淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理

王樹紅

摘 要：隨著云計算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的誕生，大數(shù)據(jù)又帶來了一次技術(shù)革命，并行較短時間內(nèi)席卷各行各業(yè)。大數(shù)據(jù)即一種規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)集合，其特征為數(shù)據(jù)規(guī)模十分龐大、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)十分迅速、數(shù)據(jù)類型十分多樣以及價值密度比較低。通過大數(shù)據(jù)來管理檔案，能夠有效節(jié)約檔案信息查找的時間，提供更加便捷的服務(wù)?；诖耍疚膶Υ髷?shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理進行分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息；檔案管理

1 大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的重要性

1.1 保障企事業(yè)單位的信息安全

電子信息檔案中必然會包括關(guān)于企事業(yè)單位的重要信息，有不少信息還具有高度的法律效力，如若丟失或損壞，將會直接影響企事業(yè)單位機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)，造成非常不良的社會影響，因此，開展有效的電子信息檔案管理工作是非常有必要的。

1.2 有利于我國各行各業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展

電子信息檔案管理工作旨在保存重要的電子信息檔案信息，這些信息有時會影響我國各行各業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和發(fā)展方向，因此，開展科學(xué)、高效的電子信息檔案管理工作，將有利于我國各行各業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 檔案管理設(shè)施與技術(shù)相對落后

對企業(yè)單位而言，其在對人事檔案相關(guān)管理隊伍進行建設(shè)的時候，缺乏不但精通檔案管理相關(guān)技術(shù)，而且精通計算機相關(guān)技術(shù)的綜合性人才。企業(yè)在進行檔案信息化管理過程中需要計算機方面的技術(shù)支持，盡管目前大部分企業(yè)都具備檔案管理的信息系統(tǒng)，但因為對人事管理方面基礎(chǔ)設(shè)備的相關(guān)投入不夠，導(dǎo)致現(xiàn)行的技術(shù)手段仍相對落后，部分企業(yè)甚至還采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案優(yōu)勢無法得到最大化的發(fā)揮，對企業(yè)發(fā)展造成了一定的影響。

2.2 檔案管理制度欠缺

目前大部分企業(yè)在其人事檔案相關(guān)管理方面缺乏完善的管理制度，檔案收集及檔案管理缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象或者信息缺失現(xiàn)象。此外，企業(yè)在其檔案利用及相關(guān)評估方面也缺乏合理性，無法體現(xiàn)檔案真正的利用價值。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)相對低

現(xiàn)階段我國大部分企業(yè)中從事檔案管理方面工作的人員通常都身兼數(shù)職，其檔案缺乏專人管理，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下；從事檔案管理方面工作的人員其學(xué)歷普遍較低，且年齡也普遍偏大，因此對新事物方面及新知識方面的接受能力不強；大部分檔案管理者缺乏相關(guān)培訓(xùn)，專業(yè)知識匱乏，專業(yè)技能較差。目前大部分企業(yè)仍采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化管理的程度普遍較低。

3 大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理完善措施

3.1 建成互相聯(lián)通的平臺，實現(xiàn)資源共享

要實現(xiàn)檔案資源的多樣化，依法管理檔案資源，各級國家機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案實現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善。而為了滿足這一要求，建立一個相互聯(lián)通、資源共享的檔案平臺就顯得至關(guān)重要。

目前，國家批準(zhǔn)的各級檔案室已初步形成一個檔案傳輸、利用的平臺，如何深化檔案館信息化建設(shè)、提高不同檔案館間信息的匹配程度、滿足跨領(lǐng)域和部門間信息查詢多樣化的要求，是大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案管理進一步發(fā)展需要思考和解決的問題。

3.2 注重一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式

未來的檔案館將是一個集合了多部門、多領(lǐng)域、多層次的綜合信息存儲、查詢平臺，各級檔案館內(nèi)部的資源分級、有效管理，是大數(shù)據(jù)技術(shù)運用的必備條件。因此，對現(xiàn)有的檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)范合理分類、分級，以確保檔案傳輸、查詢的效率。數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相互聯(lián)系、相互制約，構(gòu)成了一個動態(tài)的、高效的數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，需要考慮到各方面、各層次、各領(lǐng)域要求的相互平衡與制約，既要遵循電子政務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，又要遵循檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；在考慮檔案需求的同時，兼顧文件的需求；運用現(xiàn)在電子檔案的同時，考慮傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本的需求。由此形成一個協(xié)調(diào)統(tǒng)一，兼顧各方的綜合檔案管理系統(tǒng)。

3.3 完善檔案管理制度

企業(yè)單位在收集檔案相關(guān)信息、整理信息以及提取信息的過程中需采取一體化形式的控制，而且還應(yīng)在檔案管理相關(guān)工作中實施相應(yīng)的考核機制，特別是基于大數(shù)據(jù)社會環(huán)境下，其相關(guān)工作者必須不斷豐富自身的專業(yè)知識、不斷提升自身的專業(yè)技能，做到與時俱進，此外還能對其相關(guān)工作者進行督促，激勵其工作積極性。

3.4 提升檔案管理人員素質(zhì)

伴隨大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用，對于檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理模式已無法與社會發(fā)展需求相適應(yīng)，必須對其進行創(chuàng)新，提升相關(guān)工作者的綜合素質(zhì)。主要可從兩方面改進：其一，從事檔案管理的工作者必須具有較強的時代意識，確保其知識水平和技術(shù)能力做到與時俱進，以符合大數(shù)據(jù)社會背景的發(fā)展要求；其二，從事檔案管理的工作者必須熟練掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，可以利用這些技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行開發(fā)、利用，增加其利用范圍。

3.5 提高檔案管理員隊伍建設(shè)

檔案管理的效率很大程度上取決于檔案管理員的素質(zhì)，因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理員隊伍的建設(shè)。

（1）檔案館招聘時應(yīng)當(dāng)選擇專業(yè)的、綜合性的檔案管理人才。檔案管理員的工作不僅限于檔案的整理，還應(yīng)當(dāng)包括電子檔案的接收、存儲、修改檔案格式、監(jiān)控系統(tǒng)分類等。因此，需要管理人員同時具備檔案管理知識和計算機知識，對于檔案管理人員的招聘也應(yīng)當(dāng)注重全方位專業(yè)技能、專業(yè)素質(zhì)綜合考量。

（2）定期進行管理人員培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式，但部分管理人員沒有意識到信息技術(shù)對于檔案管理的重要意義，認為信息技術(shù)只是幫助檔案更好的保存，而忽視了信息技術(shù)起到的集中、篩選、分析等功能，阻礙了檔案管理水平的提高。因此，應(yīng)當(dāng)定期舉行檔案管理者培訓(xùn)，普及信息技術(shù)及其在檔案管理方面的應(yīng)用知識，增加檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，加強管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，建立信息時代、高水準(zhǔn)的檔案管理員隊伍。

（3）建立良好健康的競爭機制，合理設(shè)置崗位的同時，做到各崗位人才的互通、配合，真正發(fā)揮人才的價值，真正調(diào)動起檔案管理人員的積極性、主動性。

3.6 完善網(wǎng)絡(luò)查詢平臺的建設(shè)

各電子檔案館的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，成為用戶接觸到電子檔案館的首要媒介。如果網(wǎng)絡(luò)平臺上檔案信息分類不明確、查詢方法過于復(fù)雜，會造成用戶，尤其是中老年階層，對于電子檔案查詢無從下手，大量蘊含價值的信息無法很好的為用戶、社會服務(wù)。因此，電子檔案館應(yīng)該加強對其網(wǎng)站的建設(shè)，實現(xiàn)電子檔案信息分類清晰；電子檔案查詢操作簡單化，在頁面上設(shè)置查詢引導(dǎo)；對于需要查詢紙質(zhì)檔案的用戶，提供當(dāng)?shù)貦n案館的地址，或幫助預(yù)約查詢時間；對于需要對數(shù)據(jù)進行分析、預(yù)測的用戶，可通過專家通道，找到與用戶需求相匹配的專家。完善網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，不僅能提高電子檔案服務(wù)于用戶的水平，更能夠為建立人性化、智能化的電子檔案管理系統(tǒng)提供幫助。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)的社會背景之下，檔案管理相關(guān)工作也必將面臨新的挑戰(zhàn)，但是有挑戰(zhàn)便會有機遇，所以其相關(guān)工作人員需積極學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識及技術(shù)知識，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，牢牢抓住機遇，那么其檔案管理工作便會獲得新的發(fā)展空間，實現(xiàn)其更大的價值。

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