淺論如何發(fā)展我國電子檔案的管理和應(yīng)用

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)的生產(chǎn)和管理中得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的時間和人力、低效率和低質(zhì)量的工作。信息技術(shù)在文件管理應(yīng)用中可以實現(xiàn)文件的輸入和管理自動化，減少對時間和人力的投入，提高文件管理的效率起著重要的作用。然而，從我國企業(yè)檔案電子化管理的現(xiàn)狀來看，我國企業(yè)電子檔案管理仍存在許多問題，需要相關(guān)的管理人員加以注意。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；企業(yè)檔案

1 當(dāng)前我國企業(yè)檔案電子化管理中出現(xiàn)的問題

電子管理影響檔案的機(jī)密性。檔案電子管理的優(yōu)勢在于可以減少檔案管理人員的數(shù)量，提高檔案管理人員的工作速度和效率。電子檔案管理，工作人員只需要使用電腦，就必須將數(shù)據(jù)保存到電腦中，輸入電腦一次就能獲得永久文件，不會出現(xiàn)質(zhì)量問題，具有很強(qiáng)的安全性。在電子檔案管理中，如果工作人員想要搜索相關(guān)的文件或數(shù)據(jù)，他們只能通過搜索工具欄找到相關(guān)信息，工作效率明顯提高。然而，在企業(yè)檔案的電子管理中也存在許多安全風(fēng)險。其中，電子管理造成的企業(yè)檔案保密性不足是其中一個重要問題。電子檔案管理依靠電子信息技術(shù)的支持，隨著信息技術(shù)的不斷普及，越來越多的人掌握了這門藝術(shù)，這給了投機(jī)者和罪犯一個優(yōu)勢。信息技術(shù)與技術(shù)的共享對于防范網(wǎng)絡(luò)犯罪分子來說是企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分，以防重要的文件被竊取，從而保障企業(yè)檔案的隱私和機(jī)密性。在這部分，傳統(tǒng)的檔案采用手工管理模式，文件和材料的檔案管理由人員監(jiān)督，不容易被外人截獲。在這方面，企業(yè)檔案電子管理的機(jī)密性不像傳統(tǒng)的檔案管理。

1.1 電子管理影響檔案的真實性

電子檔案管理的運(yùn)作模式是將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和材料上傳到電子文件、電子圖形和其他形式，然后保存在計算機(jī)硬盤中。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理相比，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案必須是原始文件或備份文件，人們可以很明顯地發(fā)現(xiàn)文件的來源是真實的或不真實的，真實性更強(qiáng)。電子文件本身就是利用電子信息技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子格式，在不能保證真實性和有效性的前提下，人們在沒有對比紙質(zhì)文件和電子文件內(nèi)容的前提下。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢的變化，越來越多的人希望利用網(wǎng)絡(luò)信息來吸引消費(fèi)者和互聯(lián)網(wǎng)用戶。而消費(fèi)者和互聯(lián)網(wǎng)用戶對企業(yè)的理解和支持是基于企業(yè)網(wǎng)站發(fā)布的各種信息，很容易導(dǎo)致企業(yè)為了迎合互聯(lián)網(wǎng)用戶和消費(fèi)者的需要而制造虛假信息，為人們提供虛假信息。此外，在公司將文件上傳至電腦后，一些犯罪分子可能會編輯和修改電子文件以獲得更多的利益。這樣不僅可能損害企業(yè)的聲譽(yù)，而且直接威脅到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，在電子檔案管理的過程中，企業(yè)必須密切關(guān)注公司檔案的信息流，防止信息被篡改或損壞。

1.2 完善電子檔案管理，公司檔案中的信息技術(shù)

管理的應(yīng)用可以提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，但在提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率的同時，也必須加強(qiáng)檔案管理。然而，我國企業(yè)在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的影響下，形成了較為穩(wěn)定的檔案管理思想，使企業(yè)檔案管理人員在短時間內(nèi)必須改變管理觀念，改變管理形式是不現(xiàn)實的。因此，這導(dǎo)致目前中國企業(yè)檔案管理人員仍在摸索如何改變檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。由于企業(yè)檔案管理人員對電子信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏了解，在企業(yè)檔案的電子管理技術(shù)中仍存在許多問題。由此可見，改進(jìn)電子檔案管理還需要一定的時間。

1.3 電子檔案管理困難

企業(yè)檔案的電子管理比較困難，主要是因為電子文件管理是電子計算機(jī)技術(shù)的核心，而計算機(jī)是信息載體。工作人員不能直接讀取文件，但可以通過提取文件信息獲取文件信息。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，越來越快，技術(shù)含量也越來越高。一方面，它可以更好地促進(jìn)企業(yè)檔案電子管理的發(fā)展，但另一方面，也使電子管理更加困難。管理人員必須更新他們的計算機(jī)軟件和硬件以跟上技術(shù)和時代，以防止電子信息的丟失或損壞。另外，文件的格式越來越多樣化，這導(dǎo)致了在電子信息和文件的提取過程中工作人員需要經(jīng)過多通道轉(zhuǎn)換程序，否則可能導(dǎo)致文件混亂，不能有效地讀取信息。

2 企業(yè)檔案電子管理的解決策略

2.1 提高電子檔案管理的真實性和有效性

摘要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的目的是利用高科技手段提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更大的便利。然而，企業(yè)檔案的電子管理必須建立在保證企業(yè)檔案的真實性和有效性的前提下。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的普及，越來越多的人能夠掌握甚至精通計算機(jī)信息技術(shù)，對企業(yè)電子檔案管理帶來了一定的安全隱患。犯罪分子可以利用計算機(jī)技術(shù)侵入企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，篡改企業(yè)的檔案信息，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案的真實性和有效性。如何確保電子檔案的真實性和有效性在電子檔案管理是一個重要的問題，也是企業(yè)電子檔案管理的難題，做這份工作，你會首先需要企業(yè)加強(qiáng)電子檔案管理的企業(yè)信息技術(shù)支持，技術(shù)戰(zhàn)略加強(qiáng)電子檔案的管理，構(gòu)建完善的電子檔案管理機(jī)制。其次，還要求政府出臺相關(guān)政策，加強(qiáng)對電腦的保護(hù)，限制網(wǎng)絡(luò)罪犯的行為。最后，還要求企業(yè)實施雙軌記錄管理，這意味著企業(yè)在實施電子檔案管理時不能放松對紙質(zhì)檔案的管理。這可以確保企業(yè)電子文件及時被篡改或丟失，采取有效措施，以確保電子文件的真實性和有效性。

2.2 加大對企業(yè)電子檔案管理的投入

企業(yè)有必要根據(jù)時代要求增加相應(yīng)的投資。企業(yè)檔案的電子管理需要從以下幾個方面來加強(qiáng)：企業(yè)電子檔案管理是建立在信息技術(shù)的支持，以確保企業(yè)電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率，防止企業(yè)受到網(wǎng)絡(luò)不法分子電子檔案，企業(yè)必須加強(qiáng)電子檔案管理的投資在科學(xué)和技術(shù)，通過不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以確保檔案管理工作的質(zhì)量。例如，企業(yè)需要引進(jìn)國際先進(jìn)的防火墻技術(shù)和安全技術(shù)，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的安全保護(hù)。企業(yè)還需要及時更新文件管理的硬件和軟件，防止技術(shù)設(shè)備過于落后，給不法分子以可乘之機(jī)。增加人才輸入。企業(yè)檔案的電子管理必須要求企業(yè)加強(qiáng)電子檔案管理人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的專業(yè)技術(shù)人才。此外，電子檔案管理工作也需要管理部門可以根據(jù)電子文件管理的特點，建立合理的位置為檔案管理部門和人員，如文章應(yīng)該包括辦公室職員，收件人，輸入會員檔案，等一到兩個員工被安排在每個位置建立一個完美的工作流程和管理流程，這有利于企業(yè)電子檔案管理的有序發(fā)展。

2.3 保管電子檔案

電子檔案管理的另一個重點是加強(qiáng)檔案檔案的管理。從理論上講，一旦存檔了電子檔案文件，就可以永久保存，具有保存和隨時提取的功能，在存儲文檔方面具有一定的優(yōu)勢。然而，由于電子信息系統(tǒng)受到空氣濕度、溫度、熱量等外部因素的影響，因此，在電子檔案保存中，管理者必須采取有效的措施，從外部因素中分離出電子檔案和計算機(jī)系統(tǒng)的危害。物理隔離方法常用于企業(yè)電子檔案管理過程中的一種方法，它可以有效地隔離電子檔案管理的外部因素，防止網(wǎng)絡(luò)入侵犯罪。此外，企業(yè)需要做好管理工作。電子檔案管理工作容易受到許多因素的影響，包括自然環(huán)境、人為因素等，這些風(fēng)險因素的蔓延很可能導(dǎo)致電子文件的意外丟失或損壞。因此，企業(yè)檔案管理人員在輸入電子文件時應(yīng)備份到檔案，進(jìn)行安全工作。

3 結(jié)語

綜上所述，在新的形勢下，企業(yè)仍然存在許多電子記錄管理過程中存在的問題，要解決這些問題，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率必須要求企業(yè)提高電子記錄的真實性和有效性管理、電子檔案管理企業(yè)的投資的增加，并完成電子檔案保管工作。

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作者簡介

劉雪飛（1973-）、漢、湖南省人、本科、助理館員、研究方向；企業(yè)檔案管理