淺談私營(yíng)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和意義

曹向玲

【摘 要】私營(yíng)企業(yè)檔案管理，發(fā)揮檔案在私營(yíng)企業(yè)管理中的作用，私營(yíng)企業(yè)檔案是工商行政管理機(jī)關(guān)依法對(duì)私營(yíng)企業(yè)實(shí)施登記管理、監(jiān)督管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國(guó)家檔案的組成部分。

【關(guān)鍵詞】私營(yíng)企業(yè)；檔案管理

一、私營(yíng)企業(yè)檔案

民營(yíng)企業(yè)檔案是指民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)企業(yè)有查考保存價(jià)值的各種文字、聲像、電子文件等不同形式的記錄。民營(yíng)企業(yè)檔案是企業(yè)全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是企業(yè)重要資產(chǎn)和信息資源。因此，檔案管理是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)對(duì)民營(yíng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)。發(fā)展產(chǎn)生重要影響，是民營(yíng)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng)權(quán)的有力保證。

二、私營(yíng)企業(yè)檔案的現(xiàn)狀

民營(yíng)企業(yè)檔案工作的好壞，決定于管理者對(duì)檔案工作的重視程度。由于民營(yíng)企業(yè)均以盈利為目的，精力和資金主要放在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和銷售上，檔案作用的滯后性，帶來的經(jīng)濟(jì)效益不明顯。因此大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)主檔案意識(shí)薄弱，不了解企業(yè)檔案的重要性，缺乏檔案法制觀念，認(rèn)為對(duì)檔案工作沒有必要投、物力、財(cái)力，從而影響了民營(yíng)檔案管理工作的健康開展。

私營(yíng)企業(yè)目前普遍存在兩種檔案管理模式：一是規(guī)模較小的家族企業(yè)，很多重要的資料分散在家族成員手中保管，以防泄密。二是雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與企業(yè)發(fā)展規(guī)模脫節(jié)，企業(yè)檔案分散保管在各職能部門內(nèi)，但他們之間互相封閉，整體上于零散無序狀態(tài)。大部分檔案者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多重要資料進(jìn)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。民營(yíng)企業(yè)的檔案工作有較大的自主性和隨企業(yè)中的檔案人員多為兼職，工作量大，業(yè)務(wù)雜，缺乏一定的專業(yè)水平。

三、私營(yíng)企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容

1、私營(yíng)企業(yè)檔案管理的任務(wù)是：接收、整理私營(yíng)企業(yè)檔案材料，保護(hù)私營(yíng)企業(yè)檔案材料的完整與安全，積極開發(fā)利用檔案資料，為私營(yíng)企業(yè)管理提供基礎(chǔ)信息。

2、各級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)應(yīng)依照本規(guī)定管理私營(yíng)企業(yè)檔案，接受上級(jí)工商行政管理機(jī)關(guān)和同級(jí)檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、私營(yíng)企業(yè)檔案由核準(zhǔn)登記該企業(yè)的工商行政管理機(jī)關(guān)建立和管理。

4、私營(yíng)企業(yè)檔案按戶建檔，一戶一檔，一檔多卷。私營(yíng)企業(yè)分支機(jī)構(gòu)的檔案在該企業(yè)檔案中單獨(dú)立卷。異地設(shè)立的私營(yíng)企業(yè)分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)地單獨(dú)建檔。

四、私營(yíng)企業(yè)檔案材料的立卷歸檔范圍

私營(yíng)企業(yè)的檔案材料由開業(yè)登記材料、其他登記材料、日常監(jiān)督管理材料和其他材料組成：

1、開業(yè)登記材料：《私營(yíng)企業(yè)申請(qǐng)開業(yè)登記注冊(cè)書》、《私營(yíng)企業(yè)負(fù)責(zé)人履歷表》、私營(yíng)企業(yè)開業(yè)申請(qǐng)書、有限責(zé)任公司的公司章程、合伙企業(yè)的合伙人協(xié)議書、申請(qǐng)人及合伙人、投資者身份證明、場(chǎng)地使用證明、資金證明、管理、技術(shù)人員名冊(cè)、部門審批文件、其他有關(guān)文件證明。

2、其他登記材料：《私營(yíng)企業(yè)申請(qǐng)變更登記注冊(cè)書》、變更登記申請(qǐng)書、合伙人協(xié)議書、董事會(huì)決議書、《私營(yíng)企業(yè)負(fù)責(zé)人履歷表》、完稅證明、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等。

3、日常監(jiān)督管理材料：《私營(yíng)企業(yè)年檢報(bào)告書》及其他年檢材料、停業(yè)申請(qǐng)書、合伙人協(xié)議書、董事會(huì)決議書等。

4、其他材料：發(fā)明、創(chuàng)造、技術(shù)革新成果、專利產(chǎn)品及獲省、部級(jí)以上名優(yōu)產(chǎn)品稱號(hào)的證明副本或復(fù)印件；各種資質(zhì)證書、產(chǎn)品合格證的復(fù)印件；私營(yíng)企業(yè)從業(yè)人員中縣級(jí)以上人大代表、政協(xié)委員及參加民主黨派、社會(huì)團(tuán)體憑證的復(fù)印件；有保存價(jià)值的其他材料。

五、私營(yíng)企業(yè)檔案的歸檔和保管

1、私營(yíng)企業(yè)登記和監(jiān)督管理人員應(yīng)將在登記管理和監(jiān)督管理過程中形成的檔案材料及時(shí)送交檔案管理人員。送交時(shí)應(yīng)確保文件齊全，圖文字跡清晰，格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，并辦理送交手續(xù)。對(duì)不符合要求的，檔案管理人員不予接收。

2、接收的檔案材料要進(jìn)一步整理，對(duì)破損的材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙張加襯邊。紙面過大的材料，應(yīng)按卷宗大小折疊整齊。對(duì)字跡難以辨認(rèn)材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。材料上的金屬物要剔凈。

3、檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料的形成時(shí)間或自然順序用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編碼，頁(yè)碼位置正面在右上角，背面在左上角，空白面不編號(hào)。

4、聲像材料應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)出錄攝的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)。根據(jù)私營(yíng)企業(yè)檔案材料編頁(yè)順序，分別填寫私營(yíng)企業(yè)開業(yè)登記材料目錄、私營(yíng)企業(yè)其他登記材料目錄、私營(yíng)企業(yè)監(jiān)督管理材料目錄和私營(yíng)企業(yè)其他材料目錄。

5、歸檔材料中如有文件、材料說明，均應(yīng)填寫在備考表內(nèi)。同時(shí)，將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時(shí)間填寫清楚。

6、私營(yíng)企業(yè)檔案應(yīng)有專人管理并保持管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。檔案管理人員應(yīng)熟悉私營(yíng)經(jīng)濟(jì)管理業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)，要有高度的責(zé)任感。檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前做好檔案的移交工作，辦理移交手續(xù)。

7、私營(yíng)企業(yè)檔案要有專門裝具，并應(yīng)有防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光（紫外線）、防塵等設(shè)施。

8、私營(yíng)企業(yè)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，并作記錄。對(duì)于破損、蟲蛀、鼠咬、變質(zhì)、字跡褪色的檔案要及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)案卷丟失的，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并積極查找，寫出處理報(bào)告。

六、私營(yíng)企業(yè)檔案管理的意義

1、檔案是保護(hù)民營(yíng)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證

如何保護(hù)好企業(yè)的即得利益和合法權(quán)益，解決好債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動(dòng)糾紛等問題，企業(yè)檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。

2、檔案是民營(yíng)企業(yè)再發(fā)展的重要信息資源

企業(yè)目前和未來的經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)開發(fā)和新產(chǎn)品研制認(rèn)證，都離不開對(duì)企業(yè)原有和現(xiàn)有人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷等各種基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，而所有這些技術(shù)信息資料都主要凝聚在企業(yè)檔案中。

3、檔案可以幫助民營(yíng)企業(yè)管理好重要商業(yè)機(jī)密

近年來，在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)上，少數(shù)人專門竊取別人的商業(yè)機(jī)密作為一種競(jìng)爭(zhēng)手段，給企業(yè)帶來不應(yīng)有的損失甚至災(zāi)難性的打擊的事時(shí)有發(fā)生。因此，企業(yè)必須充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從企業(yè)初建伊始就注意收集并嚴(yán)格保管和合理開發(fā)利用好檔案，否則，因檔案資料收集保管不善而使商業(yè)機(jī)密泄露外傳，將會(huì)給企業(yè)帶來難以估計(jì)的損失。

4、檔案可以提升民營(yíng)企業(yè)信用水平

企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎(chǔ)性的資源，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是信用經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)密切相關(guān)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無形的推動(dòng)力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。

【參考資料】

1.《私營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》（工商個(gè)字〔1993〕第225號(hào)，1993年8月23日）

2.馬兆華；岳偉；；民營(yíng)企業(yè)檔案管理探討[J]；黑龍江檔案；2008年05期

3.劉曉玲；新時(shí)期民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作初探[J]；檔案管理；2009年06期

4.樊小偉；；中小民營(yíng)企業(yè)檔案管理特點(diǎn)與方法[J]；檔案管理；2010年02期