企業(yè)產(chǎn)品檔案管理現(xiàn)狀、問(wèn)題及建議

陳永明

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，企業(yè)產(chǎn)品檔案工作的改革也日益加深。面對(duì)各種信息量越來(lái)越復(fù)雜龐大的今天，企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作的改革顯得尤為迫切。目前的企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，企業(yè)要強(qiáng)化產(chǎn)品檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格產(chǎn)品檔案管理程序并健全產(chǎn)品檔案管理制度，使產(chǎn)品檔案管理工作有章可循，規(guī)范操作，本文對(duì)產(chǎn)品檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；產(chǎn)品檔案；現(xiàn)狀；建議

1 企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的重要性分析

企業(yè)產(chǎn)品檔案是其各項(xiàng)信息的重要載體，是企業(yè)的主要信息源，因此，產(chǎn)品檔案管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政策性和機(jī)密性。企業(yè)的管理部門(mén)要充分意識(shí)到產(chǎn)品檔案管理工作的重要意義，切實(shí)做到管好產(chǎn)品檔案，用好產(chǎn)品檔案。

2 企業(yè)產(chǎn)品檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1對(duì)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位

大多數(shù)企業(yè)受限于傳統(tǒng)的思維觀念而對(duì)產(chǎn)品檔案管理的工作認(rèn)識(shí)不夠，從而導(dǎo)致了對(duì)其重視程度偏低。造成這一現(xiàn)象的主要原因之一就是他們覺(jué)得產(chǎn)品檔案管理工作對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有多大的影響。因此在企業(yè)中，產(chǎn)品檔案部門(mén)工作人員的工作積極性往往不高，甚至出現(xiàn)十分嚴(yán)重的掛名現(xiàn)象，相關(guān)工作人員不能切實(shí)擔(dān)負(fù)起責(zé)任。

2.2管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足

企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作多數(shù)有職工兼職，沒(méi)有專(zhuān)職的產(chǎn)品檔案管理人員。其一，兼職人員缺乏必要的產(chǎn)品檔案管理知識(shí)，從而對(duì)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成很大的影響。其二是由于兼職人員本身有其他的工作要做以及人員調(diào)動(dòng)十分頻繁，從而造成了企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作的滯后。

2.3企業(yè)產(chǎn)品檔案管理信息化程度較低

由于企業(yè)產(chǎn)品檔案并不能直接為企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益，大多數(shù)企業(yè)對(duì)產(chǎn)品檔案部門(mén)投入的資金技術(shù)資源不足，仍然以人工的方式進(jìn)行產(chǎn)品檔案管理造成了較多的失誤，為日后產(chǎn)品檔案的利用造成了阻礙。也有少數(shù)企業(yè)開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)品檔案管理，也僅僅用于檢索與統(tǒng)計(jì)本單位的產(chǎn)品檔案信息，產(chǎn)品檔案信息的共享程度較低。

2.4企業(yè)產(chǎn)品檔案管理配套設(shè)施建設(shè)不到位

受企業(yè)對(duì)產(chǎn)品檔案部門(mén)的資金投入限制，產(chǎn)品檔案保管硬件條件較差，產(chǎn)品檔案柜陳舊老化，防蟲(chóng)、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史產(chǎn)品檔案文獻(xiàn)因發(fā)生霉變或遭蟲(chóng)害而毀壞，甚至部分產(chǎn)品檔案因?yàn)檎加每臻g較大而被清除出產(chǎn)品檔案室。部分企業(yè)甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的產(chǎn)品檔案室，嚴(yán)重影響了企業(yè)產(chǎn)品檔案的保管質(zhì)量。

3 提高企業(yè)產(chǎn)品檔案管理水平的措施

3.1提高企業(yè)對(duì)產(chǎn)品檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

企業(yè)的相關(guān)人員需要真正的認(rèn)識(shí)到產(chǎn)品檔案管理工作的重要性和其對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展所發(fā)揮的意義。我國(guó)相關(guān)部門(mén)也應(yīng)提高對(duì)產(chǎn)品檔案管理的重視，加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品檔案管理工作的宣傳力度，使產(chǎn)品檔案管理工作能充分被人們認(rèn)識(shí)和了解，尤其是企業(yè)的和產(chǎn)品檔案管理有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。在了解了企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作的重要性之后，企業(yè)中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)時(shí)刻強(qiáng)調(diào)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作對(duì)企業(yè)運(yùn)行的重要性，以此來(lái)加強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，改善工作態(tài)度，提高工作質(zhì)量。

3.2對(duì)產(chǎn)品檔案管理工作的制度完善

建設(shè)一套完善的產(chǎn)品檔案管理制度系統(tǒng)，對(duì)于公司的良好運(yùn)行和產(chǎn)品檔案管理工作的順利實(shí)施具有重要意義。當(dāng)管理工作應(yīng)在實(shí)際操作中不斷探索和改進(jìn)。產(chǎn)品檔案管理主要包括，企業(yè)文件的收集，整理，歸檔與保存，它是在企業(yè)資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)上，在具有同一標(biāo)準(zhǔn)和制度的情況下，對(duì)產(chǎn)品檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)與整理。企業(yè)應(yīng)以相關(guān)的法律，法規(guī)為基礎(chǔ)在確保符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定的情況下來(lái)對(duì)現(xiàn)有的產(chǎn)品檔案管理制度進(jìn)行完善和修改，從而建設(shè)一套完善的產(chǎn)品檔案管理制度系統(tǒng)。不同企業(yè)的產(chǎn)品檔案管理制度也存在差異，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)本公司的現(xiàn)狀來(lái)制定科學(xué)的契合于自身的運(yùn)行和發(fā)展產(chǎn)品檔案管理制度。在產(chǎn)品檔案管理相關(guān)制度擬定以后，可以在公司內(nèi)部各部門(mén)之間進(jìn)行討論，并起草最終的企業(yè)產(chǎn)品檔案管理辦法，以此來(lái)保證相關(guān)制度的科學(xué)性，有效性與可行性。另外，需要格外注意的是部分產(chǎn)品檔案的保密工作，所以，有關(guān)企業(yè)可以采取分開(kāi)放置的辦法來(lái)確保機(jī)密文件的安全。企業(yè)需要嚴(yán)格控制產(chǎn)品檔案管理工作中的每一個(gè)程序，尤其是產(chǎn)品檔案的借閱與復(fù)印。因?yàn)檫@對(duì)產(chǎn)品檔案的安全具有重要的意義。

3.3加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)人才的培養(yǎng)

提高產(chǎn)品檔案管理工作人員的產(chǎn)品檔案管理意識(shí)和專(zhuān)業(yè)工作水平是各企業(yè)能夠做好產(chǎn)品檔案管理工作的前提。相關(guān)產(chǎn)品檔案管理人員一般所存在的問(wèn)題主要有兩個(gè)方面，一個(gè)是管理意識(shí)需要加強(qiáng)，另一方面是他們的專(zhuān)業(yè)工作水平還需要提高。因此，為保證企業(yè)產(chǎn)品檔案管理工作的科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)產(chǎn)品檔案管理工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。我國(guó)相關(guān)行政單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品檔案管理工作人員的培養(yǎng)，與各企業(yè)聯(lián)手，一起打造一批一流的、專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的產(chǎn)品檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。

3.4加大企業(yè)對(duì)產(chǎn)品檔案管理工作資金的投入

各企業(yè)不能只關(guān)注于眼前的經(jīng)濟(jì)利益，要把目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，能夠看到產(chǎn)品檔案管理對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要意義和作用，加大對(duì)產(chǎn)品檔案管理工的資金投入，完善企業(yè)內(nèi)產(chǎn)品檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。比如，建立產(chǎn)品檔案管理所必需的產(chǎn)品檔案室或產(chǎn)品檔案庫(kù)房，完善產(chǎn)品檔案管理工作人員的相關(guān)工作設(shè)備包括電腦，辦公室等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的有效進(jìn)行，使產(chǎn)品檔案管理更具有規(guī)范性和有效性，企業(yè)應(yīng)積極規(guī)范檔案收集和歸檔工作，加強(qiáng)制度建設(shè)、規(guī)范檔案利用，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，從多方面提高企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)產(chǎn)品檔案管理的科學(xué)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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