醫(yī)院特種設(shè)備檔案工作現(xiàn)狀分析與管理探討

摘 要：醫(yī)院特種設(shè)備檔案即安全閥、壓力容器、氧氣瓶、中心供氧、高壓氧艙、醫(yī)用電梯等設(shè)備，在投入前以及投入后使用都需要記錄在案，從而形成檔案后構(gòu)成醫(yī)院特種設(shè)備檔案?？梢哉f醫(yī)院醫(yī)療特種設(shè)備對醫(yī)院科研、醫(yī)療、教學(xué)、患者生命安全、醫(yī)院從業(yè)人員等有著積極的促進作用，由此凸顯醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理重要性。對此，本文則從醫(yī)療特種設(shè)備檔案工作現(xiàn)狀為切入點分析其具體管理措施，望給予醫(yī)院檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院特種設(shè)備；檔案；工作現(xiàn)狀；管理

醫(yī)療設(shè)備管理在醫(yī)院基礎(chǔ)管理體系中占據(jù)重要位置，其檔案管理效率更是評價醫(yī)院管理水平指標之一。醫(yī)療特種設(shè)備在采購中會形成照片、圖片、文件、光盤等各種信息材料，因而其管理水平直接影響醫(yī)院醫(yī)學(xué)治療水平，一定程度還會影響醫(yī)院運營成本。但目前醫(yī)院特種設(shè)備檔案普遍存在管理意識淡薄、缺乏健全采購驗收制度以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視等現(xiàn)狀，不利于醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理效率。因而需要不斷優(yōu)化特種設(shè)備檔案管理，使其能充分發(fā)揮作用，保證醫(yī)院正常運行和經(jīng)濟效益。

1 醫(yī)院特種設(shè)備檔案工作現(xiàn)狀分析

1.1 設(shè)備檔案管理意識淡薄

在大部分醫(yī)院都存在重視臨床治療和科研學(xué)術(shù)，忽視后勤等意識觀念，缺乏重視特種設(shè)備檔案管理，崗位管理力量也十分不充足，更嚴重忽視設(shè)備檔案在醫(yī)院生活秩序和安全生產(chǎn)中重要作用。再加上沒有定期對特種設(shè)備檔案管理人員教育培訓(xùn)，以致于管理人員水平和能力出現(xiàn)參差不齊情況，隨意存放設(shè)備檔案資料。

1.2 設(shè)備方面的問題

醫(yī)院特種設(shè)備的數(shù)量和種類比較多，安全監(jiān)管的難度比較大。蒸汽管道、壓縮空氣管道以及天然氣管道等來源不同，并且有的采取架空方式，有的采取埋地方式，新舊的程度也不同。各個單位對于特種設(shè)備的使用、維護以及保養(yǎng)檢查工作不夠重視，設(shè)備的使用情況以及安全狀態(tài)存在比較大的差異。設(shè)備在日常的使用、維護和保養(yǎng)中存在脫節(jié)的現(xiàn)象，部分移動式空壓機購買的渠道比較多，在使用的過程中沒能夠及時納入到安全監(jiān)管的范圍，存在一定的安全隱患。

1.3 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)極度缺乏重視

很多醫(yī)院后勤設(shè)備管理干部均從其他崗位轉(zhuǎn)職而來，但多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并不重視醫(yī)院后勤工作，更不注重對外引進優(yōu)秀后勤人才，培訓(xùn)教育體系更不知從何談起。以致于很多后勤工資人員缺乏基本醫(yī)學(xué)知識，再加上醫(yī)學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，各種頂尖和高端設(shè)備引入醫(yī)院，和醫(yī)院后勤薄弱人員管理和維修技術(shù)形成強烈的反差，服務(wù)供應(yīng)體系更是無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理需求。

2 加強醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理措施

2.1 明確管理職責(zé) 督促使用部門強化檔案管理

特種設(shè)備安全監(jiān)管在質(zhì)量監(jiān)督部門工作有著重要地位，甚至關(guān)系到醫(yī)院未來經(jīng)濟效益和發(fā)展。因而需要明確規(guī)定醫(yī)院后勤部門特種設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任并將其管理直接納入經(jīng)濟責(zé)任制考核和獎懲體系當中，同時明確運用特種設(shè)備管理人員應(yīng)責(zé)任和義務(wù)協(xié)助管理人員做好特種設(shè)備運行登記和保管檔案信息資料等各項責(zé)任。運用特種設(shè)備部門技術(shù)人員在檢查設(shè)備安全時應(yīng)明確注意對每臺起重設(shè)備和壓力容器進行登記編號并記錄設(shè)備實際運行情況，更要登記設(shè)備維修管理信息。醫(yī)院檔案部門更要運用動態(tài)管理方式建立特種設(shè)備改造、檢修、每年檢驗鑒定記錄，目的在于充實醫(yī)院后勤特種設(shè)備檔案內(nèi)容，使其能和真實設(shè)備運行情況相對應(yīng)，為后期使用特種設(shè)備檔案以及檢修提供有效參考依據(jù)。根據(jù)《檔案法》相關(guān)要求得知，醫(yī)院后勤部門在特種設(shè)備檔案管理應(yīng)始終堅持統(tǒng)一管理原則，在傳遞移交和收集檔案材料中應(yīng)做好檔案材料收集和移交登記工作，一旦出現(xiàn)問題則能立即核查責(zé)任方，明確責(zé)任。

2.2 建立設(shè)備制度 提高特種設(shè)備軟件硬件配置

無論哪個領(lǐng)域檔案管理都需要建立相對完善管理制度，尤其對于醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理而言，作為一項系統(tǒng)工程需要各個部門協(xié)力配合，院級管理者應(yīng)強化責(zé)任擔當并做好牽頭作用，共同建立管理制度，積極宣傳到各個科室，加強工作人員對特種設(shè)備檔案管理認識，將醫(yī)用特種設(shè)備檔案管理制度和流程歸納到醫(yī)院資源體系當中，從而實現(xiàn)制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理。與此同時完善和修訂醫(yī)院制定相關(guān)規(guī)章制度和特種設(shè)備管理制度，盡可能做到各類設(shè)備賬目和資料分類合理且種類齊全，必要時可以制定科學(xué)合理獎懲制度，細化管理人員職責(zé)。此外按照檔案管理目標和要求不斷加快人才隊伍、基礎(chǔ)設(shè)施、管理資質(zhì)、檔案中心等各種能力建設(shè)，配備專用電腦更新檔案檢索工具，對檔案目錄條碼標簽進行完善。同時在重點區(qū)域安裝防盜監(jiān)控視頻做好監(jiān)管工作，配置防潮、防火、防霉等配套設(shè)備，提高檔案資料安全性?？梢赃\用先進條碼技術(shù)優(yōu)化管理，提高檔案信息查詢效率，這種方式更是從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過渡到信息化資源管理當中，提高檔案管理效率。

2.3 開展系列活動 實現(xiàn)特種設(shè)備檔案信息管理

9S管理活動是醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理不可缺少的組成，由整理、整頓、清掃、清潔、節(jié)約、安全、服務(wù)、滿意、素養(yǎng)等部分。核心在于強調(diào)檔案管理團隊協(xié)作，提高人員素質(zhì)和工作滿意度。在醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理持續(xù)改進過程中應(yīng)用和推廣9S活動對調(diào)動職工參與積極性有著積極的促進作用。醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理經(jīng)應(yīng)用9S管理后得知，檔案人員工作效率從原先80%提升到95%左右，利用率也從原先的88%增加到100%，還不同程度提升檔案完整性、利用率、滿意度，減少不必要的工作時間。同時注重將特種設(shè)備檔案信息管理引向信息化管理，要求工作人員在數(shù)據(jù)分析中將繁瑣的檔案信息分類并進行提煉加工，從中總結(jié)出檔案信息資源內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。只有這樣才能將加工數(shù)據(jù)和全新開發(fā)數(shù)據(jù)相結(jié)合，才能提高檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，隨著經(jīng)濟水平提升和現(xiàn)代化改革發(fā)展，很多醫(yī)院都開始引進高端和先進醫(yī)療特種設(shè)備，逐漸凸顯特種設(shè)備在醫(yī)院服務(wù)中重要性?？梢哉f醫(yī)院特種設(shè)備安全運行是醫(yī)院實現(xiàn)集約化經(jīng)營、現(xiàn)代化發(fā)展和一體化服務(wù)立根之本。因而需要檔案管理人員明確特種設(shè)備檔案管理職責(zé)，不斷督促設(shè)備使用部門強化檔案管理，建立檔案設(shè)備制度，開展系列活動，提高特種設(shè)備軟件和硬件配置，進一步提升特種設(shè)備檔案管理效率和質(zhì)量，發(fā)揮更多的經(jīng)濟效益。

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作者簡介

謝奕青（1975-），女，漢族，福建泉州人，本科，館員，工作單位福建省泉州市兒童醫(yī)院，主要從事檔案管理和人力資源管理工作