黃炳輝

摘要：新的經(jīng)濟社會背景下，我國社會保障事業(yè)發(fā)展迅猛，同時對社保檔案的管理工作提出了更高要求。本文首先分析了社保檔案管理的重要性，然后指出當(dāng)前管理工作存在的問題，最后闡述了幾點改進(jìn)對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：社保檔案；重要性；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）018-0128-01

社保檔案是社保工作開展過程中形成的文件資料，記錄了單位和個人的參保情況，具有歷史性和考察性。分析我國目前的社保檔案管理工作，可見數(shù)量大、易變化，如何提高管理效率和質(zhì)量，成為從業(yè)人員的研究重點。新形勢下，只有認(rèn)識到社保檔案管理的重要性，并且對管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，才能實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化的建設(shè)目標(biāo)，以下結(jié)合工作實踐對此進(jìn)行探討。

一、社保檔案管理的重要性

1.維護參保人利益

社保檔案管理工作的開展，終極目標(biāo)是維護參保人的自身利益。對于參保人而言，從參加保險開始、到享受保險為止，期間必須有社保檔案資料作為支持。一個完整的社保檔案，主要包括以下內(nèi)容：（1）保險卡；（2）個人資料；（3）繳納社保費用；（4）繳費基次；（5）養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)；（6）保險關(guān)系轉(zhuǎn)移；（7）基金轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)。只有做好管理工作，才能切實維護參保人的利益。

2.提高辦事效率

透過社保檔案管理工作，能提高社保部門的辦事效率，提升社保服務(wù)質(zhì)量。從管理工作的內(nèi)容來看，主要是收集、整理、保管、查閱等，每個環(huán)節(jié)均會影響檔案資料的完整性和安全性。對于管理人員而言，應(yīng)該總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，規(guī)范管理流程、提高管理標(biāo)準(zhǔn)，為各項工作的開展提供準(zhǔn)確依據(jù)。

3.推動社保改革

社保檔案的管理，是社會保險事業(yè)改革的重要環(huán)節(jié)，管理部門和人員在完成基本工作的前提下，還應(yīng)該以離退休人員為核心，承擔(dān)起社會服務(wù)管理的責(zé)任。新形勢下，社保改革工作不斷推進(jìn)，要求加強社保檔案管理水平，為改革掃清障礙、提供支持，保證參保人個人資料的完整性。

二、當(dāng)前社保檔案管理工作存在的問題

1.檔案意識薄弱

我國社保事業(yè)發(fā)展迅猛，且目前取得了諸多發(fā)展成果，但調(diào)查發(fā)現(xiàn)部分管理人員的檔案意識薄弱，體現(xiàn)如下：一是在經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)地區(qū)，社保項目的建立不完善，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。二是管理人員將工作重點放在了業(yè)務(wù)辦理上，忽視檔案自身的管理，難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理目標(biāo)。三是內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)不科學(xué)，例如管理人員缺少專業(yè)知識，直接降低了管理效率和質(zhì)量。

2.管理制度缺失

其一，社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一，不同地區(qū)的管理工作在范圍、流程、形式上存在明顯差異，容易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。其二，在檔案的借閱上，由于制度沒有落到實處，檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)損壞、丟失等情況。而且，對于這些問題，無法追究責(zé)任人，管理措施流于形式。其三，社保檔案的種類多、數(shù)量大，不同部門單獨開展管理工作，會導(dǎo)致檔案信息不對稱，管理工作混亂。

3.管理手段落后

一方面，社保檔案管理部門的服務(wù)對象，包括商戶、企業(yè)單位、個人，參保人的身份比較分散，審核工作難度增加，影響管理工作效率。另一方面，社保檔案的管理場所不統(tǒng)一，以大部門檔案為例，可在郵局、銀行、財政稅務(wù)單位等開展管理工作。如此一來，實際工作中存在部門交叉現(xiàn)象，造成資源浪費。此外，基層管理機構(gòu)中，依然存在人工手動操作現(xiàn)象，管理手段落后。

三、提高社保檔案管理水平的對策

1.增強檔案意識

社保檔案管理工作服務(wù)于參保人，但由于自身影響力小，因此管理人員在工作中忽視了管理的重要性。對此，一方面應(yīng)該從思想上轉(zhuǎn)變民眾的想法，學(xué)會運用多種宣傳工具，例如板報、手冊、互聯(lián)網(wǎng)等，提高社會各界對檔案管理的認(rèn)知程度，繼而促使管理人員依法開展工作。另一方面管理部門要科學(xué)構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)，制定合適的管理目標(biāo)，明確崗位責(zé)權(quán)利，實施責(zé)任追究制度等，通過加強監(jiān)督與控制，實現(xiàn)管理水平的提升。

2.健全管理制度

完善的管理制度，能為社保檔案管理工作提供依據(jù)，確保實際工作有章可循。針對分散的社保檔案，應(yīng)該發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，通過分工協(xié)作、資源共享，提高各個部門的協(xié)作程度，避免產(chǎn)生資源浪費現(xiàn)象。此外，我國在2007年頒布了社保檔案管理法律法規(guī)，且各地區(qū)相繼出臺了配套制度，為了解決管理口徑有差異的問題，應(yīng)該出臺統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，既考慮到區(qū)域性需求，又能將社保檔案管理工作統(tǒng)一起來，實現(xiàn)降本增效的目標(biāo)。

3.落實人才培養(yǎng)

加強管理人才的培養(yǎng)工作，是提高社保檔案管理水平的前提，具體做法如下：第一，對現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的法律法規(guī)、管理知識、操作技術(shù)，促進(jìn)業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的提升。第二，制定優(yōu)秀人才引進(jìn)計劃，適當(dāng)提高人才準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇專業(yè)知識豐富、具備管理經(jīng)驗的人員，構(gòu)建一支高素質(zhì)、復(fù)合型的管理團隊。第三，對于管理人員而言，應(yīng)該加強自我修養(yǎng)，樹立高度責(zé)任心，增強對檔案管理工作的認(rèn)同感。日常工作中，應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)理念，通過實踐工作提升業(yè)務(wù)能力，為我國社保事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

4.推行信息技術(shù)

社保檔案管理機構(gòu)應(yīng)該加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是硬件和軟件建設(shè)工作。檔案室、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要滿足標(biāo)準(zhǔn)化要求，合理配備管理人員，建成檔案管理信息數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。另外，積極引進(jìn)檔案管理專用軟件，在檔案信息的輸入輸出、查詢調(diào)閱、傳輸保存上，均實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化操作，彌補人工操作效率低、差錯多的缺陷。還要定期對硬件、軟件進(jìn)行更新升級，能適應(yīng)新的工作需求，提高工作性能和管理質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，社保檔案管理工作的開展，能維護參保人利益、提高辦事效率、推動社保改革。分析可知，目前社保檔案管理中存在的問題，主要是檔案意識薄弱、管理制度缺失、管理手段落后。對此，應(yīng)該增強檔案意識、健全管理制度、落實人才培養(yǎng)、推行信息技術(shù)，從而提高管理水平，促進(jìn)社保事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。