摘 要：在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，高校人事檔案管理信息化已經(jīng)成了發(fā)展的必然趨勢。是提高管理者水平和效率的必然改革，是適應(yīng)現(xiàn)代化的改革，是提高其完整性的改革。目前在對人事檔案管理信息化中還普遍存在著諸多問題，因此我們需要轉(zhuǎn)變思想，從制度到人事，建立一套完善的管理機(jī)制，開展人事檔案的數(shù)據(jù)化改革。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 信息化 高校 對策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化的出現(xiàn)對高校人事檔案管理提出的新的挑戰(zhàn)。如何在新形勢下實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，提高其完整性和準(zhǔn)確性，更好的滿足人事工作的需要，是我們應(yīng)當(dāng)思考的問題。目前，高校人事檔案管理依然存在著很多亟待解決的問題，本文從信息化的角度對管理方式進(jìn)行探索，希望提出有建設(shè)性的意見。

一、高校人事檔案管理中存在的問題

（一）管理思想上的落后：在新時(shí)代下管理中面臨的最突出的一個(gè)問題便是思想跟不上技術(shù)的變化，對信息化認(rèn)識不深刻，對其不重視。檔案管理的意識不強(qiáng)，管理員的思想落后，沒有能力運(yùn)用信息資源，不具備創(chuàng)新意識，在技術(shù)層面也無法操作，因此在資源的使用上很不得當(dāng)，造成信息化資源的浪費(fèi)。對數(shù)據(jù)化平臺建設(shè)，不夠到位，制約了高校人事檔案管理工作服務(wù)水平的提升。

（二）管理手段的不成熟：人事檔案管理是配合人事工作的一個(gè)部門管理，需要多個(gè)部門的合作分工，目前很多高校人事部門銜接出現(xiàn)斷層，配合的程度不高，完整性較差。很多高校對政策的落實(shí)程度不夠，雖然提出了信息化的要求，但是在實(shí)際的人事管理的運(yùn)轉(zhuǎn)上，信息化工作的開展并不足夠，信息化的程度不是很高。

（三）管理工作者素質(zhì)不高：人事管理工作者的素質(zhì)和知識水平參差不齊，很多從業(yè)者并沒有接受過完整的工作訓(xùn)練，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前對檔案管理工作者而言，不僅要掌握信息化的技術(shù)，還要對檔案管理有專業(yè)化的知識儲(chǔ)備。很多高校對檔案管理的地位認(rèn)識不清，認(rèn)為管理工作只是對人事的附加，沒有把它擺在一個(gè)正確的位置，因此所采用的方法沒有得到及時(shí)的更新，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

（四）人事檔案管理制度的不完善：大多數(shù)高校人事檔案沒有形成一種完善的管理體制，管理的制度不夠常態(tài)化，對其管理經(jīng)常處于疏忽的狀態(tài)。而且監(jiān)管的內(nèi)容不夠透明和全面，如人事檔案中出現(xiàn)不實(shí)的材料，使人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性出現(xiàn)問題，人事檔案的安全完整性缺乏必要的保障等。但人事檔案管理是人事工作的后備工作，保密性和安全性是至關(guān)重要的，因此這樣不完善的制度是亟待改善的，改革勢在必行。

二、高校人事檔案信息化的重要性

傳統(tǒng)的檔案管理多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，這樣的工作量極大，而且管理程序復(fù)雜，對全靠人工管理的要求很高。隨著國家對教育事業(yè)的不斷重視，生源不斷擴(kuò)大，教師從業(yè)者的人數(shù)不斷增加，這無疑給傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此，引入信息化就成為必要。信息化能夠減少繁瑣重復(fù)的人工活動(dòng)，切實(shí)提高人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量。通過計(jì)算機(jī)，能夠完成對檔案的分類，整合，分析等多個(gè)步驟，同時(shí)，相對傳統(tǒng)檔案，數(shù)字化檔案也更加容易保存，避免遺失。在之前，就多次出現(xiàn)過檔案不能長久保存，出現(xiàn)遺失的情況。因此，信息化的檔案管理將對高校的人事工作起到積極的促進(jìn)作用。

三、高校人事檔案管理工作信息化的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，加強(qiáng)人事檔案管理的意識。由于出現(xiàn)的因思想而造成的諸多問題，因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理理念。第一領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到信息化的重要性，增加信息化資源的投入，對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。第二管理人員要積極轉(zhuǎn)變自身的思想理念和意識，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，提升服務(wù)意識，擺正對自己的認(rèn)知。同時(shí)，在運(yùn)用新技術(shù)的管理時(shí)，可以發(fā)揮自己的創(chuàng)造性思維，將信息化技術(shù)活用，建立新的管理方式和更為系統(tǒng)的模式。

（二）豐富人事檔案管理的內(nèi)容。相比傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容，信息化技術(shù)為管理提供了便捷和新思路。能夠構(gòu)建更為系統(tǒng)化的平臺，完成檔案的分類，提取，分析，整合等多個(gè)步驟，因此能夠建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)管理。檔案管理的分類方式和分類內(nèi)容也因新技術(shù)的幫助變得更加多樣化，解決了過去人工的繁瑣和乏味。高校檔案信息資料內(nèi)容龐雜，數(shù)據(jù)量大，并且有著重要的價(jià)值，利用技術(shù)豐富人事檔案管理內(nèi)容，才能最大化的實(shí)現(xiàn)價(jià)值，從更加科學(xué)的角度對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。

（三）人事信息檔案的管理數(shù)據(jù)化。要利用計(jì)算機(jī)管理高效人事信息檔案，建立完整的數(shù)據(jù)庫，從前期的信息整合和錄入，到后期的分類和維護(hù)，都要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，規(guī)范化和自動(dòng)化。無需運(yùn)用紙質(zhì)信息記錄，所有的人事信息一律運(yùn)用電子郵件或者社交網(wǎng)站傳遞等方式進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞和接收。利用掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)，將人事信息錄入數(shù)據(jù)庫，減少了錄入中出現(xiàn)的失誤。但正是因?yàn)檫\(yùn)用計(jì)算機(jī)等新興設(shè)備，對前期的信息錄入的要求就更為嚴(yán)格，在前期過程中一定要多次檢查和嚴(yán)格監(jiān)督，并且要派專門檔案管理人員及時(shí)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。這樣就能將人力從繁瑣的信息規(guī)整和管理工作中解放出來，提供更簡潔優(yōu)質(zhì)的管理服務(wù)。同時(shí)高校內(nèi)部構(gòu)建要建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，防止數(shù)據(jù)因網(wǎng)絡(luò)故障原因遺失。

（四）加強(qiáng)對人事檔案管理的安全性監(jiān)管工作。人事檔案管理是保證人事工作的重要一環(huán)，信息的泄露和流失必然會(huì)給其他工作帶來不可挽回的后果。因此加強(qiáng)對人事檔案管理的安全性監(jiān)管工作是非常有必要的。要從制度和技術(shù)兩方面來杜絕檔案的泄露。第一是要建立起完整的監(jiān)督管理機(jī)制，安排懲罰機(jī)制，給有這種思想的人打一劑預(yù)防針。從制度層面杜絕泄密及數(shù)據(jù)丟失的可能性。第二是要安排專業(yè)人員定期對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢查和加固，定期備份，從技術(shù)層面加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全性。

（五）加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)。檔案管理者是接觸檔案的第一手人，因此對檔案管理者的素質(zhì)要求也是至關(guān)重要的。首先管理人員要具備相應(yīng)的政治素養(yǎng)和基本的專業(yè)管理知識素養(yǎng)。這就要求高校在選擇管理人才時(shí)的考核標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格，堅(jiān)決杜絕檔案管理者甚至是兼職這種情況出現(xiàn)。其次，管理人員需要對現(xiàn)代信息化技術(shù)有基本的掌握，要有熟練運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備的能力。因此在對專業(yè)學(xué)習(xí)之外，還要與社會(huì)接軌，培養(yǎng)自己的技術(shù)能力，高校里也要有意識的對檔案管理者進(jìn)行技術(shù)能力培訓(xùn)。要轉(zhuǎn)變檔案管理者是文科型人才的這種固有思維。目前高校中正是缺乏能夠運(yùn)用和維修先進(jìn)技術(shù)的理科人才。因此要通過有效的措施，切實(shí)達(dá)到整體提升組織隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，形成一支有正確的政治目標(biāo)，有扎實(shí)的專業(yè)素養(yǎng)和有過硬的科學(xué)能力的高素質(zhì)人事檔案管理人才隊(duì)伍。

（六）完善現(xiàn)代高校人事檔案管理制度。人事檔案管理中最大的挑戰(zhàn)便是安全性，因此強(qiáng)化人事檔案管理的意識和手段勢在必行。要建立一套完整制度體系，完善之前的規(guī)章制度，讓管理人員在制度的管理下工作，讓他們有章可循，減少安全性的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，管理人員也要加強(qiáng)法律意識，定期學(xué)習(xí)法律法規(guī)。

四、結(jié)語

對高校自身的現(xiàn)代化發(fā)展來說，人事檔案信息資源的重要性是毋庸置疑的。在開展人事檔案管理工作的過程中，要適應(yīng)新時(shí)代信息化發(fā)展的需求，對管理思想和管理方式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，切實(shí)發(fā)揮人事檔案管理工作的價(jià)值。高校檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，積極改變自己，加快高校人事檔案管理工作的根本變革。

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作者簡介

韓晴（1983-），女，遼寧省阜新市人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案學(xué)