關(guān)于企業(yè)辦公室管理工作創(chuàng)新的思考

蔣雯婷

摘要：辦公室管理工作對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)意義重大，不僅是連接上級(jí)、溝通下級(jí)的中樞紐帶，更是企業(yè)開(kāi)展日常工作的重要場(chǎng)地。因此在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)企業(yè)辦公室的管理工作，有助于提升企業(yè)的辦公效率，規(guī)范企業(yè)辦公過(guò)程，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力量。當(dāng)前企業(yè)辦公室管理工作出現(xiàn)了一些新問(wèn)題，制約著辦公室工作效率的發(fā)揮，因此要?jiǎng)?chuàng)新辦公室管理工作，促進(jìn)企業(yè)辦公室工作水平的提高。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；管理工作；創(chuàng)新措施

在企業(yè)的日常工作中，辦公室工作是一項(xiàng)綜合性的工作，涉及企業(yè)管理的各個(gè)方面，其主要職能為協(xié)調(diào)和溝通各部門工作、為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策、及時(shí)收發(fā)各類信息等。在辦公室管理工作中，主要是對(duì)辦公室內(nèi)的各項(xiàng)工作進(jìn)行管理，確保辦公室各項(xiàng)職能的順利落實(shí)，切實(shí)發(fā)揮出辦公室在企業(yè)管理中的中樞作用。但是在辦公室管理工作中，因辦公室工作內(nèi)容較多且繁瑣、工作人員綜合素質(zhì)參差不齊、辦公意識(shí)差、管理制度不健全等問(wèn)題，導(dǎo)致辦公室管理工作效率較低，嚴(yán)重影響著辦公室工作職能的發(fā)揮，應(yīng)采取措施改進(jìn)辦公室管理工作。

一、強(qiáng)化辦公室人員的工作意識(shí)

在辦公室工作中，工作人員的工作意識(shí)決定著其工作態(tài)度，其工作態(tài)度決定著其工作質(zhì)量。針對(duì)當(dāng)前部分工作人員工作意識(shí)淡薄，沒(méi)有大局觀、責(zé)任感、效率較低的問(wèn)題，要通過(guò)組織工作人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不斷提高工作人員的工作意識(shí)。首先要提高工作人員的大局觀念，個(gè)人是集體的一部分，辦公室工作人員是企業(yè)的重要組成部分和寶貴財(cái)富。工作人員要樹(shù)立起大局觀念，以企業(yè)的利益為重，在辦公室工作中自覺(jué)維護(hù)企業(yè)的利益。對(duì)待辦公室工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按照企業(yè)的規(guī)章制度辦事，不做損害企業(yè)利益的事情。其次要提高工作人員的責(zé)任意識(shí)。責(zé)任就是擔(dān)當(dāng)，在辦公室工作中，工作人員要敢于承擔(dān)責(zé)任，不僅為自己的工作而負(fù)責(zé)，還要樂(lè)于奉獻(xiàn)，本著吃苦耐勞的精神，甘于在辦公室工作繁多的時(shí)候加班，完成企業(yè)辦公室內(nèi)的工作。樹(shù)立起良好的責(zé)任意識(shí)，有助于端正工作人員的工作態(tài)度，糾正工作人員的辦公行為，提高辦公人員的工作效率，從而達(dá)到強(qiáng)化辦公室管理的作用。最后要強(qiáng)化辦公室工作人員的效率意識(shí)。效率是企業(yè)的生命線，尤其是在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，沒(méi)有效率的企業(yè)是沒(méi)有明天的。工作人員的效率關(guān)系著企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，因此要強(qiáng)化企業(yè)辦公室工作人員的效率意識(shí)。一是要通過(guò)獎(jiǎng)懲措施，激發(fā)工作人員的工作積極性，使其能夠按時(shí)保質(zhì)保量的完成辦公室工作。二是要注重辦公室工作的細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗，培養(yǎng)工作人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和踏實(shí)肯干的工作精神。三是要善于借力。依托現(xiàn)代辦公管理制度和現(xiàn)代化的辦公手段，不斷提高辦公效率，改善工作方式。在辦公室工作中要建立現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，落實(shí)卓絕績(jī)效準(zhǔn)則，激發(fā)員工的工作積極性，獲取員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。在辦公方式上，要不斷提高辦公信息化水平，依托信息化技術(shù)簡(jiǎn)化辦公流程，加快信息在辦公部門中的傳遞，從而提高辦公效率。

二、提高員工素質(zhì)培養(yǎng)學(xué)習(xí)型員工

辦公室工作人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系著辦公室的工作效率，鑒于企業(yè)發(fā)展較快，人員流動(dòng)率較高，部分企業(yè)的辦公室工作人員綜合素質(zhì)參差不齊，其知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力、溝通能力等均有所差異，因此通過(guò)培訓(xùn)提高員工素質(zhì)，培養(yǎng)學(xué)習(xí)型員工，成為提高辦公室管理水平的有效措施。首先企業(yè)的管理者要轉(zhuǎn)變思想觀念，由關(guān)注結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注過(guò)程，對(duì)辦公室工作人員的工作過(guò)程做評(píng)價(jià)，對(duì)辦公室工作人員的表現(xiàn)給予肯定和鼓勵(lì)，對(duì)其工作中的不足要指出，并提出改進(jìn)意見(jiàn)，督促辦公室工作人員進(jìn)行改正。通過(guò)關(guān)注過(guò)程，使辦公室工作人員的工作能力在實(shí)踐得到錘煉，并最終達(dá)到提高辦公室工作人員能力的目的。其次要強(qiáng)化辦公室工作人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，使其樹(shù)立起終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，進(jìn)而變成學(xué)習(xí)型員工。學(xué)習(xí)型員工不僅僅是學(xué)習(xí)文化知識(shí)，還要學(xué)習(xí)企業(yè)的管理和工作方法。企業(yè)要為員工的學(xué)習(xí)創(chuàng)造環(huán)境和條件，辦公室的管理者要善于分享信息，即將有利于員工學(xué)習(xí)的材料提供給員工，供員工進(jìn)行討論。當(dāng)企業(yè)員工在工作中遇到困難時(shí)，管理者要組織辦公室工作人員建言獻(xiàn)策，構(gòu)建互幫互助的學(xué)習(xí)氛圍，使辦公室工作人員在學(xué)習(xí)氛圍中不斷的成長(zhǎng)和進(jìn)步。

三、與時(shí)俱進(jìn)完善辦公室的管理制度

管理制度是辦公室各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要保障，管理制度內(nèi)容的完善和規(guī)范，是獲取辦公室工作人員支持與信服的基礎(chǔ)，因此要與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)企業(yè)辦公室管理中出現(xiàn)的新問(wèn)題，不斷完善辦公室的管理制度，以提高管理制度的規(guī)范性。首先辦公室管理制度要體現(xiàn)人性化。辦公室管理工作的實(shí)質(zhì)是對(duì)人的管理，體現(xiàn)出人性化的管理原則，有助于在管理制度中透露出溫情，使員工感受到家庭的溫暖，從而對(duì)企業(yè)產(chǎn)生歸屬感和認(rèn)同感，進(jìn)而在辦公室工作中，能夠以飽滿的熱情投入到工作中。人性化的管理原則是建立在服務(wù)員工的基礎(chǔ)之上的，對(duì)員工的照顧會(huì)贏得員工的回報(bào)。其次辦公室管理制度要體現(xiàn)出民主化。給予員工參與辦公室管理的權(quán)利，能夠有效調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的工作積極性，使員工在參與辦公室管理的過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的發(fā)展建言建策。同時(shí)從員工所反饋的信息中，可以發(fā)現(xiàn)辦公室管理制度中存在的問(wèn)題，并及時(shí)的加以改進(jìn)。管理制度民主化是現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一個(gè)發(fā)展方向，辦公室管理工作體現(xiàn)民主化，是在尊重工作人員的基礎(chǔ)上，保障員工權(quán)利的體現(xiàn)。最后辦公室管理制度要體現(xiàn)責(zé)任。要在管理制度中貫徹責(zé)任負(fù)責(zé)制度，對(duì)辦公室內(nèi)的每一項(xiàng)工作都要定崗，做到專人專職專責(zé)，即每一個(gè)崗位都由專人負(fù)責(zé)。對(duì)辦公室的工作內(nèi)容要細(xì)化，細(xì)化其標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行過(guò)程，標(biāo)準(zhǔn)是衡量工作的依據(jù)，因此辦公室負(fù)責(zé)人要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格的審查辦公室工作人員的工作，給予其工作以評(píng)價(jià)，督促辦公室工作人員積極改進(jìn)自身的工作。執(zhí)行過(guò)程是規(guī)范辦公室管理的有效措施，要規(guī)范執(zhí)行過(guò)程，就是要求工作人員嚴(yán)格按照?qǐng)?zhí)行過(guò)程進(jìn)行，不得隨意更改辦公室的規(guī)章制度。

結(jié)語(yǔ)：辦公室管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，對(duì)于強(qiáng)化企業(yè)管理工作，提升企業(yè)管理效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率，都發(fā)揮著重要的作用，為此辦公室管理工作的有效開(kāi)展，要建立在不斷完善管理制度的基礎(chǔ)之上，通過(guò)培訓(xùn)提升辦公室工作人員的工作意識(shí)，改進(jìn)其工作行為。

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