信息化管理在學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用探究

魏鑫

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理的利用率被大大提升。學(xué)校檔案記錄包括老師的工作情況和學(xué)生的在校情況，是學(xué)校對(duì)學(xué)生和老師的評(píng)判基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。本文對(duì)信息化管理在體育學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用展開簡(jiǎn)要的分析，為信息化學(xué)校檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化管理；學(xué)校檔案管理；應(yīng)用

體育學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中檔案管理占有重要的角色。學(xué)校雖然已經(jīng)逐步重視檔案管理工作，但在管理過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題需要完善。信息是一種資源，做好檔案管理工作可以為體育學(xué)校提供長(zhǎng)期發(fā)展的依據(jù)，保障學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展，繼而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

一、體育學(xué)校檔案管理的特征

體育學(xué)校的檔案管理內(nèi)容主要包括競(jìng)賽、教學(xué)、活動(dòng)、設(shè)施、行政這五大部分。隨著時(shí)代的變遷，體育學(xué)校的檔案管理工作逐漸顯露出如下幾個(gè)特征：

連續(xù)性。體育學(xué)校的檔案記錄了從建校以來(lái)學(xué)校的體育重大事件，包含了各時(shí)期的活動(dòng)展開內(nèi)容、實(shí)驗(yàn)報(bào)告結(jié)果、研究總結(jié)等資料。例如，體育人才的培養(yǎng)、體育教學(xué)方法的改革和實(shí)踐等[1]。

系統(tǒng)性。體育學(xué)校的檔案分類一般由管理、教學(xué)、競(jìng)賽、科研、場(chǎng)館設(shè)施建設(shè)組成，在時(shí)代的推進(jìn)下呈現(xiàn)了多元化狀態(tài)。

價(jià)值性。體育學(xué)校的檔案中記錄著一些有價(jià)值的體育教學(xué)研究分析和實(shí)驗(yàn)結(jié)果，這些資料是非常有歷史價(jià)值且不接再生，所以要依據(jù)資料的價(jià)值來(lái)決定它的保管時(shí)間。

統(tǒng)一性。體育檔案在錄入時(shí)需要專人進(jìn)行完成，統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和手法，使檔案資料具有統(tǒng)一性。這些資料大部分是通過(guò)文字、圖表來(lái)形成的，方便學(xué)校及其他人員進(jìn)行使用分析。

二、體育學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校管理觀念過(guò)時(shí)，沒(méi)有管理意識(shí)

現(xiàn)階段個(gè)別體育學(xué)校還沒(méi)有檔案管理意識(shí)，沒(méi)有重視檔案管理工作，在檔案的搜集管理工作中態(tài)度較懶散，不考慮檔案的完整性，有的體育學(xué)校認(rèn)為只要檔案不丟失、不破損就做到了檔案管理，沒(méi)有利用檔案的意識(shí)，檔案沒(méi)有在體育學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

（二）檔案管理工作者的素質(zhì)較低

體育學(xué)校在分配檔案管理人員時(shí)，沒(méi)有招聘專業(yè)的檔案管理人員，而是由其他文職部門或臨退休的老師替代，使信息化檔案管理在實(shí)際工作中受到了限制。檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，科學(xué)化的檔案管理工作無(wú)法向下推進(jìn)，信息化的檔案管理工作被制約。

（三）沒(méi)有現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備

在現(xiàn)在的體育學(xué)校檔案管理中，多采用手寫記錄再整理輸入電腦，在檔案的管理和檔案的檢索仍存在著許多的不足，信息化社會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作急劇增加，沒(méi)有設(shè)備的支持，導(dǎo)致體育學(xué)校檔案管理工作量大且效率較低。

三、信息化管理在體育學(xué)校檔案管理中的運(yùn)用

（一）提升體育學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的信息化管理的意識(shí)

想要體育學(xué)校的檔案管理信息化，先要改變學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，針對(duì)現(xiàn)階段學(xué)校自身的檔案管理情況進(jìn)行總結(jié)，提出問(wèn)題并給出改革方案，加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。數(shù)字信息化越來(lái)越普及，學(xué)校想要向在教學(xué)競(jìng)爭(zhēng)中嶄露頭角，就必須要改變傳統(tǒng)的觀念，將信息化技術(shù)引入體育學(xué)校檔案管理中，推動(dòng)體育學(xué)校的信息化建設(shè)。

在建設(shè)檔案管理的過(guò)程中，體育學(xué)校需要給予檔案管理建立數(shù)據(jù)庫(kù)以共享平臺(tái)一定的資金支持，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)互通及資源共享，保證體育院校的檔案管理能夠及時(shí)傳遞。及時(shí)做好軟硬件設(shè)備的更新，增加體育學(xué)校管理的服務(wù)個(gè)性化，在進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘的同時(shí)將其智能化處理，挖掘相關(guān)資源，在檔案檢索時(shí)實(shí)現(xiàn)智能化查找系統(tǒng)，這些都是服務(wù)個(gè)性化的表現(xiàn)。

（二）提高體育學(xué)校檔案管理人員的綜合水平

人才是體育學(xué)校發(fā)展的根本，檔案管理的信息化同樣需要人才來(lái)支撐。在體育學(xué)校招聘的時(shí)候，需要選拔專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、素質(zhì)高的專業(yè)人才從事檔案管理工作。在實(shí)際的工作開展中，需要不斷完善檔案管理人員的培訓(xùn)制度，不斷增加檔案管理人員的理論知識(shí)培訓(xùn)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高管理人員的綜合水平?？梢远ㄆ陂_展學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，增加體育學(xué)校之間的檔案管理人員的有效交流，吸取成功的經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化到學(xué)校自身的檔案管理工作中，促進(jìn)教育界整體檔案管理水平的提升。學(xué)校作為教育主體，需要發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理方法，建設(shè)高素質(zhì)、高水平、高創(chuàng)新的檔案管理全能隊(duì)伍[2]。

（三）完善管理制度建設(shè)，使體育院校檔案管理工作明細(xì)化

將體育學(xué)校的檔案管理制度不斷完善，是檔案管理有效展開的前提。結(jié)合體育學(xué)校自身的發(fā)展情況和國(guó)家政策，將檔案管理制度科學(xué)化，做好檔案組織管理，建立良性運(yùn)行機(jī)制，落實(shí)檔案管理工作的責(zé)任制分配，讓檔案管理工作有據(jù)可依，規(guī)范檔案管理人員的操作。

（四）利用云計(jì)算建立檔案管理系統(tǒng)

云技術(shù)具有大量的空間和可拓展性，通過(guò)信息化技術(shù)提供給使用者服務(wù)。云技術(shù)主要包括云計(jì)算和云服務(wù)兩個(gè)部分。運(yùn)用虛擬自動(dòng)化技術(shù)為計(jì)算機(jī)創(chuàng)造更多的資源。體育學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)云計(jì)算服務(wù)來(lái)建立自己檔案的管理系統(tǒng)，促進(jìn)資源共享和資源互通，設(shè)立保密文件區(qū)，把重要檔案和需要保密的資料上傳到云計(jì)算儲(chǔ)存空間中，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久管理檔案，保存體育院校的重要資料。在體育學(xué)校平時(shí)的檔案管理工作中，盡量采用信息化工作方式。例如，體育學(xué)校可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)收集整理學(xué)生信息、各科室教學(xué)留存文檔、教育部下發(fā)的文件等，將其放在檔案管理系統(tǒng)中，方便使用者的查找和使用。還需要完善體育學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)學(xué)生的體育及其他文化課成績(jī)、老師的職稱證書、畢業(yè)證書、榮譽(yù)證書、學(xué)生的畢業(yè)照，體育活動(dòng)的精彩瞬間等圖片和文檔原件掃描進(jìn)行存檔，方便檔案管理人員的統(tǒng)計(jì)，為體育院校的后期發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

需要注意的是，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全管理工作。在檔案管理系統(tǒng)建立時(shí)可以在進(jìn)入系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等操作處增加身份認(rèn)證功能，只有數(shù)據(jù)管理員才能夠?qū)崿F(xiàn)刪除、修改、引用、增加的功能。為了防止數(shù)據(jù)被惡意修改，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和權(quán)威性，可以在系統(tǒng)中加入自動(dòng)報(bào)警功能，當(dāng)非正常操作發(fā)生時(shí)，通知體育學(xué)校的系統(tǒng)管理人員及相關(guān)執(zhí)法部門。

四、結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，一定要積極對(duì)待體育學(xué)校的檔案管理工作，運(yùn)用信息化管理技術(shù)和創(chuàng)新理念，提高體育學(xué)校的檔案管理速度和質(zhì)量，保證體育院校檔案工作的有效進(jìn)行，提高工作效率，為我國(guó)信息化社會(huì)的建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳偉.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題和對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：56.

[2]尹英范.信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的應(yīng)用[J].黑龍江史志，2015（10）：76.