現(xiàn)代財(cái)務(wù)綜合信息化平臺(tái)建設(shè)

王晶

[摘要]信息時(shí)代大數(shù)據(jù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，會(huì)計(jì)電子記賬雖然與傳統(tǒng)手工記賬相比有很大進(jìn)步，卻缺少與相關(guān)的其他數(shù)據(jù)信息相連接，不僅造成各個(gè)部門工作人員大量信息重復(fù)登記，而且易出錯(cuò)，財(cái)務(wù)人員在月末、季末或年末都需要對(duì)其他相關(guān)部門的信息進(jìn)行核對(duì)，耗費(fèi)大量時(shí)間且核對(duì)、修改困難，造成工作拖延、滯后?，F(xiàn)設(shè)全面化多功能的信息平臺(tái)建設(shè)，將報(bào)銷系統(tǒng)、合同、往來(lái)款管理、人力資源信息、職工薪酬核算與財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)在同一平臺(tái)中建設(shè)，有效的數(shù)據(jù)共享，可以降低重復(fù)工作錄入，提高了工作效率，保障了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，同時(shí)便于核對(duì)信息，將自動(dòng)化提升到一個(gè)新的水平，更適合于異地辦公、集團(tuán)化管理等現(xiàn)代企業(yè)模式。

[關(guān)鍵詞]信息化；現(xiàn)代會(huì)計(jì)；網(wǎng)絡(luò)辦公；綜合平臺(tái)

[DOI]10.13939/i.enki.zgsc.2018.20.195

1 對(duì)報(bào)銷進(jìn)行流程化系統(tǒng)管理

報(bào)銷人在信息平臺(tái)上登記自己需要報(bào)銷的單據(jù)，并上傳發(fā)票等附件信息，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以采用移動(dòng)客戶端進(jìn)行審批，這種方式審批速度快，不受辦公場(chǎng)所限制，如領(lǐng)導(dǎo)出差也可以辦公，報(bào)銷人員可以從平臺(tái)上查看單據(jù)審批進(jìn)度，審批中有單據(jù)不符或其他情況導(dǎo)致審批不通過(guò)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊駁回選項(xiàng)后，系統(tǒng)自動(dòng)通知報(bào)銷人員，報(bào)銷人員可以在填報(bào)信息時(shí)選擇業(yè)務(wù)內(nèi)容、所屬部門、付款方式等相關(guān)信息，業(yè)務(wù)內(nèi)容如：業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等，所屬部門如綜合部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營(yíng)部等；付款方式如：現(xiàn)金、電匯、支票等。而且便于報(bào)銷人員統(tǒng)計(jì)，可以分類查看已報(bào)銷、審批中、未報(bào)銷的各種單據(jù)，便于管理；部門領(lǐng)導(dǎo)也可以查詢統(tǒng)計(jì)本部門所有員工的報(bào)銷登記信息，便于部門統(tǒng)計(jì)、核算；財(cái)務(wù)部可以通過(guò)信息平臺(tái)對(duì)審批通過(guò)的單據(jù)通知相關(guān)報(bào)銷人員交付單據(jù)。共享信息可以減少財(cái)務(wù)人員的統(tǒng)計(jì)工作，在此基礎(chǔ)上財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)整個(gè)單位的報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行短期資金規(guī)劃，也便于結(jié)合相應(yīng)規(guī)定，對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行預(yù)算、考核等實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理。

2 對(duì)合同進(jìn)行登記管理

對(duì)合同進(jìn)行登記管理，登記合同類型、單位名稱、金額、付款方式、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、本單位負(fù)責(zé)相關(guān)事宜的人員，并上傳合同掃面件。特別是對(duì)付款方式進(jìn)行設(shè)置，一次支付、根據(jù)比例分次支付；是否扣押質(zhì)保金，對(duì)合同進(jìn)行登記管理后，一有利于合同的管理，方便查閱；二有利于與往來(lái)款登記進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)合同往來(lái)款收付的對(duì)接。其中支付比例的設(shè)置可以自動(dòng)核對(duì)每次支付的金額是否與合同一致，是否超額。增強(qiáng)自動(dòng)化管理可以減少人員操作錯(cuò)誤的可能性，也可以增強(qiáng)工作效率。

3 對(duì)往來(lái)款等信息進(jìn)行系統(tǒng)管理

對(duì)往來(lái)收付款進(jìn)行登記管理，經(jīng)營(yíng)（銷售）部門、財(cái)務(wù)部門可以查詢款項(xiàng)收付情況，并結(jié)合開(kāi)具發(fā)票流程進(jìn)行發(fā)票管理，同步登記開(kāi)具發(fā)票信息，便于統(tǒng)計(jì)收付款情況及發(fā)票開(kāi)具情況。在此基礎(chǔ)上由于有收款登記信息，可以對(duì)款項(xiàng)進(jìn)行分類，比如采購(gòu)款、收入、保證金，分類后有利于設(shè)置時(shí)間提醒，比如，投標(biāo)保證金或履約保證金隨工期時(shí)間較長(zhǎng)，會(huì)有工程結(jié)束后由于經(jīng)辦人員疏忽或者人員更換等問(wèn)題未及時(shí)索要，有些項(xiàng)目因工程結(jié)束，臨時(shí)機(jī)構(gòu)取消而無(wú)法取回。為了防止由于人員疏忽導(dǎo)致款項(xiàng)無(wú)法收回的情況發(fā)生，可以在登記信息時(shí)填寫時(shí)間提醒，臨近工期結(jié)束時(shí)自動(dòng)報(bào)紅提示。另可以每月定期導(dǎo)入財(cái)務(wù)應(yīng)收賬款進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，從而使系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，檢查是否有往來(lái)款登記錯(cuò)誤或財(cái)務(wù)記賬錯(cuò)誤的情況，核對(duì)無(wú)誤后鎖定正確的數(shù)據(jù)，并可以將鎖定的往來(lái)數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行賬齡分析，從而自動(dòng)生成壞賬準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，減少人工進(jìn)行賬齡分析的繁雜工作，同時(shí)可以促進(jìn)催要賬款，加強(qiáng)資金管理，并為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金決策提供依據(jù)。

可以根據(jù)每月導(dǎo)人財(cái)務(wù)的往來(lái)賬核對(duì)，自動(dòng)提示余額不相符的單位，根據(jù)財(cái)務(wù)人員核對(duì)后，對(duì)有差錯(cuò)的數(shù)據(jù)由相關(guān)辦理人員提出申請(qǐng)，由設(shè)定的領(lǐng)導(dǎo)審批后可以修訂相關(guān)數(shù)據(jù)。每月度或每季度根據(jù)財(cái)務(wù)人員的需要，按照提前設(shè)定好的格式出具往來(lái)詢證函，回函后對(duì)相符、不符、未回函等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。

4 結(jié)合預(yù)算及單位的規(guī)章制度設(shè)定限額

各個(gè)單位有很多的內(nèi)部管理規(guī)定，例如關(guān)于招待費(fèi)、差旅等，可以將這些管理規(guī)定上傳至信息平臺(tái)中，并將其中的規(guī)定以限額的方式在報(bào)銷系統(tǒng)中體現(xiàn)。例如，單位規(guī)定餐飲招待中限制100元/人，報(bào)銷人填寫業(yè)務(wù)招待單據(jù)填寫人數(shù)10后，金額只能填寫1000及以下，并有相應(yīng)的提示說(shuō)明。例如出差到不同的地方住賓館的限額不一樣，如北京500元/天，河北300元/天，報(bào)銷人員填寫報(bào)銷信息時(shí)可以根據(jù)選擇的地點(diǎn)自動(dòng)彈出限額。

可以結(jié)合預(yù)算對(duì)各個(gè)部門的資金進(jìn)行限制，例如銷售部差旅費(fèi)報(bào)銷限額為10萬(wàn)元，則部門信息中自動(dòng)匯總已報(bào)銷差旅費(fèi)金額，并自動(dòng)顯示剩余額度，使得預(yù)算做出后自動(dòng)進(jìn)行控制，有效防止超預(yù)算費(fèi)用發(fā)生。各部門如需要調(diào)整預(yù)算限額，可以單獨(dú)提出申請(qǐng)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后可以對(duì)預(yù)算限額做出調(diào)整，年底可以出具預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際數(shù)據(jù)的差額表，對(duì)整個(gè)單位的預(yù)算控制分析提供有效數(shù)據(jù)。

5 建立職工薪酬系統(tǒng)

人力資源部需要人力資源信息系統(tǒng)，可以將職工的各種基本信息，學(xué)歷、職稱、聯(lián)系方式等進(jìn)行登記，并對(duì)每個(gè)人的各種證書進(jìn)行上傳登記，這種情況下，便于查閱每個(gè)人的信息。建立工資、社保類數(shù)據(jù)，比如工資如果按照工作年限及學(xué)歷、職稱設(shè)置，則可以與人力信息系統(tǒng)結(jié)合，自動(dòng)對(duì)已經(jīng)劃分好的學(xué)歷、職稱等相關(guān)信息自動(dòng)計(jì)算工資，同時(shí)按照設(shè)定的比例自動(dòng)計(jì)算社保、公積金。

將其中工資、社保、公積金數(shù)據(jù)共享至財(cái)務(wù)，再結(jié)合個(gè)人所得稅等其他數(shù)據(jù)生成工資條，這樣可以將各個(gè)部門的單獨(dú)的系統(tǒng)工具合并到一個(gè)平臺(tái)，便于系統(tǒng)調(diào)整或更新，也便于相關(guān)信息共享；同時(shí)人力資源部人員增減、調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)人員調(diào)整自動(dòng)關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)職工薪酬系統(tǒng)，將兩個(gè)部門需要的共同信息部門分享，大大減少人為錄入錯(cuò)誤的情況，信息共享后兩部門使用相同的人員編碼，而不是各自編碼，這樣便于管理，減少例如人員重名等造成信息混亂。

6 與財(cái)務(wù)記賬軟件相結(jié)合

在報(bào)銷系統(tǒng)中，報(bào)銷人員提交申請(qǐng)時(shí)已經(jīng)選擇業(yè)務(wù)內(nèi)容、部門等相關(guān)信息，報(bào)銷系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)內(nèi)容跟財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)科目相匹配，部門設(shè)置相同，這種情況下，可以通過(guò)設(shè)置好兩個(gè)系統(tǒng)之間的關(guān)系映射，直接將報(bào)銷系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)引入財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)中形成會(huì)計(jì)分錄。例如：將經(jīng)營(yíng)部門的費(fèi)用映射對(duì)應(yīng)科目銷售費(fèi)用，業(yè)務(wù)內(nèi)容如：差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等分別對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目：銷售費(fèi)用一差旅費(fèi)、銷售費(fèi)用會(huì)議費(fèi)、銷售費(fèi)用一業(yè)務(wù)招待費(fèi)；將綜合部、財(cái)務(wù)部、人事部的費(fèi)用對(duì)應(yīng)科目管理費(fèi)用，業(yè)務(wù)內(nèi)容分別對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目；將生產(chǎn)部門的費(fèi)用按業(yè)務(wù)內(nèi)容對(duì)應(yīng)成本費(fèi)用和制造費(fèi)用等。財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)引入報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)后，使得會(huì)計(jì)憑證的編制更加便捷，由于報(bào)銷系統(tǒng)中已經(jīng)上傳發(fā)票等信息的掃描件，可以在財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)直接引入，這種模式下，憑證及相關(guān)附件均有電子版，查詢更加方便、快捷。采用電子附件的會(huì)計(jì)記賬模式，使原始單據(jù)可以與制單、審核、記賬相分離。

7 現(xiàn)代化信息平臺(tái)建設(shè)需要注意的事項(xiàng)

網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)，使工作方便、快捷、多部門數(shù)據(jù)共享，但同時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題提出更高的要求，如果單位的商業(yè)信息被盜，比如供應(yīng)商信息、客商信息、特有技術(shù)或工藝等信息被盜，會(huì)給單位造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，當(dāng)大數(shù)據(jù)建設(shè)后，需要專人或?qū)ｉT的部門進(jìn)行系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)維護(hù)。信息化后對(duì)檔案的整理和留存提出新的要求。比如數(shù)據(jù)備份的方式，多久備份一次，保存期限，是否需要打印相關(guān)的紙質(zhì)信息等，傳統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定需要重新制定、調(diào)整，從而保障大數(shù)據(jù)的檔案管理全面、準(zhǔn)確、完備。