企業(yè)檔案數(shù)字化所面臨的問題及對(duì)策思考

李睿璐

摘 要：本文從基層檔案數(shù)字化建設(shè)出發(fā)，結(jié)合建設(shè)初期所遇到的困難與問題，分析原因并尋求解決辦法。文章以中鐵電子文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用為例，討論了在轉(zhuǎn)變思想觀念、系統(tǒng)平臺(tái)規(guī)劃與搭建、應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊的開放升級(jí)以及經(jīng)費(fèi)投入等方面的必要性，并進(jìn)一步探討了系統(tǒng)內(nèi)如何開展數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案保障體系建設(shè)和數(shù)字檔案利用端建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；電子檔案；檔案利用

我們所從事的檔案工作正在成為一個(gè)更具專業(yè)性、更具科技含量、更加前沿且充滿挑戰(zhàn)的行業(yè)。在國(guó)家兩辦印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中，就“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”和“加快檔案管理信息化進(jìn)程”方面做出了明確細(xì)致的要求，中國(guó)中鐵集團(tuán)股份有限公司自2014年起將檔案信息化建設(shè)在旗下的二、三級(jí)企業(yè)逐步推廣。本文將結(jié)合自身企業(yè)在檔案信息化及數(shù)字化建設(shè)中遇到的問題及對(duì)策做一些力所能及的探討。

筆者所在的企業(yè)是中國(guó)中鐵的三級(jí)單位，檔案工作雖然起步較晚，資源有限，但恰好處在檔案系統(tǒng)建設(shè)迅猛發(fā)展的幾年，檔案事業(yè)扎實(shí)從零開始。從早期的檔案資源建設(shè)、組織檔案培訓(xùn)及宣傳、從事檔案編纂及利用效果反饋到后來的電子檔案軟件的安裝和應(yīng)用，步步緊跟發(fā)展步伐，力求在中鐵基層檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身特色?，F(xiàn)在中鐵電子文檔管理系統(tǒng)投入使用已經(jīng)有三年時(shí)間，實(shí)踐已經(jīng)進(jìn)入到了實(shí)質(zhì)階段，與此同時(shí)也遇到了一些現(xiàn)實(shí)的問題。

1 傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型的必然趨勢(shì)在基層管理中還未引起重視

在科技高速發(fā)展的今天，人們?cè)絹碓蕉嗟捏w會(huì)到網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的便捷。在日常生活和行政工作中，我們使用的紙張?jiān)絹碓缴?，然而產(chǎn)生的數(shù)字信息資源卻在海量增加。

數(shù)字化管理其實(shí)從很早就走進(jìn)了我們的視野。四公司在2006年承接的廣梧高速公路施工項(xiàng)目，當(dāng)時(shí)業(yè)主就使用了Pallas交通工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)用于工程建設(shè)的施工原始記錄、試驗(yàn)檢測(cè)、驗(yàn)收評(píng)定、竣工資料等內(nèi)容，各參建單位人員事先通過授予的電子證書進(jìn)入軟件進(jìn)行填寫、修改和審閱。時(shí)至今日，檔案管理者更加意識(shí)到適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、集成化的綜合服務(wù)平臺(tái)是時(shí)代賦予我們的歷史使命。

2 電子檔案管理系統(tǒng)與前端業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的平臺(tái)對(duì)接工作還不完善

隨著中國(guó)中鐵各業(yè)務(wù)信息平臺(tái)的投入使用，業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化采集和集中統(tǒng)一管理已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)。集團(tuán)企業(yè)通過推行協(xié)同辦公集中化管理，將所有成員企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)站群、項(xiàng)目成本管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、物資管理信息系統(tǒng)等統(tǒng)一捆綁安裝在中心服務(wù)器上運(yùn)行，各成員公司在本地的BS端口登錄，這樣既降低管理風(fēng)險(xiǎn)，又方便維護(hù)升級(jí)。然而因?yàn)榧夹g(shù)和資金原因，三級(jí)公司的電子文檔管理系統(tǒng)并未實(shí)玩遠(yuǎn)程與OA平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)在本地服務(wù)器上，每年需要手動(dòng)掛接來完成電子文件歸檔，這樣既耗費(fèi)人力又容易產(chǎn)生隱患。

3 有限開放的功能模塊使檢索利用服務(wù)難以達(dá)到預(yù)期效果

中國(guó)中鐵電子文檔管理系統(tǒng)是由清華紫光軟件系統(tǒng)有限公司與中國(guó)中鐵電子文檔管理系統(tǒng)課題開發(fā)組共同研發(fā)的電子文件生命周期管理軟件。

軟件安裝之初，供應(yīng)商提供有一個(gè)檔案管理員角色帳戶，但是基層單位在使用過程中發(fā)現(xiàn)該帳戶作為本單位電子檔案管理端（CS）的唯一使用者，在后臺(tái)管理上使用權(quán)限受到制約，實(shí)際使用功能只占其設(shè)計(jì)功能的一小部分。

在網(wǎng)絡(luò)用戶端（BS）使用上，中鐵電子檔案軟件是通過設(shè)置“查詢角色+數(shù)據(jù)權(quán)限”手段執(zhí)行權(quán)限控制。企業(yè)員工對(duì)于檔案原文的瀏覽需要進(jìn)行賦權(quán)申請(qǐng)，審批流程通過系統(tǒng)允許進(jìn)行相關(guān)操作。換言之，系統(tǒng)管理員需要根據(jù)該單位人員職務(wù)變動(dòng)來頻繁更新用戶角色，而目前供應(yīng)商采取的大區(qū)維護(hù)模式很難滿足此項(xiàng)工作的需求。

4 基層檔案數(shù)字化建設(shè)還缺乏人員和資金的投入

為了讓企業(yè)檔案信息化工作能跟上總體信息化建設(shè)的步伐，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型從設(shè)計(jì)階段起就需要持續(xù)的經(jīng)費(fèi)支持，這涵蓋了硬件、軟件的采購(gòu)與維護(hù)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的費(fèi)用，安全系統(tǒng)的運(yùn)維和升級(jí)以及建立數(shù)字檔案資源異地備份中心等。檔案管理人員不僅要從事傳統(tǒng)載體檔案的歸檔管理工作，還要指導(dǎo)電子文件的前期收集、整理，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，數(shù)字檔案資源備份，數(shù)字檔案安全管理，數(shù)字檔案庫房項(xiàng)目軟、硬件采購(gòu)和維護(hù)等。特別是處在紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制管理的今天，檔案管理人員工作量更可謂是翻番。

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)宏大的系統(tǒng)工程，通過近年的摸索和總結(jié)，針對(duì)問題我認(rèn)為可以做到以下幾點(diǎn)。

5 檔案資源數(shù)字化重在分步實(shí)施

數(shù)字檔案資源是檔案數(shù)字化管理的核心內(nèi)容，數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)和保障體系都是圍繞資源建設(shè)整體開展，但在實(shí)施過程中要嘗試分步進(jìn)行。

第一步，建立本單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

第二步，建立并逐漸完善各類全文數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案的來源一部分來自全閉合的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的數(shù)字信息記錄；一部分來自多媒體器材生成的音頻、視頻文件；還有一部分來自對(duì)紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)換形成的靜態(tài)圖像副本。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作雖然勢(shì)在必行，但并不是全盤施行。按照國(guó)家檔案局第9號(hào)令、《電子檔案移交與接收辦法》等規(guī)定，保管期限為永久的機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案為必選的數(shù)字化對(duì)象，保管期限為定期的紙質(zhì)檔案可在保管期滿后鑒定是否有必要將其列入數(shù)字化對(duì)象，這意味著數(shù)字化進(jìn)程可以按鑒定結(jié)果逐年推進(jìn)。

6 建立數(shù)字檔案資源保障體系

基層檔案管理想要與時(shí)代發(fā)展同步，就要從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，打造與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)、相匹配的數(shù)字檔案資源保障體系，這個(gè)體系的實(shí)質(zhì)就是來自經(jīng)費(fèi)、制度和人才三方面的保障。

在實(shí)體配置方面，數(shù)字檔案是一個(gè)從啟動(dòng)之始就需要整體構(gòu)建，后期根據(jù)增量來擴(kuò)容，是一個(gè)長(zhǎng)期、持續(xù)的投入過程。

在人才保障方面，2014年國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》中要求，“數(shù)字檔案室應(yīng)配備滿足工作需要的專職管理人員，條件成熟的，應(yīng)配備2名以上專職管理人員”。人員的培養(yǎng)既要夯實(shí)檔案專業(yè)知識(shí)，又要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟硬件操作技能，同時(shí)建立統(tǒng)一的人才評(píng)價(jià)系統(tǒng)，給檔案人員在職業(yè)發(fā)展上提供指引。

為了實(shí)現(xiàn)明確責(zé)任、細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)還需建立完備的制度體系：各門類電子文件歸檔與電子檔案管理制度，數(shù)字檔案工作職責(zé)分工及獎(jiǎng)懲制度，人才配備與經(jīng)費(fèi)保障制度，數(shù)字檔案資源備份管理制度，應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)維和管理制度，安全管理制度等。

7 深化落實(shí)檔案管理信息化平臺(tái)的服務(wù)功能

雖然經(jīng)過多年積累，我們的檔案信息利用能力普遍仍落后于檔案管理的其他環(huán)節(jié)，日常工作中還存在重實(shí)體、輕信息，重保管、輕利用的現(xiàn)象，我們的室藏資源猶如信息“孤島”一樣常年閑置。為了盤活檔案信息資源，一方面要開放網(wǎng)絡(luò)利用端口，允許企業(yè)用戶遠(yuǎn)程調(diào)用檔案資源；另一方面，要加強(qiáng)企業(yè)自身檔案信息平臺(tái)的技術(shù)支持，優(yōu)化升級(jí)服務(wù)水平。

除此以外，筆者認(rèn)為基層檔案管理信息化工作還可以在宣傳推廣、外部借鑒、數(shù)據(jù)資源的二次開發(fā)等方面做出更多嘗試。

誠(chéng)然，檔案數(shù)字化建設(shè)確能有效推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用，其產(chǎn)生的新理論、新技術(shù)、新方法將引領(lǐng)一系列變革。然而這條道路漫長(zhǎng)而艱辛，需要我們始于規(guī)劃、勤于思考、善于總結(jié)，最終必將檔案事業(yè)推向歷史的新起點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李明華.主編.數(shù)字檔案室建設(shè)理論.第1版.北京.中國(guó)文史出版社.143-146

[2]中國(guó)中鐵電子文檔管理系統(tǒng)課題開發(fā)組.主編.中國(guó)中鐵電子文檔案管理系統(tǒng)用戶使用手冊(cè).36