事業(yè)單位檔案管理的弊端與完善措施

趙燕

摘 要：檔案管理工作是屬于現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入，檔案管理的重要性日益凸顯。在積極構建和諧社會的今天，加強事業(yè)單位檔案管理工作、推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化發(fā)展，已成為事業(yè)單位和社會發(fā)展的迫切需求。鑒于此，本文將探究事業(yè)單位檔案管理的弊端與完善措施，旨在為一線工作提供理論指導。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；弊端

檔案是事業(yè)單位工作實踐的重要憑證和真實記錄，也記載了事業(yè)單位的發(fā)展歷程。隨著信息化、知識化時代的到來，事業(yè)單位檔案管理正朝著資源共享、信息網絡的方向發(fā)展，這都促使檔案管理發(fā)生了深刻變革。

一、事業(yè)單位檔案管理的內容

事業(yè)單位的檔案管理包括檔案收發(fā)、保存、整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等方面，與事業(yè)單位的性質密切相關。例如，文化類事業(yè)單位的檔案主要是文化藝術工作人員的藝術創(chuàng)造、研究，其種類非常豐富，有音樂、舞蹈、美術、書法、曲藝等門類，各類文化藝術所形成的的資料都有其獨特的表現(xiàn)形式，如文字、圖像、聲像等，如果不按照其特有的表現(xiàn)形式來進行檔案管理，就很難發(fā)揮藝術檔案的真正作用。

其次，事業(yè)單位檔案管理的對象是檔案，服務的對象是檔案的利用者，檔案管理不但是為了保證檔案存儲的有序性與安全性，還包括為單位、社會乃至個人提供有價值的檔案利用服務，使檔案利用者可以便利地獲取其所需的信息。

二、事業(yè)單位檔案管理的原則

事業(yè)單位的檔案管理，有一定的特殊性，在具體管理當中，應依據相關工作標準與原則來推進。

（一）統(tǒng)一性原則

統(tǒng)一性是事業(yè)單位檔案管理的重要原則，這不但指各類檔案資料應由各級檔案館管理部門分類集中保管，還包括制定統(tǒng)一的管理規(guī)章制度，為檔案管理的規(guī)范化開展提供依據。

（二）完整性原則

事業(yè)單位檔案管理必須保證各項檔案信息的完整性，既包括數量上的完整，又包括質量上的完整，即檔案本身齊全、不遺漏，檔案記載的內容也無缺漏之處。。

（三）安全性原則

保證檔案信息資料的安全是事業(yè)單位檔案管理的重中之重。一方面，應該保證檔案資源不受外界自然環(huán)境的影響、不受各種人為因素的破壞；一方面，應保證檔案資料不被篡改，提高檔案信息的真實性，更好的服務于檔案開發(fā)。

三、事業(yè)單位檔案管理的常見問題

（一）重視程度不足

受地區(qū)經濟發(fā)展、社會觀念的影響，很多事業(yè)單位的檔案管理一直處在邊緣位置，得不到政府與群眾的重視，直接導致檔案管理資金投入不足甚至被挪作他用。單位領導、各級文化主管部門普遍重視開展文化活動，但輕視檔案管理，管理制度不全、檔案意識不強、保護措施不力，多年沿襲下來的藝術檔案被分散管理，收集困難，材料難以被及時歸檔，更得不到集中統(tǒng)一管理，更缺乏考核監(jiān)督手段，導致檔案管理水平長期滯后，也影響了檔案的利用。

（二）管理體制不健全

檔案管理是一項基層工作，很多事業(yè)單位并沒有建立專門的檔案管理機構，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，通常是其他工作人員兼職負責，這導致檔案收集不全，再加之當前檔案類型的多樣性，不少資料沒有及時歸檔。其次，不同部門及負責人之間的權責不清，管理制度不完善，缺乏嚴謹、科學的檔案管理指標，導致檔案管理工作無章可循。

（三）人員、設備投入不足

事業(yè)單位檔案管理人員必須具備專業(yè)的檔案管理知識及較高的綜合素養(yǎng)，但目前，很多事業(yè)單位檔案管理人員奇缺，往往身兼多職，精力很難專注到檔案管理上，這導致他們的檔案管理水平不高，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，例如有的檔案管理人員認為只要把材料裝訂到一起就算是形成檔案了，缺少對藝術檔案特點的認識，這均會給檔案管理工作帶來巨大隱患。

再次，檔案管理方式滯后。事業(yè)單位檔案管理投入一直都很少，與開展文化活動相比，藝術檔案管理工作的短期效應不明顯，再加之政府撥款的有限，單位往往側重于開展群眾文化活動，對檔案管理的經費投入甚微，導致檔案管理硬件設備落后，對檔案的長期保存與利用造成了直接影響。

（四）檔案管理基礎問題多

事業(yè)單位檔案管理基礎問題較多。第一，檔案收集質量較低。受設備、人員、觀念等因素的制約，檔案收集工作難度大，無法嚴格按照標準收集，整理立卷檔案少，這就無法收錄文化活動的真實狀況，導致檔案質量不高。第二，歸檔不規(guī)范。文化檔案立卷不合理，歸檔范圍不準確，對于重要材料的收集尚未遵循文化檔案形成規(guī)律，不同材料之間缺乏必要聯(lián)系。

四、事業(yè)單位檔案管理的完善措施

（一）健全檔案管理機構與制度

事業(yè)單位必須設置專門的檔案管理辦公室，并設置專門的管理崗位，建立完善的管理考核機制。通過定期的管理考核及時發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處。同時，還應積極成立檔案管理小組，定期組織各項工作交流及座談會，針對性研究檔案管理中出現(xiàn)的問題，不定期巡查檔案管理工作的開展情況。在此基礎上建立完善的檔案管理規(guī)章制度。通過完善的規(guī)章制度保證各項工作的順利開展，使得財務檔案管理工作有章可循，明文規(guī)定檔案管理的職責與權限，在此基礎上積極探究現(xiàn)代化檔案管理制度，促使各項檔案管理工作科學化、規(guī)范化，促使檔案資料的錄入、保管、銷毀等各項工作都有章可依。要明確了主要領導擔任檔案工作分管領導的責任機制，先后通過公開招聘、選調等方式配備檔案管理員，在各廠、部室明確兼職檔案管理員15人，推進工作規(guī)范有序開展。另外，還需要統(tǒng)一各項檔案管理標準，從而方便檔案資料的查詢與利用。事業(yè)單位檔案管理部門應使用統(tǒng)一標準的檔案管理系統(tǒng)和格式結構，各種檔案資料必須有序管理，從文件備份、分類整理、交接手續(xù)等小細節(jié)入手，嚴格歸檔材料要求。另外，還需要創(chuàng)建標準的事業(yè)單位檔案管理信息平臺，根據這一系統(tǒng)進行檔案運作，通過事業(yè)單位檔案管理信息平臺進行查閱、借閱和歸檔，并全程跟蹤檔案利用全過程。

（二）建立檔案管理信息系統(tǒng)

云計算、大數據、網絡時代的到來，改變著社會的生產、生活方式。建立檔案管理信息系統(tǒng)是全面提高檔案管理質量的關鍵。 經過多年的積累，事業(yè)單位的檔案普遍數量龐大，保管、查閱和利用都比較麻煩，對這些檔案進行信息化轉型和管理，是新形勢下提升檔案管理效率的重要途徑。新形勢下，我們可從如下方面入手：首先，積極建立檔案數據庫，事業(yè)單位可以通過掃描的方式，把原先的紙質訴訟檔案進行電子化形成的影像資料，有效避免頻繁調卷可能出現(xiàn)的混亂以及卷宗損壞、丟失等問題，對內對外全部數字化查閱共享。同時要嚴格執(zhí)行“歸檔報結”制度。按照“報結需歸檔，上架必掃描，退卷應登記”的原則，保證所有結案卷宗的同步歸結和電子化掃描。從檔案數據的采集、錄入、存貯等角度入手，不斷優(yōu)化檔案數據庫信息，充分發(fā)揮數據庫平臺的作用，方便工作人員進行數據查詢與處理。在存檔過程中，應嚴格按照正確的歸類方式處理單項資料，充分利用各種工具保存數據信息。第二，加強網絡建設力度。新形勢下，加強檔案管理的網絡信息化建設力度，有利于數據信息資料的傳輸，全面提升數據利用效率。事業(yè)單位必須加強網絡以及網絡安全建設，積極購入新設備、新軟件，更好地輔助檔案管理工作的開展。與此同時，必須加強網絡安全建設力度，加強對電子文件的保護力度。強化網絡安全管理，定期進行網絡維護與殺毒處理，加強電子文檔保存，嚴格按照國家相關規(guī)定進行操作，從而更好的保障電子檔案的安全。

（三）提升檔案人員素質水平

事業(yè)單位必須加強管理會計隊伍建設力度，全面提高管理人員專業(yè)技能與綜合素質，加大現(xiàn)有檔案管理人員的學習培訓力度，結合事業(yè)單位自身實際情況，積極開展各種形式的培訓工作，普及先進的檔案管理工作理念，促使檔案管理人員全面掌握檔案管理理論知識與計算機操作技能，更好地完成檔案管理工作。檔案工作人員必須樹立信息化檔案思維，真正認識到信息化檔案管理的重要性，全面思考、改革傳統(tǒng)檔案管理的內容、形式，徹底改變傳統(tǒng)被動的檔案管理工作模式，積極、主動地開展信息化檔案管理工作。檔案管理人員必須具備信息化思維意識，重新審視高新技術給檔案管理方式、檔案流轉環(huán)節(jié)、檔案用戶體驗以及檔案文化傳播渠道等帶來的變化，學會以共享、開放、合作的視角思考檔案管理工作。此外，事業(yè)單位應增加對檔案管理的投入，改造檔案管理室的環(huán)境，如專門的檔案查閱室和電子掃描室；在專用庫房里，安置了二氧化碳滅火器、紅外防盜自動報警器等設備，做好防火防潮防高溫工作，使檔案管理工作的開展更加高效。

（四）夯實檔案管理基礎工作

各級檔案管理部門應積極拓展服務方式和范圍，強化不同檔案管理部門之間的互動與合作。重視群眾文化檔案的開發(fā)力度，積極提供有意義、有價值的文化檔案產品，積極整合不同類型的檔案文化資源，通過拍攝紀錄片、檔案展覽等方式，進一步豐富文化檔案資源。與此同時，檔案管理部門必須注重檔案服務工作，開設群眾文化檔案管理網站、微博、微信、QQ等方式，全面提升群眾文化檔案應用與開發(fā)的便捷性。

五、結語

綜上所述，本文以事業(yè)單位檔案管理的重要意義與原則為切入點，分析了事業(yè)單位檔案管理的常見問題，并從管理體制、信息化水平、人員素質、基礎工作等角度入手，詳細論述了事業(yè)單位檔案管理的完善措施，多角度入手，旨在全面提升事業(yè)單位檔案管理綜合水平。

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