng)化與智能化也在不斷升級(jí)，在這個(gè)虛擬化的世界里，云擁有了對(duì)這一方面的掌控與主動(dòng)權(quán)，伴隨需求的不斷變化，云也可以進(jìn)行不斷的調(diào)整，從而進(jìn)行資源再享。

云端有三類(lèi)。首先是公有云，它大多以交易的形式存在，即供應(yīng)商將云空間租出去，租用期間，給予正常的云服務(wù)，它的特點(diǎn)是方便快捷，因此也成為人們?nèi)粘Ｉ畹某Ｓ贸绦?，郵件以及企業(yè)管理等運(yùn)用的大多都是這種形式的云端。其次就是私有云，它是由一個(gè)租戶箱供應(yīng)商租用云空間，獨(dú)自享有云服務(wù)的所有優(yōu)勢(shì)，但是私有云就需要用戶對(duì)它進(jìn)行控制與定制，由于獲得對(duì)云的控制權(quán)，所有很多公司把他們的數(shù)據(jù)中心至移私有云，在其中運(yùn)用企業(yè)核心應(yīng)用，這些應(yīng)用是企業(yè)獨(dú)特競(jìng)爭(zhēng)力所在，比如研究、制造、供應(yīng)鏈管理等?；旌显贫藭r(shí)是在私有與公有的基礎(chǔ)上建立的，它完美地結(jié)合了二者的優(yōu)勢(shì)。除此之外，其靈活性較強(qiáng)，這就保證了在用戶需求不明確的時(shí)候，它仍然可以持續(xù)的運(yùn)作，開(kāi)發(fā)出具有創(chuàng)意的應(yīng)用。在將來(lái)檔案信息化管理中，不同種類(lèi)的云將讓不同所需者得到無(wú)法想象的便捷。

4.結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)檔案信息化的定義介紹、基本工作內(nèi)容構(gòu)成，平臺(tái)建設(shè)注意點(diǎn)等方面的闡述，最終綜合全文筆者做出未來(lái)檔案工作信息化的展望。在科技與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要管理人員即熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又精通網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電信技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合人才，這相對(duì)傳統(tǒng)檔案館的管理人員的基本素質(zhì)要求有所提高。檔案展現(xiàn)了他們自己獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。如今云計(jì)算發(fā)展迅猛，雖然發(fā)展得并不成熟，但在一定程度上，也給檔案管理提供了新的契機(jī)。因而作為檔案行業(yè)從業(yè)者，增強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)性，定期參與培訓(xùn)，提高自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)是非常重要的，除此之外還應(yīng)該積極參加檔案工作者的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，保持鉆研的科研精神，對(duì)學(xué)術(shù)的研究與檔案業(yè)務(wù)要進(jìn)一步的探討。相信在未來(lái)的社會(huì)發(fā)展中，檔案信息化工作必將更上一層新臺(tái)階。

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