《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.3 文件歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間是指文件材料的形成部門(mén)將按照一定要求進(jìn)行整理后的應(yīng)歸檔文件向企業(yè)檔案部門(mén)移交的時(shí)間。正確地規(guī)定歸檔時(shí)間，對(duì)于維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全，確保企業(yè)各部門(mén)和檔案部門(mén)的正常工作秩序，具有實(shí)際意義。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)做出具體規(guī)定。

企業(yè)文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔和隨時(shí)歸檔。定期歸檔是指按照有關(guān)規(guī)定，企業(yè)文件在形成處理完畢一段時(shí)間之后再向檔案部門(mén)移交。按年度歸檔、按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔或按工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業(yè)文件材料歸檔的典型方式，管理類(lèi)文件、科技類(lèi)文件、會(huì)計(jì)類(lèi)文件等材料的收集歸檔適用此種方式。隨時(shí)歸檔是指在企業(yè)文件形成時(shí)就將其歸檔，或形成處理完畢后立即歸檔。臨時(shí)歸檔、即時(shí)歸檔等方式都屬于隨時(shí)歸檔，這是收集企業(yè)文件材料的補(bǔ)充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效方式，產(chǎn)品更新、項(xiàng)目改擴(kuò)建、設(shè)備開(kāi)箱等材料的收集歸檔適用此方式。一些臨時(shí)性的重要工作、重大事件以及一些外出考察過(guò)程中形成的文件材料往往被企業(yè)忽略了及時(shí)歸檔，這就要求企業(yè)檔案部門(mén)及時(shí)了解本企業(yè)的工作動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通聯(lián)系，及時(shí)指導(dǎo)有關(guān)人員隨時(shí)注意做好有關(guān)文件材料的形成和收集工作，以確保本企業(yè)歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。有些暫時(shí)未納入本企業(yè)文件材料歸檔范圍內(nèi)、但又確實(shí)有保存價(jià)值的文件材料范圍，還可以制發(fā)《臨時(shí)歸檔通知單》給有關(guān)材料形成部門(mén)，以確保將本企業(yè)有價(jià)值的文件材料盡可能地收集齊全。

7.3.3.1 經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔

經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔，即按年度歸檔。對(duì)于一些特殊的文件材料，可以針對(duì)具體情況適當(dāng)放寬歸檔時(shí)間。例如，一些未結(jié)案的政治、刑事和經(jīng)濟(jì)案件，可以等到整個(gè)案件結(jié)案，將形成的文件材料整理好，根據(jù)辦案部門(mén)的需要可以繼續(xù)保存一年后再行歸檔；對(duì)于企業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售工作中形成的市場(chǎng)信息、用戶(hù)調(diào)查等動(dòng)態(tài)信息，可采用復(fù)制的辦法將原件按階段歸檔。

7.3.3.2科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

綜合各種科技類(lèi)文件的形成特點(diǎn)，其歸檔時(shí)間大致可以劃分為以下幾種類(lèi)型：

1.按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔（即在項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔）

按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)（如一項(xiàng)科研課題、一個(gè)新品生產(chǎn)、一個(gè)基建項(xiàng)目等）結(jié)束后歸檔。科技文件的形成是科技活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分，一項(xiàng)科技或生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后，圍繞該項(xiàng)活動(dòng)的科技文件的形成過(guò)程也告結(jié)束，這是把有保存價(jià)值的科技文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理后及時(shí)歸檔，該項(xiàng)活動(dòng)才能劃上句號(hào)，這既符合科技和生產(chǎn)活動(dòng)的自然過(guò)程，又易于保持科技文件的完整，也是歸檔工作和科技、生產(chǎn)活動(dòng)的鑒定驗(yàn)收工作相協(xié)調(diào)。一般來(lái)說(shuō)，形成周期不太長(zhǎng)的科技文件，較適用于采用這種方式歸檔。

2.按工作階段歸檔

形成周期較長(zhǎng)的科技文件，可以按科技、生產(chǎn)活動(dòng)的完成階段歸檔。當(dāng)一項(xiàng)科技或生產(chǎn)活動(dòng)按照其流程完成了一個(gè)工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。這種按時(shí)間歸檔，主要是為了方便科技部門(mén)的工作和便于保護(hù)科技文件。有些科技、生產(chǎn)項(xiàng)目，從開(kāi)始到結(jié)束周期很長(zhǎng)，往往需要三年五年、十年八年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，由于時(shí)間跨度比較大，如果不分階段而等到項(xiàng)目完結(jié)后歸檔，大量的科技文件長(zhǎng)期的散放在形成部門(mén)，特別是有些工作人員更換比較頻繁，時(shí)間長(zhǎng)了文件很容易就找不到了，這無(wú)疑對(duì)形成部門(mén)是個(gè)負(fù)擔(dān)，而且不利于維護(hù)科技文件的完整與安全。所以，對(duì)形成周期較長(zhǎng)的科技文件，按階段進(jìn)行歸檔是必要的。

（此部分未完待續(xù)）