顧敏

摘 要 新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。當(dāng)今世界是一個(gè)電子信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息化

電子檔案，一般是指在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲(chǔ)的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對(duì)此有深刻的認(rèn)識(shí)才能做好電子檔案的管理工作。

1事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

然而，當(dāng)前的事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)功能的限制，只把一些個(gè)人檔案和信息輸入計(jì)算機(jī)。在調(diào)閱檔案和資料檢索時(shí)，仍然只習(xí)慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實(shí)際上并沒有得到實(shí)施，檔案管理不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。新形勢(shì)下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進(jìn)行信息化建設(shè)。

2更新觀念，提高檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，要擔(dān)當(dāng)起這一歷史責(zé)任，必須有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。這一方面是由檔案工作的政治性、服務(wù)性決定的；另一方面，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。作為現(xiàn)代檔案工作者應(yīng)當(dāng)有豐富、廣博的知識(shí)，不僅熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，還要努力掌握其他相關(guān)知識(shí)，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)等，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

3加快軟硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)賦予新時(shí)期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案信息系統(tǒng)是一項(xiàng)需運(yùn)用各種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，需要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、 光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟 件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

4建立規(guī)范的管理機(jī)制，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò) 及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī) 制。創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建 設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技 術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安 全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時(shí)，應(yīng)該按照國(guó)家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實(shí)踐中不斷進(jìn)行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)既符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實(shí)際的操作。應(yīng)對(duì)各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

5建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才（下轉(zhuǎn)第294頁(yè)）（上接第266頁(yè)）不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本， 決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，提高檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，要擔(dān)當(dāng)起這一歷史責(zé)任，必須有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。這一方面是由檔案工作的政治性、服務(wù)性決定的；另一方面，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，電子文件、電子檔案的安全問題對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。作為現(xiàn)代檔案工作者應(yīng)當(dāng)有豐富、廣博的知識(shí)，不僅熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，還要努力掌握其他相關(guān)知識(shí)，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微攝影技術(shù)等，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的過程，對(duì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)有理性的思考。檔案部門應(yīng)以檔案信息化為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。

對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化管理是當(dāng)前科技與社會(huì)發(fā)展的必然要求。各個(gè)事業(yè)單位要重視其檔案管理，根據(jù)實(shí)際情況制定出一個(gè)檔案數(shù)字化管理的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息網(wǎng)站，使檔案信息化符合國(guó)內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，并不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，不斷提高工作效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。