ERP系統(tǒng)實施對鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程的影響及對策分析

林森

【摘 要】隨著工業(yè)化和信息化深度融合，運用信息技術(shù)加快傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級，是工業(yè)現(xiàn)代化的必由之路。本文闡述了ERP系統(tǒng)實施對鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程的影響問題，分析了業(yè)務(wù)流程再造原因，提出了鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)在ERP實施的對策。筆者認(rèn)為，只有采取切實有效的措施才能使鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程在ERP中成功實施，未來需要與其他信息系統(tǒng)交融實現(xiàn)整個會計業(yè)務(wù)高效運行。

【關(guān)鍵詞】ERP；會計業(yè)務(wù)流程；鋼鐵企業(yè)

一、前言

當(dāng)前，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革與我國加快轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式相互交融，推進(jìn)工業(yè)化和信息化深度融合成為中國制造2025的重要內(nèi)容，運用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，加快供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，實施產(chǎn)業(yè)升級，是高質(zhì)量實現(xiàn)工業(yè)現(xiàn)代化的必由之路。本文打算從鋼鐵企業(yè)ERP系統(tǒng)的實施對會計業(yè)務(wù)流程的影響進(jìn)行探討，內(nèi)容涵蓋流程設(shè)計、培訓(xùn)、程序變更等方面，通過研究可以進(jìn)一步優(yōu)化鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程，對促進(jìn)信息技術(shù)在鋼鐵企業(yè)中應(yīng)用具有重要的理論和實踐意義。

二、鋼鐵企業(yè)的特點及其對ERP運用的影響

鋼鐵企業(yè)屬于資源、能源密集的行業(yè)，生產(chǎn)流程長，采購物資種類繁多，數(shù)量龐大，型號復(fù)雜。特別是新建鋼鐵企業(yè)，涉及部門多、人員廣，基礎(chǔ)工程量大，建設(shè)周期長。采購業(yè)務(wù)資金流量大，對生產(chǎn)成本有顯著影響。傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)中會計人員偏重核算，不熟悉具體業(yè)務(wù)，對新興的信息系統(tǒng)接觸較少，而ERP對傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)產(chǎn)生顛覆式影響，ERP的實施要求會計人員既要了解業(yè)務(wù)，注重與業(yè)務(wù)人員溝通，又要懂系統(tǒng)。所以，在會計業(yè)務(wù)處理中實施ERP帶來的各種困難。

三、 ERP系統(tǒng)實施對會計業(yè)務(wù)流程的影響

ERP是以企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和經(jīng)營管理流程為基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，從系統(tǒng)角度出發(fā)，為企業(yè)管理人員提供決策依據(jù)以及員工提供信息支持的集成化管理平臺。ERP下的會計業(yè)務(wù)是從流程出發(fā)的，對會計業(yè)務(wù)流程既有有利影響又有不利因素，分析如下：

1.有利影響

（1）延伸會計業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)存在會計信息反復(fù)加工整理的問題，主要體現(xiàn)在各過程都由獨立的小流程組成，財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間的信息未實現(xiàn)共享，同一種數(shù)據(jù)被多次錄入使用，該過程很容易出現(xiàn)誤差，而且誤差產(chǎn)生后很難核對，致使企業(yè)內(nèi)部運營效率低下。ERP系統(tǒng)實施后，能夠?qū)崿F(xiàn)會計業(yè)務(wù)一體化，信息傳遞更規(guī)范，速度快，準(zhǔn)確度高，從而提升企業(yè)整體運營效率。

（2）更好實現(xiàn)會計核算監(jiān)控職能

會計核算能夠為企業(yè)管理層決策提供準(zhǔn)確的財務(wù)會計信息，但是對于現(xiàn)代企業(yè)來說，會計核算只有進(jìn)行不斷革新，才能適應(yīng)實際工作需要。而傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)只能靠人工實現(xiàn)會計信息的整理和匯總，容易造成信息失真，無法實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)匹配，依勢發(fā)展會導(dǎo)致企業(yè)管理混亂。在當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)形勢下，企業(yè)發(fā)展需要ERP這樣將會計核算前置化，與業(yè)務(wù)融合，對生產(chǎn)等其他信息以及財務(wù)部門的信息做到實時監(jiān)控的系統(tǒng)。

2.不利影響

（1）需要加大信息方面投資，重組業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，存在一定風(fēng)險

ERP的實施一般需要委托專業(yè)的團(tuán)隊來進(jìn)行，投資金額較大。業(yè)務(wù)流程需要重塑，專業(yè)團(tuán)隊對企業(yè)情況不了解，而企業(yè)人員不熟悉系統(tǒng)，加之流程重新設(shè)計可能觸及部門利益，會產(chǎn)生抵觸情緒，容易導(dǎo)致溝通配合不暢，造成整個設(shè)計時間延長，影響設(shè)計效率。在系統(tǒng)開發(fā)前期，會計人員應(yīng)充分考慮本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與管理活動發(fā)展的需要，參與會計信息系統(tǒng)的需求分析和設(shè)計，在考慮成本效益的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，兼顧會計信息系統(tǒng)的通用性與專用性。會計人員既是會計信息系統(tǒng)的使用者同時也是系統(tǒng)的維護(hù)者。

（2）短期工作量成倍增長，考驗會計人員專業(yè)素質(zhì)

ERP的實施需要大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，鋼鐵企業(yè)特別是新建企業(yè)，無歷史數(shù)據(jù)的情況下，需要既要有經(jīng)驗又要熟悉新技術(shù)、新設(shè)備的業(yè)務(wù)人員及會計人員參與整理數(shù)據(jù)，耗費時間長，考察、整理工作量大。一般企業(yè)面臨缺乏既懂會計業(yè)務(wù)又懂ERP技術(shù)的復(fù)合人才，領(lǐng)導(dǎo)不愿受ERP運行系統(tǒng)的制約等問題。ERP的實施，實質(zhì)是會計工作內(nèi)涵的延伸發(fā)展，要求會計人員真正參與到企業(yè)的管理中去。實施ERP后會計人員的工作變得更易操作，弱化了會計實際操作能力，受模塊限制等因素對新入職會計人員理解業(yè)務(wù)造成一定障礙。

四、影響ERP實施對會計業(yè)務(wù)流程作用的因素分析

1.受傳統(tǒng)思路及會計觀念影響

在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程下，信息溝通不暢，數(shù)量的確認(rèn)較多的受到主觀因素影響，周期長，不確定性高。原料入庫時，實物數(shù)據(jù)發(fā)生變動不能及時用會計信息表達(dá)，會計對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理相對滯后，導(dǎo)致賬實不符。原料退貨時，采購人員需要出具退貨單。由于紙質(zhì)單據(jù)及會計信息處理需要時間，導(dǎo)致不能實時更新原材料和應(yīng)付賬款信息，不利于預(yù)算管理。同時很多會計人員不明確ERP的具體含義，傳統(tǒng)落后的會計觀念導(dǎo)致會計業(yè)務(wù)流程設(shè)計出現(xiàn)問題。

2.業(yè)務(wù)重組及流程再造缺乏戰(zhàn)略指引和技術(shù)支持

ERP實施是一個摒棄舊理念、舊流程，建立新思想、新系統(tǒng)的過程，業(yè)務(wù)流程再造是對企業(yè)原有業(yè)務(wù)流程的徹底革新，這些改造步驟不是簡單優(yōu)化，而是需要頂層設(shè)計和落實細(xì)節(jié)的執(zhí)行力。ERP實施必然引起企業(yè)變革，是一種部門和人員利益重新分配的過程，是規(guī)范化制度和“人治”管理習(xí)慣相沖突的過程，勢必會遭遇傳統(tǒng)勢力的阻力。同時，ERP廠商實力存在差別，提供的技術(shù)和服務(wù)也有差別。假如企業(yè)缺乏信息化建設(shè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，缺乏對ERP本質(zhì)的理解，“一把手”支持力度不夠，軟件適用性和系統(tǒng)操作性較差，實施過程中沒有按照項目管理的基本要求去做，都會造成項目延期、費用超支等嚴(yán)重后果。

3.人員素質(zhì)和數(shù)據(jù)安全

在ERP應(yīng)用過程中，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還是ERP系統(tǒng)管理和維護(hù)人員，其素質(zhì)高低直接影響ERP實施效益。ERP實施需要會計人員拋開傳統(tǒng)經(jīng)驗束縛，不斷學(xué)習(xí)新系統(tǒng)，邊學(xué)習(xí)邊設(shè)計，將過去只重視會計問題轉(zhuǎn)移到重視企業(yè)整體的各類管理業(yè)務(wù)上來，重新考慮會計業(yè)務(wù)與管理活動的架構(gòu)，為系統(tǒng)流程設(shè)計不斷提供高價值信息。

4.企業(yè)自身基礎(chǔ)管理狀況

企業(yè)的采購業(yè)務(wù)是由許多流程所構(gòu)成，而ERP系統(tǒng)包含企業(yè)所有資源，實際上就是將采購、人力資源、生產(chǎn)、設(shè)備、銷售等整合起來，提高效率和降低成本。所以，企業(yè)ERP實施時涉及到基礎(chǔ)管理的各個方面?；A(chǔ)管理從微觀上分析主要包括標(biāo)準(zhǔn)化、定額、計量、規(guī)章制度等4個方面。在ERP實施中，企業(yè)管理制度不健全不規(guī)范是導(dǎo)致ERP實施失敗的重要原因。因為基礎(chǔ)管理薄弱的企業(yè)，普遍會存在“無法可依”、 “有法不依”的“人治”管理，造成業(yè)務(wù)流程混亂。因此，認(rèn)清企業(yè)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀至關(guān)重要。

五、應(yīng)對ERP實施對會計業(yè)務(wù)流程影響的對策

1.業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化對策

在ERP實施前，企業(yè)應(yīng)將戰(zhàn)略目標(biāo)作為調(diào)整業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)的依據(jù)，由某個或某個工作團(tuán)隊來完成一種業(yè)務(wù)的所有步驟，打破傳統(tǒng)部門界限。把傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)簡化為：業(yè)務(wù)部門提報采購申請， 填制人員簽字及授權(quán)人員審批后傳遞至采購部門形成采購訂單，原料到貨時庫存部門驗收貨物并進(jìn)行入庫，將已收的貨物信息錄入系統(tǒng)，并根據(jù)采購訂單編制對應(yīng)的入庫單（一式多聯(lián)）作為驗收和入庫的依據(jù)。驗收和倉儲人員在入庫單上簽字后，傳遞至?xí)嫴块T。收到采購發(fā)票后，系統(tǒng)生成應(yīng)付憑證，付款時，采購部門提報付款計劃，系統(tǒng)生成付款憑證，付款憑證經(jīng)審核后過賬并計入相應(yīng)的會計賬簿。ERP系統(tǒng)的會計記賬工作變得非常簡單，但會計人員審核工作量增加。

2.強(qiáng)化頂層設(shè)計，重視戰(zhàn)術(shù)執(zhí)行

實施前，決策層需要統(tǒng)一看法，為整個實施奠定基礎(chǔ)，肅清錯誤和盲目的看法，不要低估或高估系統(tǒng)的實施帶來的改變。重點考慮當(dāng)企業(yè)本身的管理流程和制度與ERP系統(tǒng)不一致，是企業(yè)還是系統(tǒng)做改變？對實施過程進(jìn)行充分監(jiān)督，及時掌控矛盾點，統(tǒng)籌制度設(shè)計。

由于ERP系統(tǒng)實施涉及到企業(yè)的所有部門，關(guān)系到核心業(yè)務(wù)流程再造，需要由企業(yè)與系統(tǒng)實施方共同成立實施小組，由企業(yè)高層掛職組長，定目標(biāo)定職責(zé)，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)各部門共同推進(jìn)項目。各部門尤其是會計人員應(yīng)當(dāng)充分參與到項目實施的各階段中去。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)及系統(tǒng)操作培訓(xùn)

將培訓(xùn)納入頂層設(shè)計范疇，建立全員、全流程、多層次培訓(xùn)方案，前期應(yīng)注重理念培訓(xùn)，重在理解、統(tǒng)一思想。中期對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分層次培訓(xùn)，后期對所有人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容除了常規(guī)操作外，還應(yīng)包括錯誤處理情況、業(yè)務(wù)流程規(guī)范說明、安全防控措施等內(nèi)容。系統(tǒng)上線前應(yīng)該搭建一個小型的仿真網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行模擬操作，培訓(xùn)結(jié)束應(yīng)該有考核獎懲制度，以保證培訓(xùn)效果。

4.做好基礎(chǔ)管理

ERP實施只有夯實基礎(chǔ)管理，才能使日常運行實現(xiàn)專業(yè)化與制度化。要做好基礎(chǔ)管理，應(yīng)該從以下三點著手：

（1）以流程標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，明確流程框架頂層設(shè)計

許多準(zhǔn)備實施ERP的企業(yè)在業(yè)務(wù)流程上還存在特殊情況多，隨意性大等管理問題，而企業(yè)在ERP實施前要求流程制度化、標(biāo)準(zhǔn)化及表單化，該轉(zhuǎn)換會遇到許多無法量化的情況，實施小組可以采取先建立以責(zé)、權(quán)、利為基礎(chǔ)的流程框架，然后通過基礎(chǔ)管理建設(shè)，一項項問題去突破，使企業(yè)日常運行納入標(biāo)準(zhǔn)化、表單化的流程管理，借助咨詢公司等外力作用，形成規(guī)范統(tǒng)一和相對穩(wěn)定的管理體系。

（2）依托頂層設(shè)計建立制度規(guī)范

一般情況下，企業(yè)的規(guī)模與問題成正比例關(guān)系。隨著企業(yè)規(guī)模的增大，如果仍處于單純依靠人來管理的話，風(fēng)險和問題會非常大。因此，企業(yè)需要依托頂層設(shè)計制定一套規(guī)范化的制度體系，使企業(yè)的每一個崗位、每一項活動時時刻刻都處于受控狀態(tài)，能夠做到?jīng)Q策程序化、權(quán)責(zé)明晰化、措施具體化和考核定量化，確保數(shù)據(jù)真實可靠。

（3）重視執(zhí)行和計量

制度有了，執(zhí)行是關(guān)鍵，而執(zhí)行也需要從制度層面來保證，措施具體化和考核定量化就是制度保障。確保數(shù)據(jù)真實可靠是執(zhí)行到位的前提條件。數(shù)量是數(shù)據(jù)的組成部分，因此為了獲得準(zhǔn)確數(shù)值，必須要做好計量工作。計量是企業(yè)生產(chǎn)的技術(shù)和結(jié)算基礎(chǔ)，從原材料的入廠到投料，從工藝流程控制到產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗，都離不開計量。沒有準(zhǔn)確的計量，就沒有可靠的數(shù)據(jù)，更談不上ERP成功實施及高效的決策。因此，只有重視計量工作，才能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，依此為基礎(chǔ)再經(jīng)過長期積累，結(jié)合統(tǒng)計分析，就能制定出合理的定額，也只有這樣才能真正得到高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和良性業(yè)務(wù)循環(huán)。

六、結(jié)論

ERP實施就要站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度來制訂實施規(guī)劃，確定應(yīng)用軟件，各盡其責(zé)做好基礎(chǔ)工作并加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。本文分析了ERP系統(tǒng)實施對鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程的影響問題，提出了鋼鐵企業(yè)會計業(yè)務(wù)在ERP實施的對策；財務(wù)模塊在ERP中處于核心地位，而ERP又整合了企業(yè)中的各種資源。將ERP作為企業(yè)核心系統(tǒng)為會計人員所運用，可以將財務(wù)與業(yè)務(wù)得到很好地契合，能夠幫助會計人員提供各類會計信息。隨著工業(yè)4.0的深入，未來業(yè)務(wù)流程將向上下游拓展延伸，需要與各種信息系統(tǒng)交融互通，最終實現(xiàn)整個會計業(yè)務(wù)高效運行。

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