陸曉萍

摘要：在事業(yè)單位日常財(cái)務(wù)核算工作中，會計(jì)檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但會計(jì)檔案管理工作普遍不夠重視，缺乏規(guī)范化、制度化，這已成為目前事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的主要現(xiàn)狀。本文分析了事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，提出要加強(qiáng)單位會計(jì)檔案管理，應(yīng)采取有效的措施使會計(jì)檔案管理制度更完善，會計(jì)檔案管理工作更規(guī)范，會計(jì)檔案管理人員更專業(yè)，從而更有效地提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會計(jì)檔案；現(xiàn)狀；措施

一、事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的意義

會計(jì)檔案是事業(yè)單位研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、接受審計(jì)檢查的重要依據(jù)和參考資料，它連續(xù)、真實(shí)、完整地記錄和反映了單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的有效途徑是對會計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，因此，加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作具有十分重要的意義。

二、事業(yè)單位會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）會計(jì)檔案管理工作重視性不強(qiáng)

在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，會計(jì)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映。但是，就目前的情況來看，會計(jì)檔案管理工作已成為事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員更加重視資金運(yùn)行、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)管理工作，反而忽視了會計(jì)檔案管理工作。具體表現(xiàn)在：有些單位領(lǐng)導(dǎo)只注重財(cái)務(wù)資金的核算與監(jiān)管，對會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等這些會計(jì)檔案資料的保存管理基本沒有概念；有些會計(jì)主管只注重本單位的財(cái)務(wù)日常賬務(wù)處理及報(bào)表編制工作，覺得會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等資料只要每年裝訂后放進(jìn)檔案柜保存即可，沒有明確會計(jì)檔案的范圍及合理規(guī)范會計(jì)資料建檔造冊的相關(guān)流程。目前，事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作普遍薄弱，檔案管理人員沒有責(zé)任和保密意識，存在會計(jì)資料散落、遺失的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)日常工作與檔案管理相脫節(jié)。

（二）會計(jì)檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)

目前，事業(yè)單位普遍沒有結(jié)合本單位的實(shí)際情況，并按照新要求及時(shí)修訂和完善會計(jì)檔案管理辦法，而一些會計(jì)主管對會計(jì)資料歸檔的范圍、時(shí)間等沒有具體的規(guī)定，這些都給單位會計(jì)資料的查找與管理帶來諸多不便。除了會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等統(tǒng)一歸檔的會計(jì)資料外，銀行對賬單、會計(jì)檔案移交清冊等部分需要?dú)w檔的會計(jì)資料散落在相關(guān)人員手里保管，沒有對其他需要?dú)w檔的會計(jì)資料進(jìn)行界定，未能規(guī)范、統(tǒng)一納入會計(jì)檔案管理工作。會計(jì)資料的裝訂、保管、借閱等也都不夠規(guī)范，從而導(dǎo)致會計(jì)檔案資料的利用率低，會計(jì)檔案管理責(zé)任不清，會計(jì)資料因未歸檔而出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。

按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。但也有部分事業(yè)單位規(guī)模較小，沒有獨(dú)立的檔案管理部門，會計(jì)檔案只能由財(cái)務(wù)部門自行管理，這也從一定程度上制約了單位會計(jì)檔案的規(guī)范化管理。

（三）會計(jì)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)

會計(jì)檔案管理人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，除了要具備專業(yè)的檔案管理知識和會計(jì)專業(yè)知識外，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，以適應(yīng)事業(yè)單位信息化發(fā)展的需求。目前，事業(yè)單位專業(yè)的檔案管理人員往往配備太少，會計(jì)檔案大多由財(cái)務(wù)人員兼管，沒有統(tǒng)一納入事業(yè)單位檔案部門管理，會計(jì)人員規(guī)范化管理會計(jì)檔案的能力不足，沒有清晰了解單位會計(jì)檔案的歸檔范圍，沒有規(guī)范化管理會計(jì)資料的整理、借閱等工作，這都是缺乏專業(yè)的檔案規(guī)范化管理知識所致。此外，由于會計(jì)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)相對較少，因而不能有效地提高事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)性水平。

三、事業(yè)單位加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的重視程度

會計(jì)檔案管理工作是會計(jì)基礎(chǔ)管理工作的最后環(huán)節(jié)，因此，要加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作就必須要對會計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。首先，要讓單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員充分認(rèn)識到會計(jì)檔案管理的重要性和必要性，不斷強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案的管理意識，不斷增強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識，從而促進(jìn)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理水平的提高。其次，要逐步完善事業(yè)單位會計(jì)檔案管理制度，單位應(yīng)以《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法》為依據(jù)，及時(shí)修訂和完善本單位的會計(jì)檔案管理辦法，使之形成一套科學(xué)、合理、完整的會計(jì)檔案規(guī)范化管理制度，從而使單位會計(jì)檔案管理逐漸步入正規(guī)化管理。

（二）加強(qiáng)對會計(jì)檔案的規(guī)范化管理

一是規(guī)范事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的范圍，單位會計(jì)主管應(yīng)在制定符合本單位的會計(jì)檔案管理辦法時(shí)明確規(guī)定會計(jì)資料建檔造冊的范圍，特別是銀行對賬單、會計(jì)檔案移交清冊等其他會計(jì)資料的范圍。二是規(guī)范事業(yè)單位會計(jì)檔案的裝訂，會計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬等打印裝訂要整齊、規(guī)范，要按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線封簽外簽名或者蓋章。三是規(guī)范事業(yè)單位會計(jì)檔案的借閱管理，會計(jì)檔案管理人員要建立專門的會計(jì)檔案登記簿，單位職工在進(jìn)行會計(jì)檔案查閱、復(fù)印、借出時(shí)要嚴(yán)格履行檔案借閱審批手續(xù)，借閱會計(jì)檔案要經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在借閱時(shí)要在會計(jì)檔案登記簿上注明借閱時(shí)間、內(nèi)容及用途，通過會計(jì)主管指定會計(jì)檔案管理人員方可進(jìn)行借閱。

（三）加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

會計(jì)檔案管理人員不僅要熟悉掌握財(cái)務(wù)管理和檔案管理知識，還要能熟練地操作計(jì)算機(jī)，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才。為了提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平，應(yīng)加強(qiáng)單位的會計(jì)檔案管理工作，為會計(jì)檔案管理人員提供更多的檔案管理學(xué)習(xí)交流平臺，提高檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，強(qiáng)化責(zé)任意識、保密意識和風(fēng)險(xiǎn)意識，以提高會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平，不斷適應(yīng)新環(huán)境、新形勢，充分發(fā)揮自身職能作用，從而體現(xiàn)自身的價(jià)值。