曹祥兵
摘要:近年來,我國的檔案管理不斷發(fā)展,對其相關(guān)工作提出了越來越高的要求。為使我國的檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要,檔案管理的科學(xué)化水平必須逐步提高,檔案管理的相關(guān)制度必須逐步完善,今后為人民提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
關(guān)鍵字:檔案管理 管理水平 路徑選擇
檔案管理水平的高低對社會(huì)和國家的發(fā)展意義重大,所以,檔案的管理必須不斷地完善,檔案管理的質(zhì)量必須不斷地提升,促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化,實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。目前,檔案管理的建設(shè)中仍然存在較多的不完善之處,因此,檔案管理的工作力度需不斷加大和不斷完善。
1.當(dāng)前的檔案管理工作中的不足
1.1 檔案管理的相關(guān)制度較不完善
檔案管理實(shí)際的工作中,多數(shù)的檔案管理單位都未建立一套完善、系統(tǒng)的制度,比如,有的單位管理檔案時(shí),只進(jìn)行簡單的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)工作,管理工作零散,缺乏對檔案統(tǒng)一的規(guī)劃和管理,因此管理工作的效率不高且管理處在一種無序的狀態(tài),有的單位雖然利用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理,卻只實(shí)現(xiàn)了電子化的管理和存儲(chǔ),并未將電子檔案進(jìn)行共享,也未對檔案的信息資源分析、處理,其中的資源的價(jià)值未得到有效利用,在這樣的管理下,檔案中的很多有價(jià)值的資源并未得到挖掘,使得資源遭到了嚴(yán)重的浪費(fèi)。
1.2低水平的檔案信息管理
傳統(tǒng)檔案管理工作整理歸檔相關(guān)的紙質(zhì)檔案后,將其置于檔案庫房,而這種做法增加了檔案收集的難度,也使得檔案的保管和整理流程更為復(fù)雜。而且,隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,新的檔案信息和資料不斷更新,紙質(zhì)的檔案既占用了大量的空間,也對后續(xù)查閱及利用造成了不便。檔案管理信息化對基礎(chǔ)設(shè)備的要求較高,需要相關(guān)技術(shù)人員的支持和大量的經(jīng)費(fèi)投入,就此方面而言,普通的單位較難撥出這部分的經(jīng)費(fèi),因此檔案管理的信息化發(fā)展較難實(shí)現(xiàn)。
1.3檔案管理的工作重視度不高
檔案的類別多,涉及的面廣,包含了會(huì)計(jì)、文書、聲像、實(shí)物、業(yè)務(wù)、照片等類別。檔案的管理工作乍看很簡單,而實(shí)際操作卻很繁瑣,因此,檔案管理工作并不簡單。近些年來,國家一直強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性,卻仍有單位和地方?jīng)]有充分意識(shí)到,未真正地重視對其的管理,工作態(tài)度較為敷衍,有些單位甚至覺得檔案管理不僅花費(fèi)時(shí)間,而且還增加了人力成本,檔案沒有用處,不能帶來實(shí)際的效益,因此檔案管理工作便被邊緣化。此外,部分單位檔案管理的制度毫無創(chuàng)新,照搬照抄,機(jī)械地套用上一級(jí)的管理制度,與實(shí)際相脫離,對日后檔案工作的展開不利。
2.檔案信息化的重要性
2.1 有助于推動(dòng)社會(huì)的和諧發(fā)展
檔案是人們各項(xiàng)、各種形式社會(huì)活動(dòng)的直接記錄,對個(gè)人的發(fā)展和社會(huì)的和諧均有著重要的意義??茖W(xué)化的檔案管理工作可以幫助管理者對檔案資源進(jìn)行完善、科學(xué)地記錄,并可充分地發(fā)揮檔案資源的作用,幫助人們找尋國家的文化根源,更好地銘記歷史,有助于構(gòu)建社會(huì)主義核心價(jià)值體系,推動(dòng)社會(huì)持久科學(xué)地發(fā)展。
2.2 是檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展的要求
檔案管理工作隨時(shí)代的不斷發(fā)展而日趨復(fù)雜,而且檔案的數(shù)量、種類均在不斷增加,因此管理工作的量在逐年增加,對檔案管理工作者的要求也日益升高。而很多的檔案管理工作者采用的檔案管理模式仍較為傳統(tǒng),對檔案的管理存在諸多不足,因此在檔案查閱時(shí)耗時(shí)較長,檔案傳輸也較為繁瑣,這些均對檔案管理工作造成諸多不便。為提高檔案管理的工作水平,實(shí)施檔案的信息化,有利于降低檔案的整理難度,實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)的分類和檔案管理模式的優(yōu)化,進(jìn)而提高檔案管理的效率,促進(jìn)檔案管理工作符合時(shí)代和發(fā)展的需要,走向更高的發(fā)展
水平。
2.3 符合科學(xué)信息化的發(fā)展趨勢
隨著科技的不斷進(jìn)步,信息化程度的不斷提高,人們生活的節(jié)奏加快,因而對信息的需求量增加,提高對檔案管理的技術(shù)水平,正符合信息化發(fā)展的趨勢。先前的檔案均存放于檔案館,不僅工作量較大而且查閱速度慢,隨著電子技術(shù)的發(fā)展,人們既可將檔案存儲(chǔ)于各種通訊的設(shè)備中,也可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上查閱,檔案的存儲(chǔ)和查詢更為便捷,而且檔案查閱的速度加快,使得檔案利用效率得到強(qiáng)化。
3.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇
3.1堅(jiān)持服務(wù)于中心工作
從實(shí)質(zhì)上說,檔案工作就是服務(wù)于中心工作的,因此在檔案管理工作的開展中必須以大局為重,管理者需對所有信息進(jìn)行相關(guān)的了解,小至部門工作中心,大至國家政策方針。檔案管理工作需明確工作的方向,檔案管理須對中心工作的需要進(jìn)行跟進(jìn),不管是國家的建設(shè)還是部分的發(fā)展,檔案管理工作須堅(jiān)持服務(wù)于中心工作,并對各種和中心工作相關(guān)的信息進(jìn)行及時(shí)收集,通過不斷的篩選提高檔案的價(jià)值,凸顯檔案真實(shí)的效用。
3.2檔案管理方法的轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)的檔案管理為紙質(zhì)檔案管理和實(shí)力檔案管理,而這種檔案管理的方式利用效率低,已經(jīng)隨科技的進(jìn)步被逐漸淘汰,不再適用于當(dāng)下的檔案管理。因此,我們當(dāng)前需改變對檔案管理的方法,使其向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變,以充分利用現(xiàn)代的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),比如可可以建立開發(fā)檔案、數(shù)字檔案網(wǎng)站,運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理,以提升檔案管理的質(zhì)量和效率。需注意方面是,運(yùn)用新科技管理檔案時(shí),在重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí),還需保障信息和檔案的安全,做好相關(guān)的安全防御措施。
3.3檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的加快
檔案信息化管理是信息社會(huì)發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的趨勢,是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物,也是提升檔案管理水平的一條必經(jīng)之路,而進(jìn)行檔案科學(xué)的管理必然需要各種現(xiàn)代化的設(shè)備。長期以來,檔案記載的載體基本為紙張,現(xiàn)在,各種數(shù)字設(shè)備逐漸成為了文檔的存儲(chǔ)和記載的一種手段。而且,信息網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及使得人們對檔案服務(wù)的科技化、信息化水平要求日益升高,同時(shí)也對資料的查閱速度提出了更高的要求。這種情況下檔案管理部門需要建立起完善的數(shù)據(jù)庫并要有強(qiáng)大的信息檢索能力,在此背景下,這便要求檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程加快,積極引進(jìn)先進(jìn)的管理工具和管理手段。
結(jié)束語:
現(xiàn)代化的檔案管理既可以對信息進(jìn)行快速的檢索、綜合的處理同時(shí)提高保密性,還可以節(jié)約人力資源、提升工作的效率,檔案管理的科學(xué)化水平的提高對解決目前檔案管理中存在的問題有著重要的意義。因此,廣大的檔案管理工作者須積極探索檔案管理的新路徑,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念,建立完善的檔案管理體制,這對于促進(jìn)我國的社會(huì)平穩(wěn)的發(fā)展有重要意義。
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