從信息孤島到資源平臺(tái)

董志梅

摘 要：檔案作為一種信息資源，企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面發(fā)揮著應(yīng)有的重要作用。本文以某企業(yè)為例，對(duì)XX企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，提出了構(gòu)建檔案資源平臺(tái)等優(yōu)化檔案工作的新思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀分析；優(yōu)化策略

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)的價(jià)值日益凸顯，知識(shí)管理正在以一種全新的管理方法和管理思想形式進(jìn)入現(xiàn)代企業(yè)管理的舞臺(tái)。何為知識(shí)管理？就是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)。利用知識(shí)管理人們可以共享信息，可以通過(guò)不同的方式把這些知識(shí)應(yīng)用在業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，最終提高工作效率和業(yè)績(jī)。

隨著知識(shí)管理的引入，企業(yè)檔案資源逐漸成為了企業(yè)發(fā)展的重要信息支撐，現(xiàn)企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)新的發(fā)展要求，航天企業(yè)檔案工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1 目前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 組織觀念陳舊，重保管，輕利用

現(xiàn)在企業(yè)中，大多數(shù)單位采用傳統(tǒng)實(shí)體檔案與信息檔案并存的管理模式。傳統(tǒng)實(shí)體管理模式著重于對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案實(shí)體的保管，采取手工管理方式完成檔案整理、鑒定、提供利用等。這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，企業(yè)檔案信息加工和信息開發(fā)水平十分有限，檔案管理工作無(wú)法為企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力的信息支撐。檔案信息管理模式利用計(jì)算機(jī)管理檔案，其重點(diǎn)不再局限于保管檔案實(shí)體而開始放在對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用上。希望通過(guò)這種方式使企業(yè)檔案資源中獲取有價(jià)值的信息。

通過(guò)對(duì)某企業(yè)的調(diào)查可得，全部單位都已使用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件目錄級(jí)的管理。所屬單位18%采用信息化管理模式，82%采用實(shí)體管理模式與信息管理模式并存方式。信息資源開發(fā)利用程度低，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍。

1.2 檔案資源相互獨(dú)立，缺乏系統(tǒng)性

隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用“遍地開花”。由于各單位在資源建設(shè)上沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，管理職能、內(nèi)容、方式等不同的業(yè)務(wù)需求造成各自為政的局面。不同的業(yè)務(wù)、不同的系統(tǒng)、不同的應(yīng)用、不同的技術(shù)平臺(tái)，造成檔案信息不流通不共享，無(wú)法正常的信息交流，形成一個(gè)個(gè)“信息孤島”。

以某所為例，各管理部門都有各自獨(dú)立運(yùn)行的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件或模塊。單位內(nèi)多套信息管理系統(tǒng)并存，最多時(shí)達(dá)到10余個(gè)。如數(shù)字化協(xié)同系統(tǒng)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、經(jīng)營(yíng)合同管理系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。各部門產(chǎn)生的文件都在自己的系統(tǒng)里運(yùn)行，各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)等不盡相同，互不兼容，很難做到信息和知識(shí)資源的自動(dòng)交換，互聯(lián)互通。企業(yè)倡導(dǎo)一體化管理，但沒有實(shí)質(zhì)進(jìn)展。雖成立信息中心，但只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，不能滿足信息共享需求，信息孤島出現(xiàn)。

2 企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題：

2.1 管理思想落后，檔案價(jià)值未被充分體現(xiàn)

檔案部門一直處于科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)鏈的末端，產(chǎn)生不了直接的經(jīng)濟(jì)效益，在企業(yè)發(fā)展中不斷被弱化。撤并檔案管理機(jī)構(gòu)、壓縮管理經(jīng)費(fèi)，頻繁調(diào)整檔案人員配置現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，完全忽視檔案工作在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中的作用，造成了企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的流失。

2.2 管理手段原始，手工管理與信息管理方式?jīng)_突

目前，企業(yè)檔案管理大部分單位仍采用傳統(tǒng)檔案與信息化管理模式并存的方式。手工作業(yè)方式勞動(dòng)量大，階段性強(qiáng)，耗時(shí)多，交接環(huán)節(jié)繁瑣，兩種方式并存的單位雖實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但單位將工作停留在文件級(jí)的目錄編制、統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)工作上，缺乏綜合處理技術(shù)能力。兩種方式長(zhǎng)期并存，問(wèn)題也會(huì)逐漸突顯，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在管理標(biāo)準(zhǔn)、處理方法、保管方式等方面矛盾逐步突顯。

2.3 管理缺少規(guī)劃，企業(yè)信息資源整合度低

目前，一些企業(yè)部分檔案仍然分散在各個(gè)部門或機(jī)構(gòu)，檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)的共享和有效整合。企業(yè)還通過(guò)不斷增添新的應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)加速企業(yè)信息化進(jìn)程。沒有全面考慮應(yīng)用系統(tǒng)都需要運(yùn)行和維護(hù)。由于多個(gè)系統(tǒng)的存在，在獲取信息時(shí)，多口采集，效率低下，造成資源浪費(fèi)。企業(yè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、組織和協(xié)調(diào)，造成檔案信息資源仍分散在各個(gè)部門的應(yīng)用系統(tǒng)中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)檔案資源的一體化管理。

3 提升企業(yè)檔案工作的優(yōu)化策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理方式

信息時(shí)代的快速發(fā)展，使得電子文件數(shù)量越來(lái)越龐大，種類越來(lái)越繁多，而實(shí)體文件將逐漸退出歷史的舞臺(tái)，電子文件將成為主角。電子文件的管理需要加強(qiáng)前端控制和全生命周期的管理。并在電子文件的每個(gè)階段都要進(jìn)行控制，確保電子文件的真實(shí)性，完整性。要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“末位”觀念，樹立“先行”意識(shí)。同時(shí)，為了使這些檔案發(fā)揮最大的效能，對(duì)電子文件進(jìn)行系統(tǒng)化整合，將企業(yè)檔案作為知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行管理，實(shí)施檔案知識(shí)管理流程，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，提高企業(yè)科研生產(chǎn)能力。

3.2 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源整合

數(shù)據(jù)資源整合是將企業(yè)電子文件信息資源諸要素有機(jī)地連接成為一個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過(guò)程，對(duì)各種電子文件信息的重新組織。資源整合中，首先建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)集成框架，支持各種異構(gòu)數(shù)據(jù)之間的交換；從基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)聚集管理數(shù)據(jù)；在財(cái)務(wù)、人事、檔案、經(jīng)營(yíng)、標(biāo)準(zhǔn)等管理系統(tǒng)之間建立統(tǒng)一兼容的數(shù)據(jù)接口；實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理部門之間的數(shù)據(jù)資源的全面融合及充分共享。

3.3 構(gòu)建檔案資源平臺(tái)

要解決企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件和信息進(jìn)行收集、歸檔、整理、保存和利用這些問(wèn)題，檔案管理就要向知識(shí)資源管理方向發(fā)展，整合現(xiàn)有管理系統(tǒng)。大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)擁有功能比較全面的檔案信息系統(tǒng)。因此，在構(gòu)建檔案資源平臺(tái)時(shí)可以以原檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，增加“檔案知識(shí)資源庫(kù)”“檔案知識(shí)資源整合系統(tǒng)”“檔案知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)”等模塊，并將這些模塊與企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無(wú)縫鏈接，由獨(dú)立的“信息孤島”整合成由“檔案知識(shí)資源庫(kù)”“檔案知識(shí)資源整合系統(tǒng)”“檔案知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)”三位一體的“檔案知識(shí)資源管理平臺(tái)”。“檔案知識(shí)資源庫(kù)”主要集中存儲(chǔ)企業(yè)各種信息和知識(shí)；“檔案知識(shí)資源整合系統(tǒng)”則主要用全面收集企業(yè)內(nèi)各子系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，并對(duì)其進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，存入到檔案知識(shí)資源庫(kù)中；“檔案知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)”主要是為利用者提供一個(gè)檢索和服務(wù)的窗口。為決策層提供戰(zhàn)略性的決策服務(wù)，為科技人員提供系統(tǒng)的科研檔案知識(shí)。

綜上所述，檔案知識(shí)資源管理是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案工作在對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上，引入知識(shí)管理理念，構(gòu)建企業(yè)檔案知識(shí)資源管理平臺(tái)，企業(yè)檔案管理工作才有更為廣闊的發(fā)展空間，才能在企業(yè)活動(dòng)中發(fā)揮更為重要的作用。如果說(shuō)知識(shí)成就未來(lái)，那么檔案知識(shí)資源也必將助力事業(yè)發(fā)展。

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