智慧社會環(huán)境下的檔案信息化探究

摘 要：智慧生態(tài)視域下，云共享、大數(shù)據(jù)等信息化技術高速發(fā)展。檔案信息化建設成為未來各個檔案部門的發(fā)展方向。社會中各個行業(yè)各個領域都會產生大量的紙質檔案、音像檔案等檔案信息資源，這給檔案從業(yè)者帶來機遇和挑戰(zhàn)。因此，有必要在智慧生態(tài)視域下開展檔案信息化管理研究，為實踐工作提供理論武器。信息化、網(wǎng)絡化和知識化催生了檔案事業(yè)的服務內涵變革，檔案從業(yè)者只有牢牢抓住信息技術這一有力抓手，才能穩(wěn)步促進檔案管理體制建設，提高服務水平和推進信息化進程。

關鍵詞：智慧社會；檔案信息化；瓶頸；路徑

單位對信息獲取、儲存和利用能力的進步史也是單位的發(fā)展史。在智慧社會環(huán)境下，人類的視野更為深遠。正是在這樣的背景下，檔案管理工作者將信息化融入到檔案管理理念當中，積極進行檔案信息化探索。檔案信息化建設因其自身特質有一定的規(guī)律，從其建設伊始，關于建設途徑的理論爭鳴就從沒停止過。無論是檔案從業(yè)者還是學術研究者，基于不同的視角和不同的應用需求，會得出不同的見解。筆者立足于智慧社會環(huán)境對這一建設進行探討。

1 智慧社會環(huán)境下檔案信息化概述

關于檔案信息化的概念，基于不同的視域，有不同的提法。在智慧社會環(huán)境下，檔案信息化建設主要指檔案從業(yè)者利用數(shù)據(jù)壓縮技術、多媒體技術和掃描技術等網(wǎng)絡信息技術對有關信息進行整合的過程。在智慧生態(tài)視域下，其特征如下。

1.1 檔案信息化建設的時效性

任何事物離開了創(chuàng)新，就會失去內在驅動力。檔案管理同樣如此，其需要不斷與時俱進和創(chuàng)新發(fā)展，否則就會被淹沒在時代發(fā)展的潮流中。檔案信息化建設的時效性主要體現(xiàn)在技術支撐體系的更新?lián)Q代上。一方面，各種軟硬件設備都需要隨著時代的變化而更新，需要適時升級的同時，要考慮到系統(tǒng)之間的銜接性和兼容性。另一方面，事物發(fā)展具有曲折性，檔案信息化作為新生事物，不能其一蹴而就，其需要在應用實效上下功夫，不斷在實踐中進行摸索，才能走出屬于自身的道路。

1.2 檔案信息化建設的革新性

一方面，檔案信息化建設不僅僅是對網(wǎng)絡信息技術的簡單操作，更為重要的是通過革新檔案事業(yè)，將信息化理念滲透到檔案從業(yè)者的工作要素中，從而變革人員分工，實現(xiàn)管理創(chuàng)新和職能轉變。另一方面，檔案事業(yè)與信息技術的交互作用，使得檔案信息化建設沖擊了傳統(tǒng)的管理模式，對檔案收集、歸納、鑒定、利用和其他各個方面都提出了新的命題，要求這些方面實現(xiàn)根本性轉變。

1.3 檔案信息化建設的價值性

一方面，這一建設過程使得信息資源整合和共享不僅僅停留在理論層面，而是發(fā)展成一種可能，是提升檔案資源價值的過程。這一建設過程能夠使得檔案內容涉及面更廣、信息量更完整，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理結構，拓展更為寬闊的發(fā)展平臺。另一方面，信息集合效應將進一步彰顯，信息資源能夠給單位帶來更多的文化價值、決策價值、社會價值和經濟價值。

2 智慧社會環(huán)境下檔案信息化面臨的瓶頸問題

2.1 檔案信息化管理不到位

首先，檔案信息化工作產生效益需要一個過程，其需要建設到一定程度才能彰顯出價值特性，所以十分容易被決策層忽視。決策層往往比較重視見效快的工作，沒有用發(fā)展的眼光看待檔案信息化建設。這就導致具體工作在落實時不到位，面臨著重重障礙，部分檔案從業(yè)者積極性不高，創(chuàng)新性不強。進而難以從整體上推進檔案信息化進程。其次，監(jiān)督過于柔性。部分單位沒有針對自身情形出臺有力的監(jiān)管措施，沒有制定有力的執(zhí)行政策。導致責任落實困難，很多具體的工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種各樣的紕漏。最后，績效考核體系存在缺陷?？冃Э己松婕皢挝还ぷ魅藛T的切身利益，是單位工作人員十分關切的問題。部分單位只將檔案管理成效納入到檔案從業(yè)者的績效考核中，沒有納入到其他工作部門的績效考核當中，導致檔案從業(yè)者與其他部門工作人員協(xié)調機制不暢通，甚至很難贏得其他部門工作人員的支持。

2.2 檔案信息化管理程序不規(guī)范

一方面，許多單位的檔案并沒有統(tǒng)籌管理，通常由文件產生部門獨自保管，獨自進行電子著錄，并沒有設立專門的信息化管理機構來進行統(tǒng)一調度。這種自行其是、只顧局部、不顧整體的做法必然導致信息化工作開展受阻。另一方面，檔案從業(yè)者雖然文化水平較以往有了顯著提升，也會進行簡單的計算機應用和網(wǎng)絡技術應用，但這遠遠不能與日新月異的信息化技術相匹配。例如很多檔案從業(yè)者并不知曉信息壓縮、聲像轉化和云數(shù)據(jù)上傳等新興技術，在受自身技能缺乏的局限的情況下，很難在原有基礎上進行技術創(chuàng)新。

2.3 資金投入不足

單位在發(fā)展進程中會形成很多的紙質信息記錄，對這些信息記錄進行轉化是檔案信息化建設的關鍵步驟。其不僅需要大量投入人力和物力，更需要投入更多的經費，才能做好電子內容轉化這一繁瑣復雜的系統(tǒng)工程。由于我國并沒有設立專項的財政資金，所以各個單位在進行經費籌措時就會陷入困境，很難申請到信息化專項經費，即使申請到了，撥下來的經費也是食不果腹，信息化建設難以為繼。

3 智慧社會環(huán)境下檔案信息化建設的突破路徑

3.1 理順管理體制

一方面檔案信息化管理體制是做好檔案工作的制度保障，發(fā)揮著協(xié)調推動、平衡進度、高校運作和監(jiān)督考核的作用。因此，單位有必要設置專門的信息化管理常設部門，形成該單位牽頭、其他部門聯(lián)動配合的管理機制，全方位的進行檔案信息化建設。從而可以統(tǒng)籌資源調度，更好的將人力、物力和財力進行協(xié)同統(tǒng)一和上下聯(lián)動。另一方面，要健全監(jiān)督體系和績效考核體系。具體而言，要由有關部門專門履行監(jiān)督職能和檔案管理績效考核職能，提高檔案信息化管理水平在績效考核中的比重，將業(yè)務崗位的工作人員納入到檔案管理考核體系當中。從而提升各個部門之間的聯(lián)動性和協(xié)調性，提升檔案管理整體水平。

3.2 健全資金保障體系

資金投入要及時跟進檔案信息化工作的整體進程，才能確保檔案信息化建設的適度超前性和連續(xù)性。因此，筆者建議國家要出臺政策，將檔案信息化資金列入財政預算中，設立專項的資金，加大資金傾斜力度，解決資金籌措的困境。同時，單位可以創(chuàng)新檔案信息化投入機制，引進社會服務機構，采取合作開發(fā)的形式來進行檔案信息化建設。此外，國家要支持和鼓勵引導有關單位進行檔案信息化管理模式創(chuàng)新，在科研經費上給予資金支持，從而推動智慧社會環(huán)境下的檔案工作創(chuàng)新，攻克相應的技術難關，解決實踐工作中存在的短板。

3.3 建設檔案信息資源共享體系

單位要立足當前，著眼長遠，推進檔案數(shù)字化進程，打破技術壁壘，建設信息資源共享平臺。加深與其他檔案部門的合作，對于有職能交叉的部門，要以需求為導向制定共享目錄，暢通信息溝通渠道。同時，要推動檔案信息網(wǎng)絡互通互聯(lián)建設，依托互聯(lián)網(wǎng)以及省際專網(wǎng)，實現(xiàn)全方位、多領域的檔案信息互通互聯(lián)，建設全新的信息網(wǎng)絡共享平臺。

4 結語

單位信息資源的利用效率，直接影響到單位的運行。在智慧生態(tài)視域下，提高檔案信息的采集、歸納、鑒定和開放水平，是單位各項工作提量保質的內在要求。檔案管理工作不僅受制于源頭環(huán)節(jié)，而且也十分耗費檔案從業(yè)者的時間精力，是一項十分辛苦的基礎性工作。長期以來，檔案管理領域“高投入、低產出”的現(xiàn)象凸顯，檔案從業(yè)者花費腦力勞動和體力勞動的同時，檔案效率卻并未顯著提升。在智慧社會環(huán)境下，檔案從業(yè)者實行信息化管理，不僅最大限度地節(jié)約了各項投入成本，而且充分利用了現(xiàn)代技術對信息的整合能力，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出“低投入，高產出”的趨勢。

參考文獻

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作者簡介

杜玉明（1969-），女，云南保山昌寧人，?？?，北京廣播電視大學小學教育專業(yè)，現(xiàn)有職稱：檔案管理館員，研究方向：檔案管理與發(fā)展