信息化背景下企業(yè)檔案管理分析

李寶婷

摘 要：在企業(yè)管理中，檔案管理是重要的內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重要的影響，甚至關(guān)系到企業(yè)的生存發(fā)展。隨著信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理與當(dāng)前企業(yè)發(fā)展需要不相適應(yīng)，為此提高檔案管理者發(fā)揮現(xiàn)有資源優(yōu)勢(shì)，通過(guò)科學(xué)的信息化管理方法強(qiáng)化企業(yè)檔案管理，促使企業(yè)進(jìn)步。本文就信息化背景下企業(yè)檔案管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)；檔案管理

如今市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，企業(yè)發(fā)展的形勢(shì)嚴(yán)峻。企業(yè)檔案管理作為管理工作的重要內(nèi)容，也受到經(jīng)濟(jì)改革的影響。為滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，就必須要強(qiáng)化檔案管理，將其作為企業(yè)管理中的重點(diǎn)工作。當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源的覆蓋范圍擴(kuò)大，檔案的信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的重要趨勢(shì)。為滿足社會(huì)信息化的發(fā)展需要，依據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況，科學(xué)的進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，通過(guò)電子數(shù)字化的檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

1 信息化對(duì)于企業(yè)檔案管理的影響

首先，企業(yè)信息資源多，種類復(fù)雜，單純與人員相關(guān)聯(lián)的就有工資、獎(jiǎng)金、業(yè)績(jī)等，人力資源在業(yè)績(jī)考核、統(tǒng)計(jì)等工作中，任務(wù)量比較大，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，若檔案儲(chǔ)存的位置出現(xiàn)問(wèn)題，就需要花費(fèi)大量時(shí)間查找錯(cuò)誤[1]。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息檢索使各種項(xiàng)目數(shù)據(jù)清晰明確，準(zhǔn)確率更高。并且檢索功能也能夠使工作人員的勞動(dòng)量以及強(qiáng)度降低，精簡(jiǎn)企業(yè)檔案管理人員，減少人力成本支出。

其次，企業(yè)檔案信息中涉及很多關(guān)于企業(yè)人才、產(chǎn)品以及未來(lái)發(fā)展方面的內(nèi)容，若這些信息泄露將給企業(yè)造成嚴(yán)重的影響，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不便于攜帶，查看人員不能有效的控制。而信息化管理能夠使檔案處于封閉的范圍中，科學(xué)的設(shè)置權(quán)限以及加密，從而對(duì)人員瀏覽檔案信息進(jìn)行控制，避免信息泄露[2]，一個(gè)人或者幾個(gè)人就能夠?qū)n案文件信息進(jìn)行儲(chǔ)存和修改，避免過(guò)多的人接觸檔案信息，維護(hù)檔案信息的安全。

最后，檔案信息具有一定的時(shí)效性，超出某一特定時(shí)間的檔案是沒(méi)有價(jià)值的，傳統(tǒng)檔案管理中，工作人員無(wú)法準(zhǔn)確把握儲(chǔ)存檔案的時(shí)間，若檔案人員不夠穩(wěn)定，還會(huì)使這一問(wèn)題的難度變得更大。所以檔案管理中常出現(xiàn)過(guò)期檔案信息不能及時(shí)處理的情況，占據(jù)檔案儲(chǔ)存的位置，也使檔案工作負(fù)擔(dān)加重。而信息化背景下，可以依據(jù)時(shí)間對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行分類，并設(shè)置過(guò)期時(shí)間的提醒，及時(shí)處理過(guò)期信息。并及時(shí)對(duì)新建檔案進(jìn)行歸類，保證其時(shí)效性。

2 信息化背景下企業(yè)檔案管理策略

2.1 樹(shù)立檔案管理信息化的理念

企業(yè)的檔案信息化管理與服務(wù)需要滿足國(guó)家的相關(guān)政策，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)歸檔，提高企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并將企業(yè)檔案服務(wù)作為企業(yè)日常管理的關(guān)鍵性內(nèi)容，使企業(yè)檔案服務(wù)水平提升，并使企業(yè)檔案信息化的有效性得到強(qiáng)化。在企業(yè)檔案信息化管理中，檔案管理人員需要抵制虛假的檔案信息，并對(duì)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真地閱讀與核實(shí)[3]。企業(yè)還需要設(shè)立專門(mén)的部門(mén)，由專門(mén)的人員對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，從而使檔案服務(wù)工作更加順利，讓檔案信息化管理更加規(guī)范有序。

2.2 有效整合檔案信息資源

檔案資源的質(zhì)量效果將對(duì)檔案信息化管理效果、提供數(shù)據(jù)服務(wù)的效果產(chǎn)生影響。當(dāng)前信息化系統(tǒng)的形式逐漸多樣，涉及財(cái)務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，這些信息化系統(tǒng)能夠?qū)⑿畔⑻峁┙o檔案數(shù)字化，大部分檔案信息也來(lái)源于這些數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)。建立一體化的檔案信息管理系統(tǒng)，在政府以及組織信息化的布局中加入檔案部門(mén)的信息管理系統(tǒng)，使檔案部門(mén)的信息化與社會(huì)信息化相結(jié)合，使檔案數(shù)字化順利實(shí)現(xiàn)，并對(duì)信息資源進(jìn)行有效的整合，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份工作。

2.3 強(qiáng)化檔案信息化的資金投入

企業(yè)的主要目的是盈利，對(duì)于檔案管理而言，投入大量的人財(cái)物，短時(shí)間是無(wú)法獲得收益的，所以很多企業(yè)都愿意將精力放到市場(chǎng)、銷售等部門(mén)，能夠獲得很好的收益效果。但其實(shí)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光出發(fā)，檔案管理對(duì)于企業(yè)運(yùn)行、發(fā)展而言是最有說(shuō)服力的，將這些信息應(yīng)用到企業(yè)管理中能夠獲得很好地效果?？梢酝ㄟ^(guò)員工資料橫向縱向?qū)Ρ让鞔_員工的業(yè)績(jī)、部門(mén)的發(fā)展等；通過(guò)企業(yè)的季度銷售額了解市場(chǎng)接受產(chǎn)品的情況，從而對(duì)未來(lái)企業(yè)市場(chǎng)的發(fā)展提供指導(dǎo)。所以企業(yè)管理者需要提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，將其納入到企業(yè)的日常建設(shè)中，并提供大量的資金支持。同時(shí)也避免要盲目的規(guī)劃[4]，做好組織規(guī)劃工作，將責(zé)任落實(shí)到人，提前規(guī)劃資金投入、部門(mén)間的聯(lián)系以及階段目標(biāo)等。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化管理企業(yè)檔案

時(shí)代發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)檔案管理也需要不斷完善和優(yōu)化，完善制度建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，促使檔案管理工作順利推進(jìn)。企業(yè)要加強(qiáng)信息技術(shù)的投入力度，并依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效銜接，使企業(yè)獲得好的發(fā)展。同時(shí)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也必須要規(guī)范，有規(guī)范化的制度使企業(yè)管理工作運(yùn)營(yíng)正常，為企業(yè)檔案信息化管理奠定好的基礎(chǔ)。

2.5 強(qiáng)化信息化檔案的安全管理

檔案信息化管理中，安全性是極為重要的，對(duì)于很多檔案管理人員而言，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的管理是比較陌生的，黑客、病毒等高新技術(shù)對(duì)于信息化檔案管理會(huì)造成極為嚴(yán)重的威脅，專業(yè)化的信息技術(shù)人員也需要具備專業(yè)知識(shí)才能夠避免病毒黑客的入侵。檔案管理人員需要結(jié)合檔案的保密等級(jí)，對(duì)檔案采取不同等級(jí)按系數(shù)的保密措施，強(qiáng)化破密程序，重點(diǎn)保密那些安全級(jí)別高的檔案，對(duì)于普通員工或者保密級(jí)別低的檔案，只需要進(jìn)行一般性的安全保護(hù)，保證檔案的安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，時(shí)代進(jìn)步，企業(yè)檔案信息化管理也是發(fā)展的必然趨勢(shì)，在信息化背景下，紙質(zhì)化的檔案無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，檔案利用率不高。信息化的檔案管理能夠避免紙質(zhì)化檔案的不足，使檔案管理的效率得到提高，有效保護(hù)企業(yè)檔案信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案信息化建設(shè)提供動(dòng)力。在檔案信息化管理中，管理人員要努力獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，優(yōu)化檔案管理的模式，有效維護(hù)檔案信息化管理的力度，更好的促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]鄢秀清.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：60.

[2]張惠芳.探析信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2014（14）：150.

[3]王玲.信息化背景下的企業(yè)檔案管理[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，15（04）：159-161.

[4]李冬梅.信息化背景下企業(yè)檔案管理趨勢(shì)分析[J].機(jī)電兵船檔案，2013（02）：66-69.