文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新問(wèn)題研究

萬(wàn)軍

摘 要：檔案是記錄前人經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的重要載體，助力創(chuàng)新，參與創(chuàng)新，檔案人責(zé)無(wú)旁貸。文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、技術(shù)性、機(jī)密性和服務(wù)性較強(qiáng)的工作；文書(shū)檔案管理工作是企事業(yè)單位正常健康運(yùn)行的重要前提，是黨和國(guó)家、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。文書(shū)檔案管理工作不僅可以為黨群工作和行政管理提供重要的指引方向，而且為經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作提供可靠的理論和素材支撐。因此，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要深遠(yuǎn)意義。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案管理；工作創(chuàng)新

一、文書(shū)檔案管理制度創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理制度的建立不僅是檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，同時(shí)也是檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，更是有效保障檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)內(nèi)容。長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)檔案管理工作受黨政機(jī)關(guān)管理影響，往往側(cè)重檔案的整理和收集，而輕視檔案的實(shí)際應(yīng)用，使得文書(shū)檔案自身的真正價(jià)值未能得以充分展示。結(jié)合單位實(shí)際工作狀況，對(duì)原有檔案管理制度中所包含的收集、整理、分類、排列、鑒定、借閱以及銷毀等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行改革與創(chuàng)新，把每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)進(jìn)一步細(xì)化，責(zé)任明確到位，同時(shí)把大事記、組織沿革、專題檔案編研、重要領(lǐng)導(dǎo)人物傳記等各項(xiàng)檔案信息深層次加工工作制度化、規(guī)范化，鼓勵(lì)檔案管理人員投入更多的時(shí)間和精力開(kāi)展文書(shū)檔案信息轉(zhuǎn)化利用工作。文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量高低。文書(shū)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變文書(shū)檔案管理工作局面的關(guān)鍵。特別是隨著機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的繼續(xù)深化，各部門工作人員減少，工作量增加，文書(shū)檔案管理工作將面臨更大的壓力。一方面，文書(shū)檔案管理人員在處理好日常工作的同時(shí)要主動(dòng)學(xué)習(xí)和積累相關(guān)知識(shí)，積極參與再培訓(xùn)再教育，努力增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)本領(lǐng)；另一方面，要建立和實(shí)行檔案管理人員責(zé)任制，定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，同時(shí)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、檔案工作晉升和懲處并行，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新能力，切實(shí)促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

二、文書(shū)檔案整理和檢索方式創(chuàng)新

文書(shū)檔案整理和檢索方式的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容之一。文書(shū)檔案工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高文書(shū)檔案管理工作效率和確保檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的重要條件，也是文書(shū)檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。目前，文書(shū)檔案管理工作還基本沿用以往的手工管理模式，計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用大多情況僅僅是目錄的輸入、輸出和檢索，其他應(yīng)用還有待深入研究和開(kāi)發(fā)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化程度的提高，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將文書(shū)檔案管理部門與單位其他部門聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的共享，加強(qiáng)各部門之間的合作與交流，提高文書(shū)檔案信息服務(wù)的效率和質(zhì)量，為單位的發(fā)展決策提供有力的支持。文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)極其繁瑣復(fù)雜、要求高且技術(shù)性、政治性和服務(wù)性都特別強(qiáng)的工作。我們?cè)谌粘９ぷ髦行瓒嗔粜淖⒁鈾n案整理方法和檢索技巧的積累和歸納總結(jié)，提高工作效率。筆者單位文書(shū)檔案管理目前采用年度—問(wèn)題—保管期限分類法，問(wèn)題分類法需要在問(wèn)題與問(wèn)題之間互相排斥性的理解和把握上花費(fèi)很大精力，并且對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力要求很高。對(duì)于某個(gè)文件，不能因?yàn)樘厥庠蚨p易改變其問(wèn)題屬類，上一年度放入哪個(gè)問(wèn)題屬類，這一年度仍要放入此問(wèn)題屬類，否則會(huì)給以后的查找利用增添不必要的麻煩。問(wèn)題分類法在文件檢索方面具有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，只要熟練運(yùn)用，就可以做到在完全不借助任何檢索工具的情況下直接找到文件。

三、文書(shū)檔案利用和再加工工作創(chuàng)新

我們不應(yīng)把文書(shū)檔案束之高閣，要將“死檔案”變成“活資源”，重視文書(shū)檔案再加工工作，多方面提高檔案利用率，以便更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。文書(shū)檔案管理工作不能只停留在每年收集整理多少份文件材料，立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷次和人次等。檔案管理人員應(yīng)該將自己從繁瑣的手工檔案整理事務(wù)中解放出來(lái)，將更多的時(shí)間和精力投入到檔案信息的深層次加工和轉(zhuǎn)化利用上。例如我們把原來(lái)手工操作的三點(diǎn)一線棉線裝訂法改為不銹鋼訂書(shū)針裝訂法；把收集來(lái)的文件材料首先依據(jù)文件所涉及的工作內(nèi)容和重要程度做預(yù)分類，后期再做不同的歸檔整理。根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)分管工作的范圍，就某一特定專題，對(duì)相關(guān)檔案文件材料進(jìn)行整理匯編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考和依據(jù)，為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。單位工作的健康可持續(xù)發(fā)展離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)層的正確決策。我們可以選擇那些為單位的發(fā)展做出卓越貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)、專家等，專門給他們做人物傳記，記錄他們的工作經(jīng)歷，藉此反映單位的發(fā)展歷史。為了更直觀地展示單位的發(fā)展歷史和演變過(guò)程，對(duì)單位歷史沿革文件材料進(jìn)行匯編，作為單位員工“愛(ài)單位教育”的生動(dòng)素材，增強(qiáng)員工對(duì)單位的認(rèn)同感、自豪感和責(zé)任感，提高干部職工開(kāi)展科研、生產(chǎn)、服務(wù)的積極性和主動(dòng)性。

四、信息化條件下文書(shū)檔案管理的優(yōu)化路徑

在對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，很多員工沒(méi)有創(chuàng)新管理的理念，只會(huì)一味的按照自我思想進(jìn)行管理，導(dǎo)致管理的制度出現(xiàn)缺陷。因此，才需要對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，并完善管理制度。需要對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作制定使用計(jì)劃，并有步驟的進(jìn)行展開(kāi)管理。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)企業(yè)信息化文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，以便適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。另外，建立比較標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)和合理化的管理制度，包括檔案建立之前的人員培訓(xùn)制度、職責(zé)分配制度、監(jiān)督管理制度、審核評(píng)價(jià)制度以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度等，并將這些制度進(jìn)行完善處理，從而實(shí)施到管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，以此確保文書(shū)檔案管理的有效性，同時(shí)針對(duì)一些信息化文書(shū)檔案管理中的保存、查閱以及下載等方面制定相應(yīng)的制度，落實(shí)到員工的工作職責(zé)上，確保文書(shū)檔案管理工作逐漸的信息化發(fā)展。比如，定期的針對(duì)員工的檔案管理工作進(jìn)行考核，包括檔案管理工作的分類進(jìn)行、信息技術(shù)的使用、檔案的借閱過(guò)程等相關(guān)內(nèi)容，都需要進(jìn)行考核，并評(píng)價(jià)處優(yōu)秀的考評(píng)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以視對(duì)員工的鼓勵(lì)和支持，提高員工的工作積極性。信息化文書(shū)檔案管理的模式可以進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，以此推動(dòng)信息化文書(shū)檔案管理的具體落實(shí)。對(duì)此，可以按照相應(yīng)的步驟，對(duì)文書(shū)檔案的項(xiàng)目或者內(nèi)容進(jìn)行具體的分化管理，對(duì)文書(shū)檔案管理方式進(jìn)行多種項(xiàng)目管理方式的規(guī)劃，包括數(shù)字化、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目等的建立，以這種項(xiàng)目管理的方式規(guī)范信息化管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]楊爽.淺談新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（02）：45

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（作者單位：渠縣水產(chǎn)站）