機關檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法探析

摘 要 隨著信息技術的快速發(fā)展，機關檔案室文書檔案整理工作越來越受到關注與重視，如何提升機關檔案室文書檔案整理是行政單位機關應長期努力的方向。當前的機關檔案室文書檔案整理還存在檔案歸檔范圍模糊、檔案裝訂缺乏規(guī)范化等問題，如何解決這些問題是本文探討的重點。

關鍵詞 機關 檔案室 文書檔案整理

一、引言

新時期背景下，機關檔案室建設是機關檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重要工程，對提高機關檔案服務質量與水平起著關鍵性影響，所以加強機關檔案室建設，做好機關檔案室文書檔案整理工作至關重要。本文以行政單位機關為例，著重分析與探討了機關檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法。

二、機關檔案室文書檔案整理中存在的問題

第一，檔案歸檔范圍模糊。目前，不少行政單位機關對檔案工作人員的招聘存在一定的隨意性，現(xiàn)有的檔案工作人員不僅并非畢業(yè)于檔案專業(yè)，而且對《文書檔案保管期限表》缺乏正確的認識與了解，在具體工作過程中時常出現(xiàn)文件全部歸檔的問題，即對無須歸檔的文件也進行歸檔，增加了整理工作量。

第二，存在跨年度文件歸檔問題。機關檔案室文書檔案材料相較于其他文件材料而言在時間上存在一定的特殊性，包括多個時間，如成文日期、文件收發(fā)日期等，對于年底至年初期間的文件，個別行政單位機關將年初發(fā)表文件的落款日期定為去年年終日期，在一定程度上影響了檔案工作人員對文件日期的理解，往往將這類文件歸納為新一年檔案歸檔范圍。

第三，文件頁面編寫缺乏規(guī)范性。新歸檔文件單位一般為件，歸檔文件本身就存在頁碼，有的直接照搬原頁碼；有的僅進行文件正面頁碼編寫，對背面頁碼編寫有所忽視；有的僅進行奇數(shù)頁編寫或偶數(shù)頁編寫。對于大規(guī)模紙張進行折疊并重復編寫，易影響文件順序性，使之產生重號、漏號等問題。

第四，檔案裝訂缺乏標準化。機關檔案室文書檔案文件主要涉及正本文件、文稿與附件等，有的檔案工作人員在進行檔案裝訂過程中采取直接便捷的方式進行裝訂，對文稿裝飾的訂書針或回形針有所忽視；有的檔案工作人員甚至直接采用夾子進行文稿歸檔，影響了檔案裝訂標準化。

第五，忽視備考表填寫。部分檔案工作人員對備考表填寫缺乏正確的認識，認為備考表填寫僅是一種形式，可填可不填，加上現(xiàn)代化檔案具有完整性，不填寫備考表也無明顯影響，可以說，他們缺乏良好的備考表填寫意識。

三、解決機關檔案室文書檔案整理問題的方法

（一）規(guī)范歸檔整理范圍

結合行政單位機關實際來看，可以從發(fā)文件、辦文件、批文件、其他四類入手整理。首先，需要發(fā)出的文件理應按照要求全部歸檔；其次，需要辦理的文件應遵循行政單位機關管理方式特征要求進行歸檔，即通過承辦處室核查、整理后進行歸檔；再次，批文件指的是高層領導進行事物批示，或者是行政單位機關領導進行直接批示的材料應在按照要求全部歸檔；最后，其他文件指的是不包含上述三種文件的其他文件材料。另外，以下幾類文件材料也需按照要求進行全部歸檔：行政單位機關發(fā)出的未進行文號編寫的文件；行政單位機關舉行的會議、簽到表等具有重要價值的文件材料；行政單位機關合同、工資表等與行政單位機關發(fā)展密切相關的材料等。

（二）做好跨年度檔案分類工作

機關檔案室文書檔案材料相較于其他文件材料而言，在時間上存在一定的特殊性，包括成文日期、文件收發(fā)日期、正文落款日期等時間，其中正文落款日期為主要標準，需要注意的是，跨年度文件需要注重簽發(fā)日期，以該日期為主要標準。

（三）提高對文件頁面編寫的重視

文件頁碼編寫指的是對文件總頁數(shù)進行統(tǒng)計，通過觀察總頁數(shù)，可以更好地了解文件內容，如是否包含附件，有無領導審批件，因此在進行頁碼編寫過程中需要在文件材料正背面用鉛筆標注上阿拉伯數(shù)字，一件文件對應一個流水頁，需要注意的是，進行數(shù)字標號的文件材料均為有內容的文件材料，可以是文字也可以是圖表，空白頁無須標號；正面一般在右上角標注，背面一般在左上角標注。

（四）體現(xiàn)文件歸檔規(guī)范性

歸檔文件需要選擇與檔案保護具體要求相符合的訂書釘進行裝訂，裝訂前既要考慮便捷性特征，也要除去文件本身存在的金屬物，如回性針等，這些金屬物對檔案保護起著一定的阻礙作用。

（五）做好備考表填寫工作

備考表不僅是機關檔案室進行文件歸檔管理的重要內容，還是必不可少的措施，填寫過程中需要認真選擇所選用的墨汁、印泥等，保證其持久性。備考表涉及多方面內容，如盒內文件相關情況說明，包括文件材料件數(shù)、圖紙注意事項、檔案整理負責人姓名等，做好備考表填寫工作，不僅為檔案工作人員工作提供了便利，而且有利于提高機關檔案室文書檔案整理效率。

（六）注重人才引進

機關檔案室文書檔案整理之所以出現(xiàn)上述問題，很大一部分原因在于檔案工作人員缺乏正確的工作理念及能力，人才是機關檔案室文書檔案整理提升的主要保障。在信息技術不斷發(fā)展的今天，機關檔案室文書檔案整理是一項具有復雜性與專業(yè)性的工作，對檔案工作人員的要求日益提高，要具備先進的理念、豐富的知識、專業(yè)的技術等，所以，在進行機關檔案室文書檔案整理的過程中，培養(yǎng)人才、引進人才也是不可忽視的重要方面，需要引起重視。

（作者單位為中國人民政治協(xié)商會議內蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市委員會）

[作者簡介：王艷霞（1979—），女，內蒙古人，研究生，中級職稱，研究方向：檔案管理。]

參考文獻

[1] 謝春霞.機關檔案室文書檔案整理中存在的問題及解決方法[J].云南檔案，2016（12）.