事業(yè)單位檔案的保存與利用分析

摘 要：事業(yè)單位日常管理工作內(nèi)容日益增長，檔案管理的復(fù)雜程度不斷增長，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能滿足檔案的保存利用要求。本文首先闡述了事業(yè)單位檔案的保存與利用的現(xiàn)實意義，而后分析了事業(yè)單位檔案保存與利用存在的問題，最后提出了一些事業(yè)單位檔案保存與利用的管理方法，以期為事業(yè)單位檔案保存與利用提供參考意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案保存與利用；現(xiàn)實意義；存在問題；管理方法

事業(yè)單位日常管理運行會產(chǎn)生種類繁多、數(shù)量龐大的文檔，這些檔案的保存與利用對事業(yè)單位日常工作的順利開展具有十分重要的影響。同時，事業(yè)單位檔案保存與利用的管理水平也在一定程度上體現(xiàn)了事業(yè)單位的管理水平。為了提高市場競爭力，謀求長遠(yuǎn)穩(wěn)健的發(fā)展，事業(yè)單位必須不斷提高管理水平，充分重視檔案的保存與利用。

1 事業(yè)單位檔案的保存與利用的現(xiàn)實意義

政府機(jī)關(guān)、學(xué)校教育部門、醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)等都是事業(yè)單位，事業(yè)單位涵蓋內(nèi)容廣泛，涉及到社會多方面，在社會公共服務(wù)中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。比如，政府機(jī)關(guān)和學(xué)校教育部門的事業(yè)單位對社會的文明、法治發(fā)展進(jìn)步具有重要的推動作用，對社會秩序具有關(guān)鍵性的影響。再如，醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)的事業(yè)單位是國民健康的重要保障，為國家公民提供基本的就診服務(wù)。因此，事業(yè)單位的運營對國家、對社會、對人民都具有重要影響。

事業(yè)單位經(jīng)歷了長期的運營后具有豐富的檔案管理經(jīng)驗，事業(yè)單位檔案的保存和利用將事業(yè)單位的運行狀況真實、可觀、可靠地呈現(xiàn)在人們面前。此外，事業(yè)單位檔案的保存與利用在某種程度上也是對事業(yè)單位辦事效率、公正性、真實性的檢查。事業(yè)單位檔案信息管理經(jīng)驗可以作為其后期業(yè)務(wù)拓展的參考和依據(jù)，為事業(yè)單位的決策提供更加可靠、豐富的信息，不斷提升事業(yè)單位的社會服務(wù)水平。為此，提升事業(yè)單位檔案管理水平，完善其檔案的保存與利用，是社會發(fā)展的必然要求。

事業(yè)單位的服務(wù)對象是廣大人民群眾，其檔案管理工作具有大眾性、社會性的特點。目前，我國正處于一個社會轉(zhuǎn)型的特殊時期，具有突出的經(jīng)濟(jì)與社會矛盾。當(dāng)前的國情更需要事業(yè)單位深入分析大眾心理，做好檔案的保存與利用，提升辦事效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

2 事業(yè)單位檔案保存與利用存在的問題

客觀地說，事業(yè)單位對檔案管理已經(jīng)有了充分的認(rèn)識，對檔案管理的重要性也有清晰的認(rèn)知，對檔案資源給予了越來越多的重視，但事業(yè)單位檔案管理仍存在一些亟待解決的問題。第一，事業(yè)單位對檔案資源的利用效率低。事業(yè)單位采用的檔案資源開發(fā)方法通常是資料查閱或借閱，非單位內(nèi)人員查閱檔案信息具有較大的限制，檔案資源缺乏共享機(jī)制，使得檔案資源不能得到深度開發(fā)利用，降低了檔案資源的利用效率。第二，普通檔案的管理不到位，組合管理力度不夠，保存檔案時存在檔案破損、殘缺現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案在完整性、精準(zhǔn)性、有效性方面存在明顯的不足。事業(yè)單位檔案資源普遍存在資料破損、缺失以及無法長期存儲的問題，引起這些問題的原因是檔案管理人員沒有貫徹落實檔案管理制度，以及事業(yè)單位檔案信息管理及保存技術(shù)比較落后。傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理技術(shù)不能長久地保存檔案資源。此外，事業(yè)單位的檔案資源種類和數(shù)量不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理方法對檔案的保存與利用效率很低，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案資源管理的要求。第三，檔案資源保存與利用力度不夠，投入資金少，缺乏配套人員，基礎(chǔ)檔案資料的保存與利用比較落后。第四，事業(yè)單位檔案資源的保存與利用采用的主要方法是以靜制動，只有少部分檔案信息是開放的，公開查閱的檔案資料較少。

3 事業(yè)單位檔案保存與利用的管理方法

3.1 加強(qiáng)檔案的管理、開發(fā)

為了適應(yīng)國家、社會、人民不斷發(fā)展的要求，事業(yè)單位的檔案管理效率必須不斷提高，管理水平必須不斷進(jìn)步?，F(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)積極采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，充分利用現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢，如利用計算機(jī)功能，開發(fā)檔案管理軟件，通過先進(jìn)的技術(shù)增強(qiáng)檔案的保存與利用。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)對檔案的保存、開發(fā)、利用給予充分的重視，增強(qiáng)服務(wù)意識，以事業(yè)單位的中心業(yè)務(wù)為中心開展管理工作，以便為事業(yè)單位的運營決策提供可靠、有效的信息資源。事業(yè)單位應(yīng)不斷尋求發(fā)展進(jìn)步的空間，積極開拓服務(wù)領(lǐng)域，開展多項編研活動，做好檔案資源的收納、歸集、利用工作，并以檔案資源為依據(jù)進(jìn)行專題匯編材料的編寫，對檔案資源信息進(jìn)行多方位的開發(fā)利用。事業(yè)單位檔案的保存與利用的管理應(yīng)朝著規(guī)范化、延續(xù)化的方向發(fā)展，以為檔案信息資源提供更加全面、高效的信息。在利用檔案資源方面，事業(yè)單位應(yīng)不斷拓展利用范圍，發(fā)掘檔案的價值，充分發(fā)揮檔案資源的作用，對檔案資源的管理價值、科研價值、社會價值進(jìn)行深入挖掘。同時，應(yīng)將檔案管理的重要性普及給更多的人，以挖掘檔案信息的潛力。

3.2 建設(shè)高水平的檔案管理隊伍

檔案管理隊伍的質(zhì)量和水平對檔案管理工作的水平、質(zhì)量、效率具有直接而重要的影響作用，要促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源的管理的發(fā)展，就必須加強(qiáng)對檔案管理隊伍的建設(shè)。為了提高事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)性和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)努力構(gòu)建具有超高水平、超高技術(shù)、超高品質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊伍。建設(shè)高水平的檔案管理隊伍，首先應(yīng)提高檔案管理人員聘用的門檻，選用具有扎實的專業(yè)素養(yǎng)和較高綜合業(yè)務(wù)水平及崇高品德的工作人員，確保工作人員能較好的滿足檔案保存與利用管理的要求。其次，事業(yè)單位應(yīng)建立健全檔案管理體系，以完善的、科學(xué)的檔案管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作，對已入職的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)教育，不斷提高檔案管理人員的工作水平和工作能力，如提高管理人員的計算機(jī)操作能力，確保管理人員能很好的完成檔案管理工作，具有獨立解決工作難題的能力，從而提高檔案信息的真實性、可靠性和精準(zhǔn)性。此外，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)掌握先進(jìn)技術(shù)，具有超高專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的檔案管理人員，為檔案管理隊伍注入新鮮血液。構(gòu)建高水平的檔案管理隊伍要求事業(yè)單位投入足夠的人力和物力資源，協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的關(guān)系，營造良好舒適的工作氛圍，充分發(fā)揮檔案保存與利用的價值。

3.3 改進(jìn)、創(chuàng)新檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的需求，事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)勇于創(chuàng)新，不斷改進(jìn)、更新管理理念，完善管理方法，實現(xiàn)對檔案的動態(tài)化、全面化管理。與此同時，事業(yè)單位需要對市場進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，強(qiáng)化競爭意識，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，積極采用先進(jìn)技術(shù)，以現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸代替紙質(zhì)管理模式，建立電子檔案信息，實現(xiàn)統(tǒng)一化的檔案信息管理。此外，利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案資源時應(yīng)注意數(shù)據(jù)分類，建立不同種類的多媒體數(shù)據(jù)庫，設(shè)置管理權(quán)限，以便在實現(xiàn)檔案共享的同時保證檔案的高效利用和檔案資源的安全性。事業(yè)單位還應(yīng)不斷完善檔案管理模式，保證檔案管理的時效性和系統(tǒng)性，確保檔案管理能很好地滿足檔案資源保存、利用、開發(fā)的相關(guān)需求，并促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。利用信息技術(shù)進(jìn)行資源信息歸檔時，應(yīng)保證能通過檢索方式精準(zhǔn)、快速的找到檔案信息，為使用者體統(tǒng)更加便捷的檔案服務(wù)。

4 小結(jié)

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案管理模式。數(shù)字化的檔案管理模式能有效提高檔案管理的效率，并能實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式難以實現(xiàn)的檔案信息永久性保存，且優(yōu)化了檔案信息查閱、利用的便捷性。檔案信息化管理能促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步。

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作者簡介

車秀青（1984-），女，山西清徐人，漢族，助理館員，現(xiàn)從事檔案管理工作。