檔案的生命—真實與完整

摘 要：檔案——是人類社會發(fā)展中對現(xiàn)實社會保留的記錄，它形成的特殊方式比其他資料顯得更為真實。有效記錄現(xiàn)在，成為歷史，將為現(xiàn)實生活服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，因此，做到檔案的真實與完整，直接關(guān)系到現(xiàn)實的利用的價值，可以說，檔案的生命就是真實與完整。

關(guān)鍵詞：管理；法律

一、規(guī)范檔案管理

就是規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，要規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，必須首先提高人們的意識，重視檔案的意識，這次全國上下清理檔案，整理檔案，全國上下政府機(jī)關(guān)高度重視，年過七旬的老人在找自己當(dāng)兵的檔案，在外面打工的工人回家找自己檔案辦理保險，企業(yè)的下崗職工到檔案局查自己檔案，有很多大學(xué)生，多年把自己檔案放在家里，這次，他就主動的把檔案交到我們科室管理，這次這個行動，全面提高了全社會重視檔案意識，提高人們及時歸檔的意識，提高了人們對檔案的重視程度，以及在利用檔案時對檔案的保護(hù)意識。檔案意識增強(qiáng)帶來的效果就是，全社會重視檔案，我們就有了做好檔案管理的社會基礎(chǔ)，規(guī)范我們檔案管理的各個環(huán)節(jié)，規(guī)范我們對檔案的收集、認(rèn)真整理、嚴(yán)格保管、利用與開發(fā)。

<一>收集檔案資料，就是把好材料的“入口關(guān)”。

根據(jù)檔案產(chǎn)生的最初目的就是為了輔助記憶、找回歷史，歷史記錄的過程就是檔案形成過程。檔案收集伴隨于檔案形成全過程，將及時形成的第一手信息規(guī)范化處理，顯得尤為重要，本著對歷史負(fù)責(zé)，對現(xiàn)實負(fù)責(zé)的態(tài)度，對收集到的歷史的資料要認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格審核、防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入檔案，當(dāng)然要做到準(zhǔn)確鑒別，必須具備一定綜合知識儲備，才能鑒別真?zhèn)?。查看資料的完整、真實、文字是否清楚、手續(xù)完備，對不符合歸檔要求的及時補(bǔ)辦。只有把好入口關(guān)，就能最大程度把好檔案的真實性。

<二>檔案的整理

收到真實的資料后，下一步就是案的整理過程，是對有效資料歸類整理過程，以便以后查找利用，實現(xiàn)檔案服務(wù)現(xiàn)實的作用。所以要高度重視，在檔案整理過程中一絲不茍認(rèn)真核并分類。將歸檔材料按來源、時間、內(nèi)容和形式等文件材料的自然形成規(guī)律進(jìn)行分類整理，使之間保持清楚的邏輯關(guān)系，將歸檔材料分門別類組成有序體系。整理過程杜絕過分相信自己，主觀武斷的取舍資料，檔案亂放，使檔案出現(xiàn)紊亂，使真實的資料失去價值。

<三>檔案的保管

檔案整理好后，就是對檔案的保管，檔案的安全，非常重要，在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素，倡導(dǎo)“安全問題人人有責(zé)”的思想，把檔案保護(hù)意識作為一種自覺意識深入人心。認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；嚴(yán)禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度（溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%）；堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時采取措施，確保檔案安全；堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門窗，切斷電源；保管好檔案最直接的影響就是有效利用。保管一旦出現(xiàn)閃失，損失不可估量，可能成為永久的遺憾。

<三>利用和開發(fā)

利用和開發(fā)，是實現(xiàn)檔案價值的最終體現(xiàn)，開發(fā)意識付諸行動就能使堆在庫房故紙堆里的“死”檔案“活”起來，檔案作用得以發(fā)揮。當(dāng)檔案資源貼近檔案利用者的利益需求時，這種作用越加明顯。有一次，一個原來在機(jī)關(guān)上班的同志，后來辭職了，現(xiàn)在他要查找檔案，購買社會保險，查看他在機(jī)關(guān)工作的年限，以減少購買保險的年限，由于年在久遠(yuǎn)，七幾年到八幾年，檔案有些混亂，我和幾個工作人員翻遍了整個庫房，最終找到了，很是感謝，捫心自問，這是我們的職責(zé)。所以，檔案放在庫房很安靜，但是它在默默為人們服務(wù)。

二、利用法律法規(guī)和制度進(jìn)行約束

<一>法制保障

習(xí)主席講到，要全面依法治國，當(dāng)然，檔案管理也離不開用法律的武器，《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》，是國家為加強(qiáng)對檔案的收集、整理、有效保護(hù)和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前，要加大《檔案法》宣傳力度，要讓社會檔案意識和檔案法制意識深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用加強(qiáng)社會各界所認(rèn)知。

雖然這次全國性整理檔案，但是還有少數(shù)現(xiàn)象，如：有少數(shù)單位還存在著檔案工作制度不健全，現(xiàn)有檔案保管硬件設(shè)施配備不齊，個別人員手中文件材料不按規(guī)定向檔案館移交歸檔，檔案得不到應(yīng)有的保護(hù)而受損嚴(yán)重，甚至丟失，造成檔案的真實、完整與安全得不到保障。隨著檔案管理的不斷完善，一些新的如 《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等法規(guī)相繼出臺，我國依法管理檔案事業(yè)有著良好勢頭。檔案的真實性和完整性就能得到法律保障。

<二>制度保障

規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”，是維護(hù)公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī)，還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點，應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范性。在國家和地方的法律法規(guī)政策指導(dǎo)下，制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準(zhǔn)則進(jìn)行規(guī)范管理。（2）科學(xué)性。檔案管理各個環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求，科學(xué)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。（3）保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實施細(xì)則，明確在一定時間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規(guī)范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。

總之，維護(hù)檔案真實完整、保護(hù)檔案安全是每個公民的責(zé)任，不能完全靠法律、法規(guī)和制度約束，檔案人要加強(qiáng)自身的檔案意識修養(yǎng)，從自身做起，實事求是，以此推動全社會檔案意識的提升。只有保證檔案的真實與完整才能真正實現(xiàn)為現(xiàn)實所利用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位選人用人提供可靠真實的依據(jù)，發(fā)揮檔案的現(xiàn)實效用。

作者簡介：

高中平（1982-）；性別：男，籍貫：重慶市奉節(jié)縣，民族：漢族，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于西南大學(xué)；現(xiàn)有職稱：中級館員；研究方向：檔案專業(yè)

（作者單位：奉節(jié)縣人力資源檔案管理服務(wù)中心）