如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

周玲

摘 要：眾所周知的是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于國家的各項工作來說是十分重要的，他們的每一項任務(wù)都關(guān)系著國家某個環(huán)節(jié)的一部分。那么在這這種情況下，機(jī)關(guān)單位的檔案管理則非常重要。它對于機(jī)關(guān)單位的工作來說是非常復(fù)雜的一部分，也是重要的一環(huán)。如果一個機(jī)關(guān)單位有著良好的檔案管理體制，那么，這個單位很大可能就是良好運(yùn)轉(zhuǎn)的。因為檔案管理不僅僅是要管理各種各樣的信息，更是要分門別類，最大程度地將資源整理完善，這對于每個機(jī)關(guān)單位來說都十分重要。因此，本文就關(guān)于如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行一定程度的探討，希望能給相關(guān)的工作人員在檔案管理上提供一些新思路。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)；檔案管理；工作規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位里有很多很重要的工作任務(wù)，正是各種各樣的任務(wù)構(gòu)成了機(jī)關(guān)單位這個大機(jī)構(gòu)。而在這種情況下，最終積累的信息也是非常復(fù)雜和繁重的。那么對于各種信息的記錄和處理就變得非常重要，尤其是其中各種各樣的檔案管理，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行有重大作用。因此，在每個機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，都應(yīng)該有專門人員盡心盡力地在日常工作中，對各種檔案進(jìn)行處理。那么如何要提高檔案管理的能力？如何機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化？包括對人員在這方面意識的要求，以及相關(guān)機(jī)制的改變都是十分重要的。也只有在這方面有所進(jìn)步，才能使相關(guān)單位在資源的分類管理上更加高效，從而更好進(jìn)行運(yùn)行。

1 相關(guān)方面存在的各種問題

1.1 工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

機(jī)關(guān)單位里的工作很多而且各種各樣，很多人們更傾向于去重視那些看起來很重要的各種實踐工作，卻忽視了在無數(shù)的實踐工作背后，逐步積累的可怕的信息量。而這些信息則匯總、表現(xiàn)為各種各樣的檔案。如何對這些檔案進(jìn)行有效的管理，很多情況下對于機(jī)關(guān)的運(yùn)行至關(guān)重要。不同的檔案有著不同的分類與重要性、時效性。那么，針對其不同的性質(zhì)與分類做出合適的整理就很重要。但是由于很多人沒有這個意識，對于檔案的管理亂七八糟，這樣積累的后果就是對于信息管理不善，導(dǎo)致最后需要用時一無所獲。這對于整個單位的管理和運(yùn)行會造成很大的阻礙。因此，人員意識上是存在一些問題的。

1.2 機(jī)構(gòu)的相關(guān)機(jī)制不完善

很多情況下，一個機(jī)構(gòu)的機(jī)制完善與否，往往對于這個機(jī)構(gòu)來說，它的重要性是十分值得注意的。如果一個機(jī)構(gòu)在機(jī)制方面出了問題，那么就好比一臺電腦的軟件出了問題，對于各項工作的運(yùn)行來講，是十分有障礙的。因此，在檔案管理方面正是如此。在檔案上，如果出現(xiàn)了相關(guān)問題，那么，就機(jī)制而言，一定是不夠完善的。也正是因為機(jī)制不夠標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)合實際，才是很多工作在實際的運(yùn)作中沒有辦法有一個好的標(biāo)準(zhǔn)去遵守，這樣，檔案就不能得到有效的運(yùn)用，也就不能真正意義上發(fā)揮他們的作用。

1.3 技術(shù)不先進(jìn)

由于很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理上，尚未引進(jìn)最先進(jìn)的信息技術(shù)，這就導(dǎo)致他們在人力物力的花費(fèi)上，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了那些引入了相關(guān)技術(shù)的單位。這方面的不足是可以進(jìn)行改善的，但這也要求相關(guān)單位要注意這一點，才能更好地對資源進(jìn)行管理，對工作結(jié)果進(jìn)行改善。

1.4 人員責(zé)任劃分不夠清晰

對于不同的工作人員來講，每個人都應(yīng)該承擔(dān)屬于自己的責(zé)任，才能最后使得每個人肩上都有壓力，在檔案的整理和分配上就不會那么亂七八糟為檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。同時，也應(yīng)該借助對人員責(zé)任的劃分和管理，促進(jìn)最終工作效率的提高，進(jìn)而使得在這種責(zé)任制劃分的作用下，最后形成一個相對完善的運(yùn)行模式，各司其職，讓檔案管理變得更加系統(tǒng)化，也讓最終各個項目有一個良好的模式進(jìn)行運(yùn)作，這樣就能夠構(gòu)建一個更好的事業(yè)單位。

2 改善方式及建議

2.1 提高工作人員的相關(guān)意識

單位可以舉行一些相關(guān)的主題講座，向工作人員進(jìn)行相關(guān)知識和意識的宣傳，讓他們明白檔案管理的重要性。這些主題講座可以去尋找一些專業(yè)型人才或者富有檔案管理經(jīng)驗的人來進(jìn)行。他們的話往往更有說服力，而且更有效。除此之外，也可以經(jīng)常開會，不斷提醒工作人員檔案管理的重要性，提高他們的相關(guān)意識，或者單位也可以制作一些相關(guān)的小視頻，讓工作人員們看到無盡的檔案積累后，如果沒有得到有效的管理，所有檔案亂七八糟，最后的結(jié)果是何等可怕，對于單位各種工作的運(yùn)行、項目的展開而言又是多么大的障礙。

只有讓人們意識到了自己所做的事情有多么重要，他們才更可能用盡心思在上面，更好地進(jìn)行檔案的分類與管理，這種情況下，才能讓工作更好地進(jìn)行。而相對機(jī)關(guān)單位這樣檔案繁多的部門而言，更是會節(jié)省很多人力、物力，讓人們的工作更加流暢、更加有效、更加方便。這樣最后受益的不僅僅是單位，也是人們自己。

2.2 改善機(jī)制

對于一個機(jī)構(gòu)而言，必須要有相關(guān)的專業(yè)人才在機(jī)制上出謀劃策，從而使得機(jī)構(gòu)的機(jī)制更加完善、更加有效。那么就機(jī)關(guān)單位的檔案工作而言，更是如此。只有一個完善的機(jī)制和系統(tǒng)，才能夠有一個更好的檔案管理效果，從而促進(jìn)檔案管理工作中各項實際任務(wù)最后完美的結(jié)束。而工作人員也只有不斷地結(jié)合實際進(jìn)行創(chuàng)新和改革，才能最大程度上為單位的相關(guān)工作有所助力。一個機(jī)制的完善不是一朝一夕的事情，也只有在不斷的實踐與反思中，相關(guān)單位才能最終找到適合自己的運(yùn)行機(jī)制，更好地進(jìn)行相關(guān)工作的處理，也給工作人員們一個更有效的運(yùn)作機(jī)制與信息管理。

2.3 提高相關(guān)技術(shù)

因為先進(jìn)的信息技術(shù)在這個社會的很多領(lǐng)域都發(fā)揮了自己特殊的也是至關(guān)重要的作用。那么在檔案管理方面正是如此。只有先進(jìn)的信息技術(shù)使得檔案的分類與管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、更加有效，才能使得最后各項工作的進(jìn)行沒有檔案方面的阻礙，更好地結(jié)束。

2.4 明確每個人的工作職責(zé)

對于一個機(jī)關(guān)單位來說，由于其中工作人員有很多，那么責(zé)任的劃分就顯得非常重要。只有一對檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，才能更好地幫助機(jī)關(guān)單位將最終責(zé)任落實到人，也能增大工作人員在相關(guān)方面的責(zé)任心，從而使得他們更好地去工作。那么，這對于最后整體工作效率而言，也是一件好事。只有合理分工，才能讓每個人都能在適合自己的位置上發(fā)揮價值，也才能使得最后物盡其用。這樣做真正的好處是：讓專人人才去做他們擅長的事情，就突出了檔案管理工作人員的相關(guān)優(yōu)勢，對于整個管理效果的加強(qiáng)來說是十分有必要的。當(dāng)每個人都完成了他們的任務(wù)，才能最后構(gòu)建一個擁有完善的檔案管理工作的機(jī)構(gòu)。

3 結(jié)論

就機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作而言，我們還有很多可以進(jìn)行改善和努力的方面。如何使得這些管理變得規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，如何更好地推進(jìn)相關(guān)工作的實施，都是我們需要思考的問題。本文就這些進(jìn)行了探討，也給出了一些相關(guān)建議，比如說：提高工作人員的相關(guān)意識、改善機(jī)制、提高相關(guān)技術(shù)、明確每個人的工作職責(zé)等等。但是就最后的工作落實而言，還是要相關(guān)的工作人員不斷進(jìn)行努力，以求更好地幫助機(jī)構(gòu)有一個好的發(fā)展，也使最終工作的結(jié)束有一個好的成果。

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