淺談提高地質(zhì)檔案管理工作的重要性及方法

張新慧

摘 要：隨著近年來我國經(jīng)濟快速發(fā)展，檔案管理工作作為社會管理機制的重要組成部分日益得到人們的重視。高效穩(wěn)定的檔案管理工作是集收集、整理、鑒定、存儲、統(tǒng)計為一體的檔案管理機制。要想在地質(zhì)檔案管理中將這些職能全面發(fā)揮出來必須提供特定的接入服務(wù)。要全面做好地質(zhì)檔案的安全保衛(wèi)管理，使各種信息材料能夠全面歸檔，地質(zhì)檔案管理體系能夠有效運用。鑒于此，本文就提高地質(zhì)檔案管理工作的重要性及方法展開詳細論述，并提出具體的研究思路，供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案管理 重要性 方法 問題研究

引言

地質(zhì)檔案信息材料是國土資源信息的重要載體，是政府進行城市地理規(guī)劃和地質(zhì)資源開發(fā)的重要基礎(chǔ)，對人們了解認識地球地質(zhì)資源保護和合理利用土地有著重要作用。地質(zhì)信息數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用于地球物理研究、礦產(chǎn)資源開發(fā)、地球環(huán)境保護、地質(zhì)災(zāi)害預(yù)防與社會發(fā)展中。隨著近年來我國科學(xué)技術(shù)水平的提升和國家經(jīng)濟快速發(fā)展，社會各領(lǐng)域?qū)Φ刭|(zhì)檔案信息資源的需求越來越大，地質(zhì)勘探數(shù)據(jù)及地理信息材料的重要性也在日益提升，因此，全面發(fā)揮地質(zhì)檔案管理的作用對推進科學(xué)技術(shù)進步和社會經(jīng)濟發(fā)展有著重要作用。

1.構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理體系

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的提升，進行地質(zhì)地理研究的部門要求地質(zhì)檔案管理能夠科學(xué)全面，不僅要記錄各類地質(zhì)檔案信息，也要記錄各種地質(zhì)勘探數(shù)據(jù)，能夠準(zhǔn)確全面地反映不同信息數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。為了全面加強地質(zhì)檔案管理要構(gòu)建科學(xué)的管理制度，將地質(zhì)檔案管理納入到檔案日常管理工作體系中，根據(jù)本單位地質(zhì)檔案信息資源實際使用情況制定適合自身發(fā)展的管理條例，在檔案信息資源使用過程中去完善管理體系。使各類地質(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)能夠有效被搜集、管理、利用，確保其安全性。在地質(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)搜集、管理、使用等方面都應(yīng)全面考慮到地質(zhì)檔案的保密性與安全性問題，要防止機密信息

泄露。

地質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)檔和轉(zhuǎn)移有嚴(yán)格的時間限制，在項目完成以后必須由專業(yè)的檔案管理人員對檔案信息進行搜集，在對檔案信息進行系統(tǒng)的整理后由后期負責(zé)審查的人員準(zhǔn)備轉(zhuǎn)會名單進行項目簽約，記錄部門在簽約后實施卷宗管理，也可以錄入到相關(guān)的電子資源數(shù)據(jù)庫備份存儲，以提高檔案信息數(shù)據(jù)的使用效率。其移交文件形式以電子或紙質(zhì)文件為準(zhǔn)。相關(guān)管理部門要對地質(zhì)信息檔案數(shù)據(jù)進行評估，以確保地質(zhì)檔案信息數(shù)據(jù)的科學(xué)準(zhǔn)確。

2.加強文件管理，提高服務(wù)質(zhì)量

檔案文件管理水平的高低和管理質(zhì)量直接影響著檔案服務(wù)質(zhì)量，文件管理也是地質(zhì)檔案管理工作的重要組成部分，無論是紙質(zhì)文件，或是電子文件，都需要檔案管理員做好文件管理工作，使地質(zhì)檔案資源最大化利用。因此，在加強地質(zhì)檔案管理工作落實過程中，就要加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為其補充必要的專業(yè)知識和技術(shù)。關(guān)注文件檔案管理的人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和充實自己，不斷提高自己的理論水平和技能水平。在檔案管理學(xué)習(xí)過程中，要保持對知識理論和實踐經(jīng)驗的責(zé)任感和使命感，使理論知識學(xué)習(xí)與檔案實際工作聯(lián)系起來。

3.加強地質(zhì)檔案管理的安全和保密

在地質(zhì)檔案管理過程中要加強檔案管理員的教育培訓(xùn)，提升其安全意識和警覺性，要加強宣傳和普及檔案資料安全管理的理念，認識到地質(zhì)檔案管理工作的重要性。同時要重視地質(zhì)檔案管理的法制安全教育，強化員工的安全意識，使地質(zhì)檔案的安全性得到維護。在數(shù)字時代，檔案管理人員要具有高度的警覺性和安全意識，檔案管理部門要定期通過多種渠道向員工宣傳保密工作的重要性，使員工了解自己承擔(dān)的義務(wù)與職責(zé)。檔案管理人員在外界秘密文件時，應(yīng)告知借用人員數(shù)據(jù)的保密性，簽署保密協(xié)議，使借用人員具備較強的安全意識。根據(jù)檔案管理規(guī)定，要注重具有重要信息價值地質(zhì)檔案的高效使用和安全防護，在確定分類信息保密等級后要及時調(diào)節(jié)標(biāo)簽，做好檔案的分類工作，全面提升檔案保密

水平。

4.加強地質(zhì)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

在地質(zhì)檔案管理過程中為了保障地質(zhì)檔案信息能夠合理存儲和高效利用，檔案管理部門有必要加大檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。首先針對文件空間進行建設(shè)，要針對地質(zhì)檔案信息資源的搜集、存儲、管理設(shè)置統(tǒng)一的文件管理室，配備檔案庫房，即使辦公空間緊張也要重視檔案管理工作，設(shè)置閱覽室、復(fù)印室、保管室等，還要配置專業(yè)的復(fù)印設(shè)備、計算機設(shè)備等，為地質(zhì)檔案管理工作提供便利。在地質(zhì)檔案管理過程中，由于借出時檔案部門缺乏復(fù)印機等設(shè)備，不能及時復(fù)制所需文件，大多是將原件直接借出，經(jīng)常出現(xiàn)檔案損失、機密信息泄露、原件丟失等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理難度增大。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，檔案管理部門應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)施投資，利用計算機網(wǎng)絡(luò)建立電子化檔案管理系統(tǒng)，使用計算機對各類地質(zhì)檔案信息資源進行處理，全面提高地質(zhì)檔案的管理

效率。

5.做好地質(zhì)檔案資源的開發(fā)利用工作

地質(zhì)檔案資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作的最終目標(biāo)和歸宿，也是全面實施地質(zhì)檔案信息資源管理的核心環(huán)節(jié)，反映出檔案管理為檔案使用提供服務(wù)的需求。地質(zhì)檔案資源使用是指使用地質(zhì)檔案信息資源解決地質(zhì)檔案和本單位工作人員實際工作中遇到的困難和疑惑，使地質(zhì)檔案資源發(fā)揮出應(yīng)有價值。在當(dāng)前社會經(jīng)濟快速發(fā)展背景下，很多具有紀(jì)錄價值的經(jīng)濟活動以及組織管理工作需要記錄管理，要快速及時提供給檔案管理部門，方便決策者在第一時間作出決策。

6.結(jié)語

為了全面做好地質(zhì)檔案管理工作，發(fā)揮地質(zhì)檔案資源應(yīng)有的價值，要通過不斷建立和完善地質(zhì)技術(shù)管理系統(tǒng)，改進服務(wù)模式，調(diào)整服務(wù)方式，做好地質(zhì)信息的保密安全工作，合理開發(fā)和使用地質(zhì)檔案信息資源，以提升地質(zhì)檔案使用效率。要注重不同地址檔案信息材料的分類歸檔和分布式存儲，使地質(zhì)檔案信息資源能夠被高效便捷地利用，使其產(chǎn)生應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。

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