文/鄭鳳梅
當(dāng)前,信息化、數(shù)字化已逐漸成為人們工作和生活不可或缺的重要元素。隨著辦公系統(tǒng)自動化和信息技術(shù)在傳統(tǒng)煤礦企業(yè)的不斷滲透,傳統(tǒng)的檔案管理模式已滿足不了現(xiàn)行工作需要,越來越多的文件以電子形式被生成和接收。福建煤電股份公司檔案管理緊跟新形勢,建立信息化、科學(xué)化、數(shù)字化平臺,創(chuàng)新檔案工作方式方法以適應(yīng)煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展需求,使新形勢下檔案管理工作駛?cè)肓丝燔嚨馈?/p>
電腦等大量新興科技的普及運用為數(shù)字化、輕便化開了先河。福建煤電原有紙質(zhì)文件歸檔存儲方法、技術(shù)、手段已不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展,因此,推進企業(yè)檔案資料保存的數(shù)字化進程,按照“增量電子化、存量數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全第一、保障有力”的原則,加快推進數(shù)字檔案館(室)建設(shè)顯得尤為重要。
檔案信息化硬件建設(shè)方面。針對福建煤電檔案館(室)場所、設(shè)施設(shè)備老舊落后現(xiàn)狀,推進檔案數(shù)字化建設(shè)。福建煤電對原有老舊檔案庫房進行改造擴建,并配置性能優(yōu)越的計算機、打印機、掃描儀和消磁柜等有關(guān)輔助設(shè)備;運用現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、OA系統(tǒng)平臺搭建檔案信息系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、查詢網(wǎng)絡(luò)化、管理科技化,卓有成效地提高了公司檔案信息化管理水平。
檔案信息化的資源建設(shè)。煤炭企業(yè)檔案信息資源與后期新興企業(yè)不同,福建煤電作為老牌國有煤炭企業(yè),其檔案信息由紙質(zhì)材料步入數(shù)字運用跨越了很長一個時期,新老檔案管理人員繼承了傳統(tǒng),卻對信息化建設(shè)顯得不夠熱情,原因之一是面對堆積如山的 “陳年老賬”顯得力不從心;原因之二是煤炭企業(yè)重生產(chǎn)輕后勤的慣有思想一定程度阻礙了信息化的推行落實;原因之三是檔案設(shè)施設(shè)備陳舊制約了檔案信息化的開展。針對這三方面原因,福建煤電一是制定了科學(xué)的時間節(jié)點,分而化之地逐步減少堆積的紙質(zhì)檔案;二是重視檔案信息化建設(shè),在公司內(nèi)部大力推行電子信息運用;三是加大計算機、掃描儀等設(shè)施設(shè)備投入,為檔案從業(yè)人員提供良好的工作條件。
開展科技創(chuàng)新,推進轉(zhuǎn)型升級,檔案管理必須與時俱進。對此,福建煤電進一步健全完善檔案管理機制,落實目標責(zé)任制。
堅持創(chuàng)新推動,完善檔案管理工作機制和內(nèi)部機制。隨著企業(yè)辦公自動化的快速推進和企業(yè)改革發(fā)展的新要求,以膠卷、硬盤、U盤、光盤等存儲載體越來越多,各種獎牌、獎杯、印章等實物檔案也日益增多。福建煤電檔案管理與時俱進,緊跟時代發(fā)展步伐,推進創(chuàng)新,敢于破舊,完善企業(yè)檔案管理的收集、分類、整理、銷毀等工作機制。加強組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案管理工作細化,部門檔案專人專管,將責(zé)任層層落實,責(zé)任到人。根據(jù)《檔案法》和《檔案實施辦法》,借鑒其他企業(yè)的好經(jīng)驗、好做法,進一步制定完善檔案管理制度,確保檔案管理有章可循、有據(jù)可依。
堅持責(zé)任歸口,完善檔案的收集和管理體系。在公司機關(guān)各部門設(shè)立兼職檔案員,擴大檔案工作的參與范圍,確保各項檔案工作落實到人。根據(jù)公司檔案的類別,將文書、科技、實物、電子等檔案,按照公司部門職責(zé)的分工進行歸口管理,改變部門業(yè)務(wù)檔案無人管理的現(xiàn)象,防止發(fā)生業(yè)務(wù)檔案因收集、整理不及時丟失的風(fēng)險。征集檔案工作意見和建議,完善檔案收集和保管制度,提高檔案管理的科學(xué)性。
將檔案管理前置,變被動服務(wù)為主動服務(wù)。福建煤電將檔案管理融入企業(yè)中心工作,改變傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)方式,變事后歸檔為前端控制,與企業(yè)業(yè)務(wù)管理同布置、同落實、同考核。加強檔案管理考核,每半年對各部門及基層單位檔案管理工作進行一次綜合檢查,年終考評通報,并作為單位(部門)年終績效考核評價重要指標,變被動為主動,把“獨角戲”改為“大合唱”。
隨著煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型的不斷推進,信息化、無紙化辦公取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公已是必然。但是如果沒有規(guī)范的檔案管理和風(fēng)險防控制度,檔案資料丟失泄密給企業(yè)帶來的風(fēng)險將不可控。因此,建立檔案移交、保存、借閱閉合管理的風(fēng)險防控流程,保證檔案實體與信息安全,防止企業(yè)重要信息不泄露是當(dāng)前檔案管理不可忽視的一項重要工作。
強化檔案實體安全管理。福建煤電建立健全檔案實體資料借閱、調(diào)檔等審批手續(xù),清楚檔案利用的原因并及時跟蹤;建立健全實體檔案移交制度,根據(jù)公司各部門職責(zé),按照檔案的類別進行收集入庫;建立健全實體檔案保管、保密制度,將公司重要的、珍貴的檔案設(shè)置秘密等級;建立健全檔案保密安全培訓(xùn)制度,大力加強檔案保密安全宣傳,增強全員檔案安全意識。
強化檔案信息及網(wǎng)絡(luò)安全管理。福建煤電加強公司內(nèi)部使用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全管理,更新或升級公司涉密的設(shè)備、系統(tǒng)、軟件,增強防護能力。同時,為確保公司檔案管理信息系統(tǒng)安全運行,采取定期對公司的檔案信息設(shè)備、內(nèi)部網(wǎng)站、辦公管理系統(tǒng)進行安全檢測,安裝專門的計算機殺毒軟件,定期升級,提升防病毒、抗入侵能力。加強對專兼職檔案管理人員涉密電腦的監(jiān)管,安裝防火墻,落實內(nèi)部局域網(wǎng)管理制度,確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全運行,增強公司檔案信息及網(wǎng)絡(luò)的抗風(fēng)險能力。
強化重要檔案的保管與使用。福建煤電重點強化管理人員的責(zé)任意識,確實把人、物、技的安全防范措施落實到日常工作,保障檔案信息安全無風(fēng)險。完善檔案信息安全風(fēng)險防控制度,建立以領(lǐng)導(dǎo)牽頭,主管人員負責(zé)落實,部門人員協(xié)調(diào)配合,閉合防控流程,全方位提升風(fēng)險制度執(zhí)行力,杜絕檔案管理漏洞。
近年來,隨著福建煤電深化改革,許多從業(yè)人員因公司改革,提前退出崗位或轉(zhuǎn)崗,兼職人員多、新手多,存在素質(zhì)弱化的現(xiàn)象。因此,要適應(yīng)科技信息化飛速發(fā)展的新時期檔案建設(shè),必須建立一支掌握信息技術(shù)、知識面廣,同時具備豐富檔案專業(yè)知識的新時代檔案人才隊伍。
搭建檔案人員溝通聯(lián)系平臺。福建煤電通過建立QQ群、微信群等方式,加強專業(yè)檔案管理人員的溝通聯(lián)系,尋求業(yè)務(wù)對接和工作指導(dǎo),及時解決檔案管理中遇到的困難和問題,提升公司檔案管理水平和檔案人員素質(zhì)。
提升檔案員管理能力。根據(jù)檔案管理工作的需要,針對薄弱環(huán)節(jié),福建煤電采取外請內(nèi)聘、集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)自學(xué)等多種模式,開展檔案從業(yè)人員軟件信息、網(wǎng)絡(luò)運用、檔案系統(tǒng)培訓(xùn)。同時,強化檔案管理工作密切相關(guān)專業(yè)培訓(xùn),使檔案工作能更好地融入企業(yè)現(xiàn)代管理,提高檔案管理效率。
提升檔案人員綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代信息社會,檔案管理服務(wù)需求日新月異,必然要求檔案管理人員提升專業(yè)知識和綜合素質(zhì)。福建煤電為提升檔案人員綜合素質(zhì),開展檔案人員思想教育,不斷增強檔案人員政治素質(zhì)。提高檔案人員待遇,留住檔案管理人才,調(diào)動檔案人員工作積極性。加強企業(yè)文化宣貫,增強檔案人員愛崗敬業(yè)和服務(wù)意識。同時,加強檔案法、保密法等法律法規(guī)培訓(xùn)教育,進一步提升檔案人員的法律觀念。