多措并舉加強機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理

逢錦滋

[摘 要：干部人事檔案對于了解干部歷史、考察干部素質(zhì)具有非常重要的意義，也關(guān)系到組織人事工作的水準(zhǔn)，本文從管理制度、日常工作和信息化角度等三個方面對提升機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理措施進行了具體探討。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；干部人事；檔案管理；措施]

干部人事檔案應(yīng)該規(guī)范、完善地記載著機關(guān)事業(yè)單位干部的基本信息和歷史，不僅是了解一個干部的重要憑據(jù)，也是組織人事工作、滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需要。但是目前很多地方機關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作有很多不足，或是重視度不夠，或是檔案材料不完整、不真實，或是查閱、轉(zhuǎn)遞制度不規(guī)范，或是信息化程度不高，等等，都阻礙了干部人事檔案管理工作的健康發(fā)展。下面就結(jié)合工作實際，對提升機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理水平做如下探討。

一、建立健全干部人事檔案管理制度，將具體職責(zé)明確到位

（一）強化對干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度

對于干部人事檔案工作，各主管部門要提高其重要性的認(rèn)識，從領(lǐng)導(dǎo)思想上重視起來，不僅要將其納入日常工作體系，還要經(jīng)常過問其工作計劃、工作內(nèi)容，積極解決工作中遇到的具體問題，如經(jīng)費不足問題、人員待遇問題等，將干部人事檔案工作提升到一個新高度，切實加強對干部人事檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

（二）健全干部人事檔案工作的規(guī)章制度

“沒有規(guī)矩，不成方圓。”干部人事檔案工作一方面要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，不管是收集整理、保管查閱等每個環(huán)節(jié)都要有一整套的具體細則，讓工作人員遵守實施，另一方面要時時監(jiān)督執(zhí)行情況并定期檢查，組織部以及人力資源和社會保障局要對人事檔案工作加強指導(dǎo)并定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題，不僅要限期糾正，還要視情節(jié)輕重對相關(guān)人員進行嚴(yán)肅處理。以查借閱、轉(zhuǎn)遞制度為例，如需要查閱、借閱干部人事檔案，不僅查、借閱單位和查、借閱人員要符合相關(guān)條件限制，查借閱范圍、查借閱要求、查借閱方法和歸還方法都有嚴(yán)格要求；而干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作則更加規(guī)范，轉(zhuǎn)出要履行各項手續(xù)、轉(zhuǎn)入要清點無誤，如有死亡人員，要及時上報，確保檔案的真實、完整。

（三）明確具體權(quán)限職責(zé)，保證干部人事檔案各項工作落到實處

首先要明確干部人事檔案的管理權(quán)限，即權(quán)力部門具體管理哪些檔案，如人力資源和社會保障局管理的就是除了組織部、教育局、衛(wèi)計局之外的一般企機關(guān)事業(yè)單位在職人員、離退休人員的檔案；其次要將每一個管理人員的職責(zé)細致劃分、落實到位。一般來說，人事檔案要配備專門的管理人員和聯(lián)絡(luò)員，他們有著不同的職責(zé)范圍，管理人員要負責(zé)檔案的日常管理工作，聯(lián)絡(luò)員要負責(zé)檔案的收集整理工作，分工不同、責(zé)任也要細化到人，確保各項工作落實到位，不推脫、不敷衍。

二、高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，進一步提高干部人事檔案工作日常管理水平

（一）保證干部人事檔案形成材料合格達標(biāo)

檔案材料一定要符合要求，達到一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，一是檔案使用的紙張必須是統(tǒng)一的A4紙，左邊要留25㎜的空白，以便裝訂；文字書寫必須要規(guī)范，可以打印、膠印、油印，可以用藍黑、黑色墨水或墨汁，不能用圓珠筆、熒光筆、鉛筆、水彩筆等書寫；二是檔案內(nèi)容要確保真實無誤。如干部人事檔案的重要內(nèi)容“三齡、兩歷、一身份”，很多人的年齡信息不一致，有時候是陽歷生日，有時候是陰歷生日，導(dǎo)致檔案信息有誤，所以必須要保證其真實性和一致性，千萬不能隨意更改。三是檔案材料的手續(xù)必須要正式、完備，歸檔材料必須是原件，需要簽名蓋章的地方必須要簽名蓋章，不能缺頁、少頁。

（二）規(guī)范干部人事檔案日常管理工作

一是聯(lián)絡(luò)員要主動收集檔案材料并將其報送上級主管部門，使其按照程序歸檔。如參加專業(yè)培訓(xùn)的檔案材料，必須要在形成后的三個月內(nèi)報送到相關(guān)部門，進行歸檔處理，聯(lián)絡(luò)員要及時向各部門或其本人收集各種有用材料，及時報送；二是對檔案材料嚴(yán)格審查、認(rèn)真歸檔。相關(guān)部門對檔案材料要仔細甄別、審查，合格的材料，三個工作日內(nèi)歸檔處理，偽造的材料，必須要剔除并追究相關(guān)人員的責(zé)任，不在要求內(nèi)的材料，要轉(zhuǎn)遞到相關(guān)的管檔單位；三是整理續(xù)訂要嚴(yán)格要求，不能任意涂改、隨意添加內(nèi)容，不能自作主張、私自處理，更不能向任何人泄漏檔案中的內(nèi)容。

（三）做好干部人事檔案的保管工作

一方面，要不斷完善檔案的保管條件，因為紙質(zhì)檔案的保管有著嚴(yán)格的環(huán)境要求，不僅要防火防潮、防盜、防蟲、防光等，還要保證檔案室的溫度和濕度要符合要求，保證其整潔、干凈，另一方面，檔案保管要“專人專庫”，即設(shè)置專門崗位給保管人員，專業(yè)專責(zé)，按照檔案管理“八不準(zhǔn)”做好保管工作，明確其權(quán)利和義務(wù)；“專庫”則是指建立獨立的檔案室，不能分散保管，更不能私人保管。

三、順應(yīng)信息化趨勢，建立并完善電子檔案系統(tǒng)

為了順應(yīng)現(xiàn)代信息化趨勢，提高檔案管理工作的信息化水平，干部人事檔案要建立電子檔案并不斷完善檔案信息系統(tǒng)，首先是對紙質(zhì)檔案科學(xué)整理、逐漸完善，以便更準(zhǔn)確、更全面地進行數(shù)據(jù)信息的錄入，為檔案信息化奠定堅實的基礎(chǔ)；其次，建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫并實施動態(tài)管理。在引進合適軟件系統(tǒng)和對管理人員進行專業(yè)計算機培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建設(shè)一個操作簡便、容易維護的數(shù)據(jù)庫，并定期更新其中的信息，保證其數(shù)據(jù)的及時、有效，為資源共享提供條件；再次是確保電子檔案的安全性，保證其在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不被攻擊，不泄漏相關(guān)內(nèi)容。

四、結(jié)語

總之，機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理是一項非常重要的工作，相關(guān)部門的負責(zé)人要強化領(lǐng)導(dǎo)意識，權(quán)責(zé)明確，做好檔案的日常管理工作，提高檔案的信息化水平，使其在新時期依然發(fā)揮不可替代的重要作用！

參考文獻

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