探究檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施

摘 要：近年來，隨著檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，檔案管理過程中存在的一些問題開始顯現(xiàn)。由于目前我國檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作的開展受到一定程度上的阻礙，本文分析了檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的一些不足之處，并針對這些問題提出了一些改進(jìn)建議，以供廣大相關(guān)工作者參考借鑒。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案；管理

隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到普遍的應(yīng)用和推廣，這為傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來了極大的挑戰(zhàn)。在新的時(shí)代背景下，檔案管理要做出與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的調(diào)整，只有在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上加大創(chuàng)新力度，才能有效提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。

1 檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題

1.1 檔案管理現(xiàn)代化意識的缺乏

要想從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要樹立現(xiàn)代化檔案管理的理念。假設(shè)沒有理論基礎(chǔ)的支撐，就算在管理過程中應(yīng)用再先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，任用專業(yè)技能水平再高的人員，也無法真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案管理現(xiàn)代化意識的缺乏主要表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，工作人員在思想上認(rèn)知不足等方面。首先，由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的忽視，會(huì)導(dǎo)致在資金的投用上存在困難，使得設(shè)備得不到及時(shí)的更新，人員配置也不能夠?qū)崿F(xiàn)最優(yōu)。同時(shí)除此之外，因?yàn)楹鲆晫n案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的一些狀況的考察和分析，導(dǎo)致在管理上出現(xiàn)問題時(shí)沒能做好充分的準(zhǔn)備，在解決問題時(shí)無從下手。

除此之外，許多檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的工作認(rèn)知僅僅停留在口頭層面，并不能夠從根本上把握檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展精髓，在管理理念上依舊堅(jiān)持保證檔案不丟失即可的消極態(tài)度，在意識上嚴(yán)重缺乏主動(dòng)性[1]。

因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化意識的缺乏，導(dǎo)致即便使用了先進(jìn)的科技手段也難以從根本上提高檔案管理的效率。面對大量的檔案信息，傳統(tǒng)的管理模式很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這些均從不同程度上阻礙了檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化的轉(zhuǎn)變。

1.2 檔案管理人員的個(gè)人素養(yǎng)有待提高

要想使檔案管理現(xiàn)代化工作順利的進(jìn)行，就離不開現(xiàn)代化綜合性人才的推動(dòng)助力、現(xiàn)代化的檔案管理模式只要依賴于信息科技的使用。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠憑借自身高效的信息處理、輸入及存儲(chǔ)能力提高檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性，同時(shí)節(jié)約了勞動(dòng)力資源。

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用和推廣為檔案管理現(xiàn)代化的改良進(jìn)程帶來了質(zhì)的飛躍，促進(jìn)了傳統(tǒng)的檔案管理模式向更安全、更快捷、更規(guī)范的科技化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。然而檔案管理模式趨于科技化的同時(shí)對管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求，管理人員不僅能夠充分的運(yùn)用檔案管理學(xué)的知識，還要熟練的掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)階段來說，大部分的檔案管理人員并不能夠完全達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)，這就為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)帶來了難點(diǎn)。

1.3 檔案管理工作缺乏資金支持和統(tǒng)籌規(guī)劃指導(dǎo)

受到經(jīng)濟(jì)因素的制約，一些檔案管理部門在檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作中不能確保資金的大力投入，導(dǎo)致落后的技術(shù)和設(shè)備遲遲得不到更新，使檔案管理工作的現(xiàn)代化水平偏低。

除此之外，由于地方各級的檔案管理部門缺乏科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理工作未能夠明確目標(biāo)，并且不具備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得管理使用的一些設(shè)備和配置參差不齊，導(dǎo)致檔案管理信息在傳遞上遇到瓶頸，各級的工作不能夠良好的實(shí)現(xiàn)對接，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)。

2 改進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作的措施

2.1 樹立現(xiàn)代化的建設(shè)檔案管理意識

要想從根本山做好檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作，就要從領(lǐng)導(dǎo)干部及管理人員的思想意識入手。只有樹立了現(xiàn)代化的建設(shè)思想，才能夠在開展一系列具體的管理工作中明確方向。

現(xiàn)代化的檔案管理意識具體指將工作的重點(diǎn)放眼于環(huán)境和形式，加大檔案管理工作的投資力度，不斷創(chuàng)新管理模式。首先，還是要提高領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的重視，來確保能夠加強(qiáng)資金的投資力度，使得設(shè)備得以更新，優(yōu)質(zhì)勞動(dòng)力更加充足；其次，要不斷的更新管理技術(shù)設(shè)備，為檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)提供硬件的支撐；第三最后，要規(guī)劃管理人員的合理配置，滿足新形勢下檔案管理模式的需求。

除此之外，要重視管理人員思想意識的塑造。管理人員應(yīng)樹立起依托科技手段，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型管理的管理理念，將思想意識與當(dāng)前的新形勢充分結(jié)合，屏除落后的檔案管理理念，積極實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由被動(dòng)向主動(dòng)、有原地踏步向穩(wěn)步前行的轉(zhuǎn)變。進(jìn)而使得檔案管理工作更加有準(zhǔn)備、有規(guī)劃、有保障的進(jìn)行下去。

2.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

新型人才的加入能夠?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作注入源源不斷的動(dòng)力，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)主要從加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能及個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)兩方面入手。

首先，要重視檔案管理人員基本素質(zhì)的培養(yǎng)，要使其樹立正確的管理意識，激發(fā)個(gè)人潛能，幫助管理人員樹立甘于奉獻(xiàn)，勤勞敬業(yè)的工作態(tài)度，引導(dǎo)積極主動(dòng)的去參與更多專業(yè)知識技能的學(xué)習(xí)，從而提高檔案管理工作的效率；其次，要加強(qiáng)對管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練，可以制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度來提高管理人員的學(xué)習(xí)效率，引導(dǎo)并鼓勵(lì)管理人員依靠信息化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的相關(guān)操作[2]。努力培養(yǎng)大批的綜合性人才，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的管理水平，同時(shí)為現(xiàn)代化建設(shè)提供人才儲(chǔ)備。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)備是檔案管理工作中的物質(zhì)基礎(chǔ)，加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，依托更加先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備能夠?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程提供物質(zhì)保障。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作越來越依賴于計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。只有充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理工作中的積極作用，才能夠在檔案信息的整合歸納、檔案的記錄檢索以及信息傳輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)較為全面的現(xiàn)代化管理。

除此之外，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的使用還能夠有效的消除區(qū)域間檔案信息交流的阻礙，為檔案信息的傳播消除了一定程度上的阻礙，使檔案信息的使用更加便捷，加速了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)腳步，為檔案管理工作創(chuàng)造更高的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。

3 結(jié)論

總而言之，要想使檔案管理工作更好的適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，就需要將改良的目光放眼于其現(xiàn)代化過程中的方方面面，希望本文提供的改進(jìn)措施能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供幫助建議，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作更加智能化、科技化、合理化的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[2]田衛(wèi)慶.檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的應(yīng)用實(shí)踐微探[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2017，34（01）：58-59.

作者簡介

江玫（1979-），女，福建福州人，碩士研究生，館員，檔案管理方向