王麗瑩

摘 要：在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，經(jīng)常需要對有關(guān)問題進(jìn)行協(xié)調(diào)組織的時候召開相關(guān)會議，因此需要召開相關(guān)的會務(wù)工作，會務(wù)工作的組織要求有關(guān)人員必須具備突出的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。該項工作看似簡單其實內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，不僅要求會務(wù)組織者掌握會務(wù)組織的流程，還要提前了解與會人員的相關(guān)信息，提前做好準(zhǔn)備。本文結(jié)合筆者實際工作經(jīng)驗分析了新時期應(yīng)該如何做好 企業(yè)的會務(wù)工作全面統(tǒng)籌和細(xì)節(jié)兼顧。

關(guān)鍵詞：新時期 會務(wù)工作 統(tǒng)籌兼顧

1引言

無論在什么企業(yè)當(dāng)中，對重大事項進(jìn)行決議或者討論都離不開會務(wù)工作的組織安排部署，會議活動已經(jīng)成為各級單位推動工作開展的一項重要形式，也是現(xiàn)代社會生活和經(jīng)濟(jì)生活當(dāng)中的一種比較廣泛的組織活動形式。在我國，會議目前已經(jīng)成為了各黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位進(jìn)行集體領(lǐng)導(dǎo)的重要方法，在宣傳貫徹國家方針政策和統(tǒng)一企業(yè)思想等方面都發(fā)揮著巨大作用。會務(wù)工作組織相當(dāng)繁雜，上到準(zhǔn)備文字材料，下到每個茶杯的擺放位置有頗有講究，總之安排好企業(yè)的會務(wù)工作就要做到全面統(tǒng)籌和細(xì)節(jié)兼顧。

2企業(yè)會務(wù)工作概述

2.1會務(wù)工作的含義

會議是有組織、有目的的將人們召集到一起商議事情、溝通信息和表達(dá)意愿的行為過程。會務(wù)工作是對會議的組織、服務(wù)和保障的一系列工作，進(jìn)行會務(wù)工作一般需要領(lǐng)導(dǎo)者和參會人員以及會議服務(wù)人員三者相互配合進(jìn)行。會務(wù)工作的復(fù)雜程度受到會議級別和會議內(nèi)容的制約，一般來說，會議級別越高會務(wù)工作就會越復(fù)雜，反之則會越簡單。比如小型會議一般主需要做好會議時間和會議主題的通知和會中記錄即可；大型會議則需要專設(shè)會務(wù)工作小組提前對會務(wù)相關(guān)工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。

2.2會議要素

（1）形式要素。名稱、時間、地點、參會人員和會議進(jìn)行方式。

（2）內(nèi)容要素。會議指導(dǎo)思想、主題、目的、任務(wù)和作用。

（3）程序要素。會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。

（4）財務(wù)要素。會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。

2.3會議種類

（1）按照會議規(guī)模分類：特大型會議、大型會議、中型會議、小型會議。

（2）按照會議性質(zhì)分類：決策性會議、專業(yè)性會議、動員性會議、紀(jì)念性會議、綜合性會議、處事性會議。

（3）按照會議時間分類：定期會議和非定期會議。

（4）按照出席對象分類：接待會、代表會、內(nèi)部會、群眾會。

（5）按照召開方式分類：電話會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會、電視會。

3新時期企業(yè)會務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧策略

3.1兼顧“長遠(yuǎn)”和“短期”

站在長期角度上看，企業(yè)每年的會議活動召開都具有一定的周期性和規(guī)律性，短期來啊看，企業(yè)每月、每周召開的會議活動根據(jù)實際情況的不同而不同。會議工作無中心，短期安排不夠細(xì)致。因此，全面統(tǒng)籌也要兼顧細(xì)節(jié)，要將精心做好的長期計劃和詳細(xì)的短期安排結(jié)合在一起，對會務(wù)工作造早做安排和準(zhǔn)備。其次要做好企業(yè)的年度會議計劃，保持思路清晰和計劃周全，不僅要考慮到每年例行舉行的會議活動或者在特定年份需要召開的會議，還要結(jié)合會議實際對該年度會議活動進(jìn)行謀劃，按照既定順序擬制全年的會議活動計劃。做好每月度會議與計劃。重點在于匯總各項會議信息和預(yù)排計劃、嚴(yán)格落實責(zé)任和突出相關(guān)主要工作，明確各項會議活動時間、地點、參會人員和著裝要求等，嚴(yán)格落實領(lǐng)導(dǎo)審批通過的方案，形成具體可操作的會議安排。

3.2安排好會議的“大小關(guān)系”

會議活動的服務(wù)要從戰(zhàn)略和宏觀層面上進(jìn)行布局，在具體的執(zhí)行過程中需要考慮到各項細(xì)節(jié)。只有把握好正確的方向才能夠提高對事情的預(yù)見性。謀大事，要圍繞會議主題從全局角度對會議活動進(jìn)行謀劃，努力和領(lǐng)導(dǎo)同步思考，做到從宏觀出發(fā)，以大局為重。就企業(yè)來說，其發(fā)展目標(biāo)要重點關(guān)注企業(yè)目前生產(chǎn)任務(wù)，這也是會務(wù)服務(wù)工作的重點。議小事，要從最基礎(chǔ)的工作抓起，做好基礎(chǔ)信息、背景資料收集工作，將會議各方面了解透徹。比如做好《參會指南》，高速參會人員會議舉辦時間、地點、主題，使相關(guān)人員提前準(zhǔn)備好問題或者準(zhǔn)備好發(fā)言內(nèi)容。

3.3統(tǒng)一管理，分頭行動

會議工作繁忙瑣碎、統(tǒng)一不起來將會是一盤散沙，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)只能夠不斷地應(yīng)付小事而沒有精力解決大事。任務(wù)分配不清晰就會導(dǎo)致會上工作分配不清、會下責(zé)任落實到位的情況。比如企業(yè)會務(wù)工作中的不同科室都有自己的任務(wù)，將任務(wù)分配出去以后需要科學(xué)對任務(wù)進(jìn)行分解、量化，讓工作有條不紊的進(jìn)行。同時還要對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，分工明確到人，保證出現(xiàn)問題不會發(fā)生推諉現(xiàn)象。

3.4穩(wěn)中求快、快中求穩(wěn)

企業(yè)的日常性會議活動要有足夠的準(zhǔn)備時間，要嚴(yán)格規(guī)范，緊急性的會議活動具有較高的實效性，要保證其又快又穩(wěn)。穩(wěn)體現(xiàn)的是責(zé)任意識和敬業(yè)精神，快體現(xiàn)的是會務(wù)工作者的能力素質(zhì)和經(jīng)驗豐富程度。企業(yè)的日常性會議活動任務(wù)重，服務(wù)關(guān)鍵在于穩(wěn)健，要堅持高度負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、精益求精，對各項問題要思考縝密，保證活動萬無一失。比如企業(yè)召開年度職工會議代表大會，因為與會人員數(shù)量較多、審議事項較多、會議任務(wù)繁重，一般需要籌備很久，座次安排、攝影攝像、新聞報道等，要逐項檢查和落實，保證不會出現(xiàn)任何問題。

4結(jié)語

新時期背景下，企業(yè)的會務(wù)工作內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜瑣碎，不僅要實現(xiàn)全面統(tǒng)籌還要兼顧到各個細(xì)節(jié)當(dāng)中，對于和會議相關(guān)的各項工作都要嚴(yán)格落實到位要求會務(wù)參與人員必須擁有較高的素質(zhì)且在接到重大會務(wù)工作安排的時候能夠迎難而上，毫不退縮，要有宏觀的戰(zhàn)略視野和良好的組織協(xié)調(diào)溝通能力，企業(yè)也要建立起一支高素質(zhì)、高執(zhí)行力的會務(wù)工作籌備隊伍，加強其隊員之間的協(xié)作性，真正的做到企業(yè)會務(wù)工作的全面統(tǒng)籌和細(xì)節(jié)兼顧，保證企業(yè)的每一次會議都能夠圓滿召開。

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