檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

任根才

摘 要：隨著信息科技的發(fā)展，檔案的信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理的主要形式，可以預(yù)見，在未來的一段時(shí)間內(nèi)，信息化檔案管理都是檔案管理的主流。這種方式不僅僅有利于檔案的管理保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享與融合，因此進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的研究有著重要的意義。目前我國的檔案信息化建設(shè)與檔案的管理仍然存在一些問題，所以，對(duì)檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題進(jìn)行分析并提出改進(jìn)措施有著重要意義。

關(guān)鍵字：信息化；檔案管理；建設(shè)

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理就是把檔案當(dāng)中的內(nèi)容進(jìn)行保存方式的轉(zhuǎn)變，從實(shí)體保存轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒈４?，這樣能夠達(dá)到保存的信息多，而且保存的信息長久等目的，方便查閱與共享，也提高了檔案管理的能力。目前我國的很多機(jī)關(guān)與企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是目前如何進(jìn)行科學(xué)的檔案信息化建設(shè)仍然處在摸索的階段，障礙重重。如果不對(duì)這些問題進(jìn)行分析研究，歸類整理，并提出改進(jìn)措施，會(huì)降低檔案管理的效率與質(zhì)量，所以應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)分析與思考。

1 影響檔案的信息化建設(shè)與管理的原因

1.1 缺乏對(duì)檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)

檔案的信息化革新了人們對(duì)于檔案保存與管理的認(rèn)識(shí)，改變了傳統(tǒng)的檔案保存方式，因此具備符合時(shí)代發(fā)展的先進(jìn)性。但是一些工作人員對(duì)于檔案的信息化缺乏正確的認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)于檔案管理產(chǎn)生的積極影響，而且由于年齡等問題，一些還在崗的工作人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，能力不足以勝任信息化管理檔案的需求，管理能力相對(duì)較差，無法對(duì)信息化建設(shè)的資源合理利用，造成資源的浪費(fèi)。信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的積極影響主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一、利用信息技術(shù)的能力能夠大大地提高檔案管理部門的效率，增加檔案的存儲(chǔ)量。第二、檔案管理如果實(shí)現(xiàn)了信息化的建設(shè)能夠便于檔案的查閱與管理，這樣能夠大大提高工作部門的個(gè)人工作管理效率，真正為需要的人民提供方便。第三、信息化管理與建設(shè)檔案方便實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高檔案的組織管理效率。目前，一些檔案管理人員并沒有認(rèn)識(shí)到信息化檔案建設(shè)帶來的優(yōu)勢(shì)，甚至有一些人阻礙檔案的信息化建設(shè)，放慢了檔案的信息化建設(shè)速度，也對(duì)檔案管理的效率造成了一定的影響。所以，影響檔案信息化的一個(gè)重要因素就是缺乏對(duì)檔案信息化的正確認(rèn)識(shí)。

1.2 對(duì)檔案信息資源的運(yùn)用存在一定的錯(cuò)誤認(rèn)知

影響檔案的信息化建設(shè)與檔案管理的其中一個(gè)原因是對(duì)檔案的信息資源運(yùn)用存在一定的錯(cuò)誤認(rèn)知，這個(gè)因素的存在阻礙了工作中檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的檔案管理理念一般認(rèn)為，檔案管理就是把檔案存放在檔案館中，做好目錄，能夠找到就可以了，而且還能夠較為長久地進(jìn)行保存。但是現(xiàn)代信息化檔案的管理目的卻是實(shí)現(xiàn)資源的共享，把管理的核心從長久保存、能夠找到轉(zhuǎn)向檔案資源的共享上來，以便于更好地利用檔案資源為大眾服務(wù)，提高檔案資源的利用率，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值與作用。然而部分管理人員的觀念偏向于傳統(tǒng)管理，還是比較注重檔案的管理與保存，并不注重檔案的共享與合理利用，所以使得檔案的管理效率降低，管理水平低下。

2 加強(qiáng)檔案信息化與檔案管理的建議

2.1 加強(qiáng)電子文件的管理

隨著信息化的發(fā)展，越來越多的信息被傳到網(wǎng)上，所以電子文件的檔案管理非常重要。加強(qiáng)電子文件管理需要建立專業(yè)的電子信息與檔案資源維護(hù)的技術(shù)部門，保證電子文件的歸檔并做好相關(guān)的處理工作，定期復(fù)制以免檔案丟失。另外還需要購買必要的設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)檔案的信息交換、共享。另外還要建立健全的管理制度，改進(jìn)傳統(tǒng)的管理制度，以適應(yīng)當(dāng)前新時(shí)代背景下的信息管理，達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

2.2 提高信息化檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)直接決定著檔案管理的質(zhì)量與效率，所以提升檔案管理人員的素質(zhì)與技術(shù)水平非常重要，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力主要有以下幾點(diǎn)：第一是需要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理人員，這些人員的工作內(nèi)容不僅僅是存放檔案與查找檔案還需要能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案的存儲(chǔ)與接收工作爛熟于心，能夠做好，還能夠完成對(duì)檔案格式以及一些內(nèi)容的修改工作。因此工作人員應(yīng)當(dāng)提升自己的計(jì)算機(jī)使用技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力。第二是要對(duì)人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)在不斷發(fā)展，因此從業(yè)人員的能力也需要不斷提高，以滿足檔案管理工作對(duì)于工作人員能力的要求，定期進(jìn)行組織培訓(xùn)能夠提高從業(yè)人員的知識(shí)儲(chǔ)備，促使從業(yè)人員提升自己的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)，做到與時(shí)俱進(jìn)。第三是要建立競爭機(jī)制，發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，設(shè)置合理的崗位，保證能夠發(fā)揮每一個(gè)人才的作用，激發(fā)每一個(gè)檔案管理人員的積極性。

3 結(jié)語

信息化檔案的建設(shè)與檔案管理是很重要的工作，信息化能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理的能力，使資源得到充分利用。想要做好這個(gè)工作需要對(duì)工作中存在的問題進(jìn)行研究與剖析。本文研究了信息化與檔案管理中存在的問題，提高了信息化建設(shè)與檔案管理的能力，提出了合理化建議，具有一定的價(jià)值。

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