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      做好新時期采供血機構(gòu)檔案管理工作初探

      2018-11-07 09:18:14萬東升
      卷宗 2018年27期
      關(guān)鍵詞:檔案管理

      摘 要:采供血全過程中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等形式的原始資料構(gòu)成了血站檔案的重要組成部分。加強檔案管理對提高采供血液質(zhì)量、確保臨床安全用血、開展輸血研究、提升整體管理水平具有極其重大的意義。規(guī)范化檔案管理對于采供血工作的正確決策,提高采供血工作質(zhì)量和社會效益,促進采供血工作的可持續(xù)發(fā)展都起到不可估量的作用。

      關(guān)鍵詞:檔案管理;采血供血;措施及應(yīng)用

      1 采供血工作檔案規(guī)范化管理的作用

      1)隨著我國醫(yī)改工作的深入推進,作為醫(yī)療體系中的采供血工作所發(fā)揮的作用越來越重要。作為一項基礎(chǔ)性工作,采供血檔案管理及其檔案使用次數(shù)越來越多,發(fā)揮的作用也越來越明顯。采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理關(guān)系到無償獻血表彰獎勵、用血報銷等鼓勵性制度的具體落實。獻血者本人的檔案在存留獻血者自然信息如姓名、年齡、有效證件號碼等基礎(chǔ)上,還保留了獻血日期、獻血量等直接資料,是實施獻血者獎勵和免費用血政策的基本依據(jù)。

      2)采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案是解決輸血糾紛,確定醫(yī)療事故責任的法定依據(jù)。隨著社會主義法制的健全、公民法律意識的增強,醫(yī)療糾紛越來越頻繁地發(fā)生,相關(guān)的醫(yī)療原始檔案就成為分辨涉血各方責任的重要法律依據(jù)。

      3)采供血業(yè)務(wù)檔案是統(tǒng)計獻血情況、制定獻血計劃的可靠依據(jù)。通過對業(yè)務(wù)檔案資料的統(tǒng)計分析,及時了解采血量及獻血者分布等客觀情況,及時準確地為采供血工作的決策者制定下一步的采供血工作計劃、加強采供血工作的科學管理提供重要依據(jù)。

      4)規(guī)范化管理采供血工作檔案,是衡量采供血管理工作水平的重要標準之一。隨著輸血事業(yè)的發(fā)展,科學管理和有效利用檔案已成為采供血工作的重要環(huán)節(jié)。采供血工作檔案詳細記載了采供血業(yè)務(wù)工作各個環(huán)節(jié)的大量信息。檔案的收集是否齊全完整、管理是否有章可循、歸檔是否科學有序,已經(jīng)成為衡量采供血工作規(guī)范化管理的重要標準之一。

      2 采供血工作檔案的規(guī)范化管理

      根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《血站基本標準》、《血站管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)定,采供血活動業(yè)務(wù)資料必須規(guī)范化管理,以提高檔案科學管理水平,充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用,確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量。

      1)采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重點。采供血機構(gòu)內(nèi)部各有關(guān)部門密切配合,按照工作規(guī)范,所形成的資料盡快進入檔案管理,以備查詢;根據(jù)檔案形成環(huán)節(jié)多的特點,注意經(jīng)常檢查,以防資料遺漏或者丟失;由于業(yè)務(wù)檔案管理的內(nèi)容與一般的工作信息存在一定的交叉,需要明確列入檔案管理的資料、信息,并確定部門的檔案責任人,以保證資料、信息的完整。

      2)歸檔范圍。采供血工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例、辦法;采供血工作總結(jié)、計劃;采供血工作統(tǒng)計資料匯編;體檢獻血記錄如獻血者健康檢查登記表、獻血者初(復(fù))檢實驗原始記錄及所有法定檢驗項目匯總檢驗報告單;血液檢驗報告單、血液檢驗不合格記錄表;血液檢測記錄、原輔材料(試劑)檢測記錄、儀器設(shè)備檢測記錄、參加國家室間質(zhì)評記錄;成分血制備記錄、成分血入庫交接記錄、離心機使用記錄、工作環(huán)境消毒記錄;交接班、核查核對記錄(包括庫存、冰箱溫度記錄等)、臨床用血電話記錄、成分血報廢記錄、各醫(yī)院用血情況統(tǒng)計表;單采成分血記錄、血細胞分離機每日預(yù)熱記錄、血細胞分離機不合格管理登記表、單采成分血復(fù)檢記錄、單采成分血酶標儀判讀結(jié)果;交叉配血試驗記錄、血小板抗體試驗記錄、新生兒溶血?。℉DN)試驗記錄、疑難血型鑒定記錄;其他有關(guān)材料(輸血醫(yī)療事故的調(diào)查、分析、鑒定及處理意見等材料)[1]。

      3)整理方法。裝訂:歸檔文件應(yīng)按件裝訂;分類:按年度—問題—保管期限分類法;排列:歸檔文件分類后,結(jié)合事由按時間順序進行排列;編號:歸檔文件依分類、排列次序逐件編號;編目:歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄,包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目;裝盒:歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。

      4)案卷排列:按照所屬時間順序排列。

      5)檔案檢索工具編制。案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一,并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求[2]。

      3 實現(xiàn)采供血工作檔案規(guī)范化管理的措施

      規(guī)范管理采供血工作的檔案,實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,主要從以下五個方面著手。

      3.1 加強檔案的集中統(tǒng)一管理

      檔案的集中統(tǒng)一管理是維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全的有力保障,是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證,是擴大檔案利用幅面,實現(xiàn)檔案信息有效利用和資源共享的有效途徑。

      3.2 建立健全檔案管理制度

      檔案管理制度是開展檔案工作的行為準則和依據(jù)。檔案部門應(yīng)建立健全符合本部門實際并與之相適應(yīng)的管理制度,對檔案的歸集流程、時限和各部門的職責,應(yīng)予以明確,從而確保從檔案立卷歸檔到保管統(tǒng)計,從檔案利用到鑒定銷毀,從檔案移交到獎懲處罰等每個環(huán)節(jié)都做到有章可循、有案可查,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

      3.3 強化檔案人員的綜合素質(zhì)

      檔案管理的現(xiàn)代化不僅是指技術(shù)、裝備上的高精尖,更主要的是檔案管理者知識的現(xiàn)代化和觀念的創(chuàng)新性。因此,采供血機構(gòu)應(yīng)當致力于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),采取專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等多種形式來拓寬其視野、豐富其知識,使之全面地了解和掌握檔案管理發(fā)展的新動態(tài),促進其知識結(jié)構(gòu)由平面型逐步向立體型的轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。

      3.4 建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)

      為確保檔案管理的規(guī)范化,采供血機構(gòu)應(yīng)當形成以主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)分管、檔案部門具體負責、各職能科室協(xié)助的4級檔案工作管理網(wǎng)絡(luò),有效解決檔案管理工作中人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題,組織監(jiān)督各職能科室開展檔案管理工作,最終實現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管[3]。

      3.5 加強檔案宣傳工作的力度

      檔案管理工作作為采供血機構(gòu)管理的重要組成部分,在實行與采供血工作總體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展的同時,應(yīng)加強宣傳工作的力度。檔案管理工作者應(yīng)通過典型事例宣傳等形式,大力宣傳原始檔案在法律上的證據(jù)意義和檔案管理工作的必要性,提高對采供血機構(gòu)工作人員對檔案價值的充分認識,自覺參與檔案管理工作,從而促進采供血機構(gòu)整體檔案管理意識的形成和提高。

      參考文獻

      [1]衛(wèi)生部.《血站管理辦法》[S].2005.

      [2]中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則[P].北京,2001.

      [3] 趙林,鄭克芬,吳振軍.采供血機構(gòu)檔案歸檔范圍探討[J].中國輸血雜志,2004,17.

      作者簡介

      萬東升(1983-),男,漢,陜西榆林人,本科,檔案管理助理館員,檔案管理。

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