淺析做好物業(yè)檔案管理工作“四部曲”

王鈺婷

摘 要：系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個物業(yè)企業(yè)經(jīng)營業(yè)績與管理和服務(wù)水平的重要標尺，關(guān)系到社區(qū)和諧穩(wěn)定和業(yè)戶日常生活的方方面面，是物業(yè)企業(yè)維護合法權(quán)益的重要保證。下面，主要從四個方面淺析如何做好物業(yè)企業(yè)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案 系統(tǒng)管理 方法舉措

一、夯實基礎(chǔ)，機制先行

無規(guī)矩不成方圓。在企業(yè)中，健全、完善的管理機制是做好各項工作的首要前提，檔案管理工作更是如此。首先，要建立有效的檔案管理工作機制，明確檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)，層層分解責任，強化責任落實；其次，結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)成立檔案管理機構(gòu)，按照管理層級和地域特點，實行分級管理、集分結(jié)合的管理模式；第三，要根據(jù)企業(yè)管理業(yè)態(tài)，制定完善的檔案管理制度、工作標準和流程、應(yīng)急預(yù)案。管理制度要涵蓋企業(yè)檔案管理、文件管理、檔案保管、借閱及歸還、檔案移交、檔案統(tǒng)計、檔案利用、檔案保密、檔案庫房管理等制度。工作標準和流程要包含檔案整理規(guī)則、分類標準、歸檔范圍、保管限期表、檔案管理的長遠工作規(guī)劃等。最重要的是，制訂的管理制度、工作標準和流程要符合企業(yè)運行實際，事先充分征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的建議，使其能貼合企業(yè)實際，接地氣、易操作和能落地。檔案管理應(yīng)急預(yù)案要充分考慮到各種突發(fā)狀況，提前制定危機發(fā)生時企業(yè)將要采取的措施、步驟和工作安排，以最大程度的降低管理風險。第四，配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，依托當前先進的信息化手段，為做好檔案管理工作提供硬件支持。

二、系統(tǒng)收集，精細整理

物業(yè)檔案的收集是實現(xiàn)物業(yè)檔案集中管理的重要內(nèi)容和基本措施，在物業(yè)檔案管理流程中占有非常重要的地位，有了物業(yè)檔案的收集工作，便有了物業(yè)檔案管理工作的開始。而物業(yè)檔案的收集體現(xiàn)在物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理的全過程中，涉及到每個環(huán)節(jié)，總體概括為兩大類：即物業(yè)企業(yè)日常運作中形成的檔案，包括黨群、行政管理和經(jīng)營管理、基建、設(shè)備、會計、人員、科研、聲像、榮譽檔案等；以及物業(yè)各項目管理處日常運作形成的物業(yè)管理專項檔案，包括物業(yè)清冊、物業(yè)維修、租賃經(jīng)營、住戶檔案等等。在檔案收集過程中，要嚴格按照企業(yè)的規(guī)章制度、工作標準和工作流程執(zhí)行。對于科研或基建等技術(shù)檔案，要認真貫徹集中、統(tǒng)一管理科技檔案的原則，遵循科技檔案的自然形成規(guī)律且要保證科技檔案的完整、準確。收集檔案要本著正常收集和現(xiàn)場收集相結(jié)合、隨時收集和集中收集相結(jié)合、對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合的原則，抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵的階段進行收集；在整理過程中，要做到精細化整理，把握“全而細”原則，“全”指全面，包括物業(yè)管理服務(wù)工作中的各個方面，不能有漏項；“細”指細致、細心，檔案整理過程中的分類、立卷、編號、目錄編制及說明等各個環(huán)節(jié)工作要細心，文件材料應(yīng)當精煉準確，并能反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，符合長期保管的質(zhì)量要求。

三、過程糾編，考核督導(dǎo)

機制先行是基礎(chǔ)，檔案收集整理是關(guān)鍵，而如何保障檔案管理工作規(guī)范、有效，則需要加強對檔案管理工作中的質(zhì)量過程控制。一是嚴格落實主要領(lǐng)導(dǎo)負責制，將檔案工作納入檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、具體檔案業(yè)務(wù)人員的職責范圍，每年簽訂責任書，細化責任落實；二是嚴格落實檔案管理各項制度，強化質(zhì)量監(jiān)管，在檔案工作各環(huán)節(jié)中加強日常管理、過程管理和監(jiān)督檢查，例如，檔案員直接上級每月對其檔案管理情況進行監(jiān)督檢查；企業(yè)檔案管理部門不定期組織對各部門、項目管理處的檔案管理情況進行抽檢，每季度開展專項質(zhì)量大檢查等等，以發(fā)現(xiàn)問題及時糾編、及時處理，力求檔案管理工作做到精益求精。三是加強檔案工作量化或精細化考核，將檔案管理工作情況層層分解，落實到每一項工作中去，檔案管理指標完成情況并與各級檔案管理人員的薪酬掛鉤，獎罰分明，提高檔案管理人員的工作責任心，保障檔案管理工作及時、完善、系統(tǒng)、全面。四是對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題適時追責。通過檔案管理環(huán)節(jié)中的過程控制，提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

四、安全保障，預(yù)防為先

檔案保管工作是物業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。檔案管理安全工作，筆者認為，主要體現(xiàn)在檔案管理完整性、安全性、保密性三個方面。無論哪個方面，都要本著“預(yù)防為主，防檢結(jié)合”的原則，嚴把檔案管理風險，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然。在檔案完整性方面，按照檔案物件的特點，存檔材料要做到有始有終，能夠反映該項工作的實施過程，例如：采購類合同檔案，存檔資料要涉及采購事先立項請示、招投標資料、定標結(jié)果、合同評審、合同簽訂、合同付款等內(nèi)容直至合同履行完畢；在安全性方面，一是檔案庫房的安全管理，嚴格落實防盜、防火、防蟲、防鼠等“十防”要點，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。二是從檔案保護技術(shù)方面，定期查看檔案有無發(fā)黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現(xiàn)象，以便采取相應(yīng)措施，積極防治；三是從政治安全方面出發(fā)，檢查檔案有無被盜、被損和泄密等情況，及時發(fā)現(xiàn)不安全因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全?？傊獙n案安全管理涉及到的每一項環(huán)節(jié)進行安全管控，強化檔案管理人員的安全責任意識，不斷改進工作細節(jié)，加強日常管理，防止意外事故的發(fā)生，確保檔案安全。

當然，物業(yè)檔案管理工作還要結(jié)合企業(yè)實際，不斷的創(chuàng)新完善，持續(xù)改進管理理念、方式方法，始終要從探索自身規(guī)律入手，著眼于提高企業(yè)管理和服務(wù)水平，使物業(yè)檔案管理工作向系統(tǒng)化、標準化、精細化邁進，助力企業(yè)快速發(fā)展！