利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力

蕭舞鵠

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，大數(shù)據(jù)技術已經(jīng)在各行各業(yè)得到廣泛的應用，其在檔案管理工作中的運用，能夠提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理模式，從而提升其服務能力。所以，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員應樹立大數(shù)據(jù)意識，形成大數(shù)據(jù)思維，并對大數(shù)據(jù)技術進行科學合理的運用，從而將檔案信息資源充分的利用起來。本文對利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務能力的策略進行探討。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；創(chuàng)新；檔案管理模式；服務能力

大數(shù)據(jù)技術能夠?qū)Ａ康男畔⑦M行處理，還能對不同來源、不同格式、不同類型的數(shù)據(jù)進行全面的處理。檔案管理工作中涉及到的信息量會不斷的增加，要提高檔案管理的有效性，就需要對大數(shù)據(jù)進行合理的運用，以此來提升檔案管理工作的服務能力。

1 檔案管理人員要在檔案管理工作中樹立大數(shù)據(jù)思想

在檔案管理工作中，要利用大數(shù)據(jù)對檔案管理模式進行創(chuàng)新，提升檔案管理工作的服務能力，就要求檔案管理人員要在實際工作中樹立大數(shù)據(jù)意識。只有改變檔案管理人員的工作理念，才能促使其不斷的創(chuàng)新檔案管理模式，提高自身的工作效率。同時，在大數(shù)據(jù)的作用下，還能將檔案中的信息資源充分利用起來，挖掘出其中潛在的價值信息。強化檔案管理人員的大數(shù)據(jù)意識，對檔案管理工作十分重要。

比如，加強對檔案管理人員的培訓，使其具備數(shù)據(jù)就是資源的意識，在當前的信息化發(fā)展中，大數(shù)據(jù)發(fā)揮著十分重要的作用。而檔案是信息的一種存在載體，檔案管理人員可以將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。利用不同類型的工具對相關的數(shù)據(jù)進行分析，能夠為檔案管理工作提供相關的決策依據(jù)。所以，數(shù)據(jù)本身就是非常重要的資源，檔案管理人員應具備這樣的意識。同時，建立健全的檔案管理制度，將網(wǎng)絡作為檔案管理主體，通過不斷的對檔案管理模式進行創(chuàng)新來提高檔案管理工作效率。所以，檔案管理人員在實際的工作中要遵循開放性原則，將大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢充分的利用起來，積極的探索新的檔案管理模式。此外，檔案管理工作要同時注重數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，將智能化的檢索方式與GIS技術結合起來，實現(xiàn)信息檢索方式的多樣化，包括文字、圖形、表格等，還能提高檔案信息資源的共享性。

2 建設以數(shù)字資源生命周期為基礎的標準規(guī)范體系

在大數(shù)據(jù)背景下，要提高檔案管理工作質(zhì)量，就必須重視數(shù)字檔案館的建設，如ERP信息管理系統(tǒng)的應用。而要在各個檔案館之間建立聯(lián)系，實現(xiàn)各館資源的高度共享，就需要有一個標準的規(guī)范體系，且其要以數(shù)字資源生命周期為基礎。在該體系的建設過程中，應堅持一定的原則，如互聯(lián)、開發(fā)、共享等。而數(shù)據(jù)標準規(guī)范體系，應包含檔案管理的各個環(huán)節(jié)，能夠?qū)⑦@些環(huán)節(jié)緊密的聯(lián)系起來。

比如，以數(shù)字資源生命周期為基礎的標準規(guī)范體系，既要對檔案資源的創(chuàng)建和描述方法作出明確的規(guī)定，又要明確檔案資源的組織管理方法，以及檔案資源的服務和保存方式。以此標準規(guī)范體系為依據(jù)，可規(guī)范檔案管理工作的流程，提高檔案管理工作效率，提升檔案管理的服務水平。并且，建立檔案管理工作的標準規(guī)范體系，加大對檔案資源的開發(fā)力度，能夠?qū)n案資源的價值充分開發(fā)出來，通過對這些資源進行全面系統(tǒng)的分析，為檔案館未來的發(fā)展決策提供參考依據(jù)，還能將互聯(lián)網(wǎng)充分的利用起來，對檔案管理工作模式進行創(chuàng)新。

3 將檔案數(shù)字化及檔案信息數(shù)據(jù)化置于同等重要的位置

利用大數(shù)據(jù)實施檔案管理工作，不僅僅是要將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，還要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化，通過大數(shù)據(jù)技術對檔案信息進行管理，才能將檔案信息的作用充分發(fā)揮出來，為政府部門檔案管理的進一步發(fā)展做出貢獻。所以，檔案的數(shù)字化和檔案信息的數(shù)據(jù)化都是同樣重要的。數(shù)據(jù)是客觀存在的，檔案信息的數(shù)據(jù)化就是要將檔案中的文字、圖片等轉(zhuǎn)化為可量化的信息。而數(shù)字化則是將檔案中各類復雜的信息進行轉(zhuǎn)化，使其成為電子化的存儲數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為二進制代碼，再利用計算機系統(tǒng)對其進行處理。在檔案信息轉(zhuǎn)化為二進制以后，這些數(shù)據(jù)就可以進行計算和分析，還能對其進行追蹤，其具有可量化的特性。將這些過程連接起來，就是數(shù)據(jù)化的過程。

比如，在檔案管理工作中，不僅存量檔案信息非常豐富，增量檔案信息也會日益增加，將這些檔案信息數(shù)據(jù)化，并通過專門的計算機檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進行分析，可將檔案信息的內(nèi)涵深度的挖掘出來。檔案信息的數(shù)據(jù)化是在檔案數(shù)字化的基礎上形成的，但后者不能代替前者。在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化以后，能提高檔案檢索的便捷性和準確性。例如，在需要檢索某檔案時，可在檢索欄中輸入檔案名稱、日期、編號等信息進行查詢，檢索準確效率能大幅度的提高。并且，數(shù)據(jù)化的檔案信息，無論是其文本中的字、詞，還是段落，都能夠被識別出來，這使得檔案檢索的有效性進一步提升。此外，檔案的數(shù)字化和檔案信息的數(shù)據(jù)化，還能方便檔案信息的儲存，使檔案管理工作更加高效的進行。因此，在未來的檔案管理工作中，必然會大力推廣檔案信息的數(shù)據(jù)化。

4 不斷的優(yōu)化檔案管理技術建設智慧檔案云平臺

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案館必須與社會發(fā)展結合起來，不斷的優(yōu)化檔案管理技術，才能促使檔案館的不斷發(fā)展。其中，智慧檔案云平臺的建設，就是優(yōu)化檔案管理技術的重要手段。通過智慧檔案云平臺，能夠提高檔案管理的智能化水平，還能提升檔案信息的安全性，其對于促進檔案管理行業(yè)的發(fā)展有十分重要的意義。所以，在未來的檔案管理工作中，要重視智慧檔案云平臺的建設。

比如，將智慧檔案館云平臺劃分為四個層次。第一層為底層，其是整個智慧檔案館云平臺最基礎的部分，能夠?qū)⒏魑锢碣Y源進行集成和整合。底層是一個虛擬的資源池，為檔案信息的存儲、傳輸?shù)忍峁┢脚_。第二層為平臺層，在這一層中，用戶不需要對第一層的云基礎設施進行管理和控制，但用戶可以在平臺層中對平臺的核心應用程序進行控制和部署。第三層為應用層，其能夠為用戶提供綜合業(yè)務服務。例如，為用戶提供檔案信息資源公共利用服務，用戶可在應用層查詢自己所需的檔案。此外，應用層還能夠為用戶提供電子檔案身份證查詢服務。所以，應用層具有很強大的綜合服務功能。第四層為頂層，也就是終端用戶層，其主要功能是提供一些端到端流程服務，且其提供的各種流程服務具有很強的靈活性，可按照用戶的實際需求，對流程進行定義和跟蹤，還能執(zhí)行和修改流程。因此，在整個智慧檔案館云平臺中，第四層是最重要的。只有保證頂層的質(zhì)量，才能更好的為用戶服務，提升檔案管理工作的服務能力。

5 結束語

綜上所述，在信息技術全面應用的情況下，合理利用大數(shù)據(jù)進行各項管理工作，可以對檔案管理模式進行現(xiàn)代化創(chuàng)新，并且，要求檔案管理人員要在檔案管理工作中樹立大數(shù)據(jù)思想，才能建設以數(shù)字資源生命周期為基礎的標準規(guī)范體系。同時，結合檔案管理工作的實際情況，要將檔案數(shù)字化及檔案信息數(shù)據(jù)化置于同等重要的位置，不斷的優(yōu)化檔案管理技術建設智慧檔案云平臺，要提升檔案管理工作的服務能力，達到更好的管理效果。

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